Organiser un salon du lapin étape par étape

Un salon du lapin se prépare d’abord comme une journée d’exposition, puis comme un accueil du public. Commencez par réserver le lieu, vérifier les autorisations et l’assurance, puis ouvrez les inscriptions avec un formulaire précis. Les données des lapins, les besoins alimentaires et la coordination avec le vétérinaire doivent être finalisés avant de préparer les cages et le jury. Gardez les dernières heures pour l’installation, les contrôles et les imprévus.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Envoyer les invitations
2
Publier le formulaire d'inscription
3
Inscrire les participants
4
Confirmer les inscriptions
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Vérifier les données des lapins
2 personnes
7
Définir les catégories d'évaluation
2 personnes
8
Confirmer les jurés
9
Coordonner avec le vétérinaire
10
Réserver le lieu
11
Vérifier les autorisations
12
Vérifier l’assurance
13
Créer le plan
14
Coordonner l’organisation avec le jury
2 personnes
15
Rédiger les informations visiteurs
16
Envoyer les infos de parking
17
Répartir les bénévoles
18
Préparer les tables du jury
2 personnes
19
Créer la numérotation des cages
2 personnes
20
Imprimer les formulaires d’évaluation
21
Imprimer la liste des participants
22
Faire les courses
2 personnes
23
Refroidir les boissons
2 personnes
24
Préparer les stocks de foin
2 personnes
25
Nettoyer les cages
3 personnes
26
Vérifier l’approvisionnement en eau
2 personnes
27
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
28
Briefer l’équipe de montage
29
Nettoyer la salle
3 personnes
30
Installer les cages
4 personnes
31
Installer les tables
3 personnes
32
Installer les chaises
2 personnes
33
Installer les tables du jury
2 personnes
34
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
35
Monter le buffet traiteur
3 personnes
36
Suspendre la décoration
2 personnes
37
Placer les panneaux d’information
2 personnes
38
Balisage des itinéraires de circulation
2 personnes
39
Numéroter les cages
2 personnes

Événement

40
Accueillir les lapins
4 personnes
41
Vérifier les inscriptions
2 personnes
42
Placer les lapins dans les cages
4 personnes
43
Effectuer le contrôle vétérinaire
2 personnes
44
Accueillir les visiteurs
2 personnes
45
Faire la présentation du spectacle
46
Encadrer le tour d’évaluation
3 personnes
47
Amener les lapins au jury
3 personnes
48
Rassembler les formulaires
49
Répondre aux questions du public
2 personnes
50
Vérifier la ration de foin
2 personnes
51
Vérifier les gamelles d’eau
2 personnes
52
Vérifier le bien-être animal
2 personnes
53
Servir les boissons
2 personnes
54
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
55
Préparer le café et le thé
2 personnes
56
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
57
Vider les poubelles
2 personnes
58
Vérifier les toilettes
59
Traiter les résultats
2 personnes
60
Préparer les prix
2 personnes
61
Assurer la remise des prix
3 personnes
62
Informer les participants
2 personnes
63
Rendre les lapins
4 personnes
64
Accompagner le départ des visiteurs
2 personnes

Suivi

65
Vider les cages
4 personnes
66
Faire la vaisselle
3 personnes
67
Ranger le service traiteur
3 personnes
68
Retirer la décoration
2 personnes
69
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
70
Désinfecter les cages
3 personnes
71
Nettoyer la salle
3 personnes
72
Évacuer les déchets
2 personnes
73
Rassembler les objets trouvés
74
Inventorier le matériel
2 personnes
75
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
76
Publier les résultats
77
Envoyer un message de remerciement aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Cagesqté 60
Installations de cageqté 10
Tablesqté 12
Chaisesqté 80
Tables du juryqté 4
Comptoir d'inscription
Poubellesqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Cuillères à caféqté 40
Plateaux de serviceqté 8
Cuillères de serviceqté 8

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Microphone à main
Haut-parleur
Balanceqté 2
Imprimante

Cuisine

Planches à découperqté 3
Couteaux de chefqté 3
Couteaux à painqté 2
Pincesqté 4
Louchesqté 4
Verres doseursqté 2
Bacs isothermesqté 4
Thermosqté 4

Décoration

Bannièresqté 4
Nappesqté 12
Panneaux indicateursqté 12
Badges nominatifsqté 80
Rubans de prixqté 30
Trophéesqté 10
Rosettesqté 30

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Lampes à pilesqté 6

Soins aux animaux

Gamelles d’eauqté 70
Gamellesqté 70
Bouteilles d’eauqté 30
Caisses de transportqté 10
Serviettesqté 30
Brossesqté 8
Coupe-onglesqté 4
Thermomètres pour lapinsqté 2
Paniers de transportqté 8

Inscription

Presse-papiersqté 12
Stylos à billeqté 40
Marqueursqté 12
Ruban de papierqté 8
Papier à écrireqté 500
Formulaires d’évaluationqté 150
Braceletsqté 250
Caisse

Sécurité

Poteaux de balisageqté 12
Ruban de balisageqté 4
Tapis antidérapantsqté 12
Goulottes de câblesqté 8
Gants de travailqté 12

Nettoyage

Seauxqté 6
Serpillièresqté 6
Sets de balaiqté 4
Pinces à déchetsqté 2
Chariots de ménageqté 2

Catering

Courses

Conseils

Ouvrez les inscriptions au moins 4 semaines avant le salon et demandez dès le formulaire les coordonnées du participant, les données de chaque lapin et les besoins alimentaires. Confirmez ensuite chaque inscription par écrit.
Bloquez le vétérinaire et les jurés avant de publier les informations définitives. Prévoyez au moins 2 tables réservées au jury, avec les formulaires d’évaluation imprimés et un exemplaire de la liste des participants.
Attribuez les numéros de cage avant l’arrivée des participants et affichez-les clairement. Faites correspondre la numérotation, la liste imprimée et les données vérifiées des lapins pour éviter les erreurs à l’accueil.
Organisez l’installation en deux temps : cages, tables et raccordements électriques la veille si possible, puis nettoyage des cages et préparation du foin le matin même. Gardez les rallonges et multiprises hors des zones de passage.
Répartissez les bénévoles par créneaux d’au moins 2 heures : inscription, orientation, soutien au jury et rangement. Refroidissez les boissons quelques heures avant l’ouverture et prévoyez un comptoir d’accueil distinct des tables du jury.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon du lapin ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Les inscriptions peuvent commencer 4 semaines avant, mais le lieu, les autorisations, l’assurance, le vétérinaire et les jurés doivent être confirmés plus tôt.
Quand faut-il confirmer les inscriptions au salon du lapin ?: Confirmez chaque inscription dans les 3 à 5 jours suivant sa réception. Faites une dernière vérification des données des lapins et des besoins alimentaires 7 jours avant l’événement.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour un salon du lapin ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole pour l’inscription, 1 pour l’orientation et 1 pour l’appui logistique pendant chaque créneau de 2 heures. Ajoutez une personne dédiée au jury si le nombre de participants est élevé.
Quand préparer les cages et le foin ?: Installez les cages et leur numérotation la veille lorsque le lieu le permet. Nettoyez-les, vérifiez les installations et répartissez le foin le matin de l’ouverture, avant l’arrivée des premiers participants.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.