Organiser un pique-nique avec des food trucks
Un pique-nique food truck se prépare d’abord comme un événement de site, puis comme un repas. Commence par bloquer la date, vérifier le lieu et réserver les camions avant d’envoyer les invitations. Le nombre d’inscrits déterminera les quantités, les besoins alimentaires et le nombre de points de service. Les oublis les plus fréquents concernent l’électricité, le plan de repli en cas de pluie et l’accueil des food trucks sur place.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Confirmer la date et le lieu
- 2
Sélectionner les food trucks
2 personnes
- 3
Réserver des food trucks
- 4
Vérifier les autorisations
- 5
Vérifier la responsabilité civile
- 6
Envoyer les invitations
2 personnes
- 7
Traiter les inscriptions
- 8
Recueillir les besoins alimentaires
- 9
Envoyer les informations aux visiteurs
- 10
Vérifier les prévisions météo
- 11
Définir un plan météo de repli
2 personnes
- 12
Confirmer les horaires du foodtruck
- 13
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
- 14
Élaborer le plan du site
2 personnes
- 15
Imprimer le plan
- 16
Vérifier la liste des courses
- 17
Faire les courses
2 personnes
- 18
Refroidir les boissons
2 personnes
- 19
Rassembler le matériel
2 personnes
- 20
Préparer la caisse et les moyens de paiement
- 21
Imprimer la liste de contacts
- 22
Briefer les bénévoles
2 personnes
Événement
- 23
Contrôler le site
2 personnes
- 24
Accueillir les food trucks
2 personnes
- 25
Délimiter les emplacements des food trucks
2 personnes
- 26
Brancher l’électricité
2 personnes
- 27
Installer les tables
4 personnes
- 28
Installer les chaises
4 personnes
- 29
Déplier les couvertures de pique-nique
3 personnes
- 30
Monter les tentes de réception
4 personnes
- 31
Installer l'éclairage
3 personnes
- 32
Installer la décoration
3 personnes
- 33
Installer les tables de service
2 personnes
- 34
Préparer les boissons
2 personnes
- 35
Installer le point café et thé
2 personnes
- 36
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
- 37
Installer le panneau d'information
- 38
Tester le son
2 personnes
- 39
Vérifier les food trucks
2 personnes
- 40
Préparer la vaisselle
2 personnes
- 41
Tenir le bureau d'accueil
2 personnes
- 42
Accueillir les visiteurs
3 personnes
- 43
Présenter le programme
- 44
Servir les boissons
3 personnes
- 45
Servir le café et le thé
2 personnes
- 46
Coordonner les commandes des food trucks
2 personnes
- 47
Communiquer les besoins alimentaires
- 48
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 49
Réapprovisionner la vaisselle
2 personnes
- 50
Vider les poubelles
2 personnes
- 51
Garder les tables propres
2 personnes
- 52
Réapprovisionner les foodtrucks
2 personnes
- 53
Allumer l’éclairage
- 54
Annoncer les dernières commandes
- 55
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes
- 56
Faire partir les foodtrucks
2 personnes
Suivi
- 57
Rassembler la vaisselle
3 personnes
- 58
Faire la vaisselle
3 personnes
- 59
Rassembler les déchets
3 personnes
- 60
Nettoyer le site
4 personnes
- 61
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
- 62
Démonter les tentes de fête
4 personnes
- 63
Retirer la décoration
2 personnes
- 64
Retirer l'éclairage
2 personnes
- 65
Rapporter le matériel
2 personnes
- 66
Retourner le matériel du food truck
- 67
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes
- 68
Ranger le stock restant
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 3
- Tables pliantesqté 8
- Chaises pliantesqté 80
- Couvertures de pique-niqueqté 20
- Tables de serviceqté 3
- Nappesqté 8
- Portants à vêtementsqté 2
Vaisselle
- Assiettes réutilisablesqté 100
- Bols réutilisablesqté 60
- Gobelets réutilisablesqté 160
- Verres à vinqté 80
- Couteauxqté 100
- Fourchettesqté 100
- Cuillèresqté 100
- Louchesqté 12
- Plateaux de serviceqté 10
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 6
- Distributeurs de boissonsqté 4
- Glacièresqté 6
- Conteneurs à glaceqté 4
- Planches à découperqté 6
- Couteaux de cuisineqté 6
- Pinces de serviceqté 8
- Verres doseursqté 4
Équipement
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 6
- Passe-câblesqté 6
- Enceinte Bluetoothqté 2
- Microphone
- Batteries externesqté 4
Décoration
- Guirlandes de fanionsqté 8
- Décorations de tableqté 12
- Panneaux d’informationqté 4
- Panneaux indicateursqté 8
Éclairage
- Guirlandes lumineusesqté 6
- Lampes LEDqté 12
- Lampes à pilesqté 8
Nettoyage
- Poubellesqté 8
- Pinces à déchetsqté 3
- Sets de balaiqté 3
- Serpillièresqté 3
- Seauxqté 4
- Bacs à vaisselleqté 4
- Supports de gel hydroalcooliqueqté 6
Catering
- Courses
Conseils
- Réserve les food trucks dès que la date et le lieu sont confirmés, idéalement plusieurs semaines à l’avance. Précise l’horaire d’arrivée, le nombre attendu de visiteurs et les besoins électriques de chaque camion.
- Demande les besoins alimentaires au moment de l’inscription, pas la veille. Regroupe les réponses par régime ou allergie et transmets-les aux prestataires avant leur arrivée.
- Prépare un plan météo de repli au moins 48 heures avant l’événement. Vérifie les prévisions, l’emplacement des tentes et la possibilité de déplacer les tables, les couvertures et les files d’attente à l’abri.
- Contrôle l’alimentation électrique avant le jour J : repère les prises, teste les rallonges et sécurise les câbles avec des passe-câbles. Un food truck qui découvre une prise inaccessible à son arrivée perd rapidement du temps.
- Accueille chaque food truck avec un plan imprimé et un contact joignable sur place. Délimite les emplacements avant l’arrivée des véhicules, puis briefe les bénévoles sur les paiements, les files et le rangement des déchets.
Questions fréquentes
- Combien de temps à l’avance faut-il réserver les food trucks ?
- Contacte les food trucks au moins 6 à 8 semaines avant le pique-nique, et plus tôt si la date est très demandée. Confirme ensuite les horaires, le nombre de convives et les besoins électriques une semaine avant l’événement.
- Que prévoir pour un pique-nique food truck en cas de pluie ?
- Décide du plan de repli au plus tard 48 heures avant, après avoir vérifié les prévisions météo. Prévois des tentes, des tables et des chaises à déplacer, ainsi qu’un plan clair pour les files d’attente et la circulation.
- Combien de prises électriques faut-il pour des food trucks ?
- Le nombre dépend de chaque prestataire : demande la puissance et le nombre de prises nécessaires lors de la réservation, puis vérifie les points d’alimentation sur place 1 à 2 jours avant. Ne branche pas plusieurs appareils sur une multiprise sans validation de la puissance disponible.
- Quand faut-il envoyer les informations aux invités ?
- Envoie les informations pratiques 5 à 7 jours avant : horaires, adresse, accès, stationnement, météo prévue et moyens de paiement. Rappelle le plan de repli le jour précédent si les conditions changent.
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