Organiser un pique-nique des membres sans rien oublier

Un pique-nique des membres se prépare d’abord sur le papier, puis sur le terrain. Commencez par réserver le lieu, envoyer les invitations et recueillir les inscriptions ainsi que les besoins alimentaires. La veille, vérifiez la météo, finalisez les quantités, refroidissez les boissons et préparez les aliments qui supportent l’attente. Le jour même, prévoyez assez de temps pour acheminer le matériel, monter les tables et les tentes, installer le buffet et accueillir les participants sans courir.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu du pique-nique
2
Envoyer les invitations
2 personnes
3
Traiter les inscriptions
4
Recueillir les besoins alimentaires
5
Vérifier les prévisions météo
6
Établir la liste définitive des participants
7
Vérifier la liste des courses
2 personnes
8
Faire les courses
3 personnes
9
Refroidir les boissons
2 personnes
10
Laver les légumes et les fruits
2 personnes
11
Préparer les salades
3 personnes
12
Préparer le pain et les garnitures
2 personnes
13
Préparer les en-cas
3 personnes
14
Préparer le café et le thé
2 personnes
15
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
16
Vérifier le site de pique-nique
2 personnes
17
Installer les tables et les chaises
4 personnes
18
Installer les tentes de fête
4 personnes
19
Installer les tables de buffet
3 personnes
20
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
21
Suspendre la décoration
2 personnes
22
Tester la musique et l’éclairage
2 personnes
23
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes

Événement

24
Ouvrir le buffet
3 personnes
25
Accueillir les invités
3 personnes
26
Enregistrer la présence
2 personnes
27
Servir les repas diététiques
2 personnes
28
Servir le café et le thé
2 personnes
29
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
30
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
31
Suivre le buffet
2 personnes
32
Rassembler les déchets
2 personnes
33
Allumer l’éclairage
34
Servir le dernier tour
2 personnes
35
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

36
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
37
Faire la vaisselle
3 personnes
38
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
39
Démonter les tentes de fête et la décoration
4 personnes
40
Nettoyer le site
3 personnes
41
Rapporter le matériel
3 personnes
42
Rendre les articles empruntés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tablesqté 6
Chaisesqté 45
Couvertures de pique-niqueqté 8
Tables de buffetqté 3
Nappesqté 8

Vaisselle

Assiettesqté 50
Petits bolsqté 50
Verresqté 60
Tasses à caféqté 40
Couteauxqté 50
Fourchettesqté 50
Cuillèresqté 50
Louchesqté 12

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Plats de service avec couvercleqté 6
Thermosqté 4
Glacièresqté 5
Bacs à glaçonsqté 4

Équipement

Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes LEDqté 6

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 6
Lanternesqté 8

Matériel de sport

Frisbeesqté 4
Boules de pétanqueqté 2
Jeux en plein airqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 4
Bac à vaisselleqté 2
Étagères de séchageqté 2
Balai et pelleqté 2
Balayette et pelleqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date limite d’inscription au moins 7 jours avant le pique-nique. Vous aurez ainsi le temps d’établir la liste définitive, de prévoir les régimes alimentaires et d’ajuster les quantités de pain, de salades et d’en-cas.
Vérifiez la météo 48 heures avant, puis de nouveau le matin même. Les tentes de réception, les couvertures et les tables doivent être transportées et installées selon l’état du terrain et le risque de pluie.
Refroidissez les boissons plusieurs heures à l’avance dans les glacières et ajoutez les glaçons juste avant le départ. Gardez les salades, les garnitures et les plats préparés dans des contenants fermés jusqu’à l’ouverture du buffet.
Arrivez au moins 90 minutes avant les membres. Ce délai permet de vérifier le site, monter les tables et les tentes, préparer la vaisselle, tester la musique et installer les points de collecte des déchets.
Ne laissez pas le café, le thé et les boissons sans emplacement défini. Installez-les sur une zone séparée du buffet principal afin d’éviter les files devant les salades et de garder les tasses, thermos et couverts accessibles.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un pique-nique des membres ?: Prévoyez au moins 2 semaines pour réserver le lieu, envoyer les invitations et recueillir les inscriptions. Gardez les 48 dernières heures pour la météo, les courses et les préparatifs alimentaires.
Quand faut-il demander les besoins alimentaires des participants ?: Demandez-les au moment de l’inscription et fixez une date limite 7 jours avant l’événement. Relisez ensuite la liste définitive avant de faire les courses, afin de prévoir les plats et garnitures adaptés.
Quelle quantité de boissons prévoir pour un pique-nique des membres ?: Comptez environ 2 à 3 boissons par personne pour les premières heures, puis adaptez selon la durée et la météo. Refroidissez-les plusieurs heures à l’avance et gardez une réserve dans une glacière séparée.
À quelle heure faut-il arriver sur le lieu du pique-nique ?: Arrivez 90 minutes avant l’accueil des membres pour vérifier le terrain, monter les tentes, installer les tables et le buffet. Ajoutez 30 minutes si le matériel doit être acheminé depuis un parking éloigné.

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