Zo organiseer je een ledenpicknick zonder last-minute gedoe
Begin bij de locatie en het aantal deelnemers, niet bij de boodschappen. Reserveer het picknickterrein, verstuur de uitnodigingen en verzamel meteen dieetwensen en aanmeldingen. Pas daarna maak je de definitieve deelnemerslijst en stem je eten, drinken, tafels en tenten daarop af. Op de dag zelf draait alles om volgorde: terrein controleren, opbouwen, buffet en koffie klaarzetten, dranken koelen en gasten ontvangen. Zo voorkom je dat voorbereiding, ontvangst en opruimen door elkaar gaan lopen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Picknicklocatie reserveren
- 2
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 3
Aanmeldingen verwerken
- 4
Dieetwensen verzamelen
- 5
Weersverwachting controleren
- 6
Definitieve deelnemerslijst maken
- 7
Boodschappenlijst controleren
2 personen
- 8
Boodschappen doen
3 personen
- 9
Dranken koelen
2 personen
- 10
Groenten en fruit wassen
2 personen
- 11
Salades voorbereiden
3 personen
- 12
Brood en beleg klaarzetten
2 personen
- 13
Hapjes voorbereiden
3 personen
- 14
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
- 15
Materialen naar locatie brengen
4 personen
- 16
Picknickterrein controleren
2 personen
- 17
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
- 18
Partytenten opzetten
4 personen
- 19
Buffettafels inrichten
3 personen
- 20
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
- 21
Versiering ophangen
2 personen
- 22
Muziek en verlichting testen
2 personen
- 23
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Event
- 24
Buffet openen
3 personen
- 25
Gasten ontvangen
3 personen
- 26
Aanwezigheid registreren
2 personen
- 27
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
- 28
Koffie en thee serveren
2 personen
- 29
Hapjes aanvullen
2 personen
- 30
Dranken bijvullen
2 personen
- 31
Buffet bijhouden
2 personen
- 32
Afval verzamelen
2 personen
- 33
Verlichting inschakelen
- 34
Laatste ronde serveren
2 personen
- 35
Gasten uitzwaaien
2 personen
Nazorg
- 36
Eten en dranken opruimen
3 personen
- 37
Servies afwassen
3 personen
- 38
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
- 39
Partytenten en versiering afbreken
4 personen
- 40
Terrein schoonmaken
3 personen
- 41
Materialen terugbrengen
3 personen
- 42
Geleende spullen retourneren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Tafelsaantal 6
- Stoelenaantal 45
- Picknickkledenaantal 8
- Buffettafelsaantal 3
- Tafelkleedjesaantal 8
Servies
- Bordenaantal 50
- Kommetjesaantal 50
- Glazenaantal 60
- Koffiekopjesaantal 40
- Messenaantal 50
- Vorkenaantal 50
- Lepelsaantal 50
- Opscheplepelsaantal 12
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Keukenmessenaantal 4
- Serveerschalenaantal 12
- Serveerschalen met dekselaantal 6
- Thermoskannenaantal 4
- Koelboxenaantal 5
- IJsblokjesbakkenaantal 4
Apparatuur
- Bluetoothspeakersaantal 2
- Verlengsnoerenaantal 3
- Stekkerdozenaantal 3
Verlichting
- Lichtslingersaantal 4
- Ledlampenaantal 6
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 6
- Windlichtenaantal 8
Sportmateriaal
- Frisbeesaantal 4
- Petanqueballenaantal 2
- Buitenspellenaantal 4
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 4
- Afwasteilaantal 2
- Droogrekkenaantal 2
- Bezem en blikaantal 2
- Stoffer en blikaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Vraag bij de aanmelding niet alleen om aanwezigheid, maar ook om dieetwensen en het aantal personen. Sluit de inschrijving uiterlijk 7 dagen vooraf, zodat je de definitieve deelnemerslijst en boodschappen kunt maken.
- Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Zet partytenten, picknickkleden en windvaste versiering klaar als regen of wind wordt verwacht.
- Koel dranken niet pas op locatie: zet ze enkele uren voor vertrek in koelboxen en neem ijs mee voor het laatste uur. Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon.
- Bereid salades, gewassen groenten, fruit en hapjes vooraf en vervoer kwetsbaar eten in afgesloten serveerschalen met deksel. Zet het buffet pas open nadat tafels, servies, bestek en opscheplepels klaarliggen.
- Plan de opbouw met minimaal 3 mensen: één voor tafels en stoelen, één voor buffet en koffie, en één voor tenten, stroom en muziek. Test Bluetoothspeakers, verlengsnoeren en verlichting vóór de gasten arriveren en plaats afvalpunten direct bij het buffet.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een ledenpicknick organiseren?
- Reserveer de locatie bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Verstuur de uitnodigingen uiterlijk 3 weken voor de picknick en sluit de aanmeldingen 7 dagen van tevoren.
- Wanneer moet ik de definitieve deelnemerslijst maken?
- Maak de definitieve lijst 5 tot 7 dagen vóór de picknick, zodra de aanmeldtermijn is verstreken. Gebruik die lijst voor dieetwensen, boodschappen, zitplaatsen en de hoeveelheid servies.
- Hoeveel eten en drinken heb ik nodig voor een ledenpicknick?
- Reken op 2 tot 3 drankjes per persoon voor het eerste uur en ongeveer 1 drankje per persoon per extra uur. Stem de hoeveelheid eten af op de definitieve deelnemerslijst en houd voor dieetwensen aparte, duidelijk herkenbare schalen klaar.
- Wanneer zet ik het buffet en de koffie klaar?
- Zet tafels, buffet, servies en bestek 30 tot 45 minuten vóór ontvangst klaar. Bereid koffie en thee zo laat mogelijk, bij voorkeur 10 tot 15 minuten voordat de eerste gasten komen, zodat het warm blijft.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!