So organisierst du ein Mitgliederpicknick
Ein Mitgliederpicknick gelingt, wenn du zuerst Ort und Rahmen klärst und danach Anmeldungen, Essen und Ausstattung aufeinander abstimmst. Plane nicht nur die Sitzplätze, sondern auch Kühlung, Buffet, Müll und einen Schlechtwetterplan. Besonders leicht vergessen werden Ernährungswünsche, Strom für Musik und Beleuchtung sowie der Transport von Tischen und Zelten. Mit einer festen Reihenfolge bleibt am Veranstaltungstag Zeit für den Empfang der Gäste.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Picknickort reservieren
- 2
Einladungen verschicken
2 Personen
- 3
Anmeldungen bearbeiten
- 4
Ernährungswünsche erfassen
- 5
Wettervorhersage prüfen
- 6
Endgültige Teilnehmerliste erstellen
- 7
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 8
Einkaufen gehen
3 Personen
- 9
Getränke kühlen
2 Personen
- 10
Gemüse und Obst waschen
2 Personen
- 11
Salate vorbereiten
3 Personen
- 12
Brot und Belag bereitstellen
2 Personen
- 13
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 14
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
- 15
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
4 Personen
- 16
Picknickgelände prüfen
2 Personen
- 17
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 18
Partyzelte aufbauen
4 Personen
- 19
Buffettische einrichten
3 Personen
- 20
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
- 21
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 22
Musik und Beleuchtung testen
2 Personen
- 23
Müllstationen aufstellen
2 Personen
Event
- 24
Buffet eröffnen
3 Personen
- 25
Gäste empfangen
3 Personen
- 26
Anwesenheit erfassen
2 Personen
- 27
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
- 28
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 29
Snacks auffüllen
2 Personen
- 30
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 31
Buffet nachfüllen
2 Personen
- 32
Abfall sammeln
2 Personen
- 33
Beleuchtung einschalten
- 34
Letzte Runde servieren
2 Personen
- 35
Gäste verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 36
Essen und Getränke aufräumen
3 Personen
- 37
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 38
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 39
Partyzelte und Dekoration abbauen
4 Personen
- 40
Gelände reinigen
3 Personen
- 41
Materialien zurückbringen
3 Personen
- 42
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 2
- TischeAnz. 6
- StühleAnz. 45
- PicknickdeckenAnz. 8
- BuffetischeAnz. 3
- TischdeckenAnz. 8
Geschirr
- TellerAnz. 50
- SchälchenAnz. 50
- GläserAnz. 60
- KaffeetassenAnz. 40
- MesserAnz. 50
- GabelnAnz. 50
- LöffelAnz. 50
- ServierlöffelAnz. 12
Küche
- SchneidebretterAnz. 4
- KüchenmesserAnz. 4
- ServierschalenAnz. 12
- Servierplatten mit DeckelAnz. 6
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 5
- EiswürfelbehälterAnz. 4
Ausstattung
- Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 3
Beleuchtung
- LichterkettenAnz. 4
- LED-LampenAnz. 6
Dekoration
- WimpelkettenAnz. 6
- WindlichterAnz. 8
Sportmaterial
- FrisbeesAnz. 4
- BoulekugelnAnz. 2
- Spiele im FreienAnz. 4
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 4
- SpülwanneAnz. 2
- TrockengestelleAnz. 2
- Besen und KehrblechAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Reserviere den Picknickort früh und kläre spätestens einige Wochen vorher, ob Partyzelte, Musik, Beleuchtung und das Aufstellen von Tischen erlaubt sind. Prüfe außerdem, wo Materialien angeliefert oder gelagert werden können.
- Schicke die Einladungen mit einer klaren Anmeldefrist und erfasse dabei Ernährungswünsche. Erstelle kurz vor dem Termin eine endgültige Teilnehmerliste, damit Mengen für Salate, Brot, Belag, Snacks und Getränke nicht nur geschätzt werden.
- Teile den Einkauf in haltbare Waren und frische Lebensmittel auf: Getränke, Eis und Kühlboxen müssen rechtzeitig gekühlt werden, Gemüse und Obst wäschst du erst kurz vor der Vorbereitung. Rechne bei einem mehrstündigen Picknick grob mit 2 bis 3 Getränken pro Person in der ersten Stunde.
- Prüfe die Wettervorhersage am Vortag und am Veranstaltungsmorgen. Baue Partyzelte früh genug auf und sichere Picknickdecken, Tischdecken und Dekoration; bei Wind sind leichte Wimpelketten und Windlichter besonders anfällig.
- Plane für den Aufbau mindestens 60 bis 90 Minuten ein. Richte Buffet, Geschirr, Besteck, Servierschalen, Müllstationen sowie Kaffee und Tee vor dem Eintreffen der Gäste ein und teste Bluetooth-Lautsprecher, Verlängerungskabel und Beleuchtung.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Mitgliederpicknick planen?
- Beginne etwa 4 bis 6 Wochen vorher mit der Reservierung des Picknickorts und dem Versand der Einladungen. Die endgültige Teilnehmerzahl und Ernährungswünsche solltest du spätestens 5 bis 7 Tage vor dem Termin festhalten.
- Wie viel Essen und Getränke braucht man für ein Mitgliederpicknick?
- Plane die Mengen anhand der bestätigten Teilnehmerliste und berücksichtige zusätzlich etwa 5 bis 10 Prozent Reserve. Für die erste Stunde kannst du grob 2 bis 3 Getränke pro Person rechnen; bei warmem Wetter und längerer Dauer brauchst du mehr Wasser und Kühlkapazität.
- Wann sollte man das Buffet beim Mitgliederpicknick aufbauen?
- Beginne mit dem Aufbau 60 bis 90 Minuten vor dem Empfang der Gäste. Kühlpflichtige Speisen bleiben bis kurz vor der Eröffnung in Kühlboxen, während Teller, Besteck, Servierschalen und Getränke bereits vorbereitet werden können.
- Was braucht man bei Regen für ein Mitgliederpicknick?
- Plane spätestens am Vortag einen Ausweichablauf und prüfe, ob die Partyzelte ausreichend Schutz bieten. Zelte, Beleuchtung, Verlängerungskabel und empfindliche Dekoration solltest du mindestens 60 Minuten vor Beginn aufbauen und auf sicheren Stand kontrollieren.
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