Organiser un pique-nique de collecte de fonds, étape par étape

Commencez par fixer un objectif de collecte, une date et un lieu avant de préparer le repas ou les invitations. Vérifiez ensuite les autorisations, établissez le budget et choisissez un moyen simple de recevoir les dons, idéalement avec un lien et un code QR. Les inscriptions servent à prévoir les quantités, les régimes alimentaires et le nombre de bénévoles. La dernière semaine, concentrez-vous sur la météo, le matériel froid et le déroulement précis de la journée.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Vérifier les permis et les règles
3
Réserver le lieu
4
Définir l’objectif de collecte de fonds
2 personnes
5
Établir le budget
2 personnes
6
Choisir le mode de paiement pour les dons
2 personnes
7
Créer une demande de paiement et un code QR
8
Concevoir les invitations
2 personnes
9
Envoyer les invitations
2 personnes
10
Ouvrir le formulaire d’inscription
11
Traiter les inscriptions
2 personnes
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Recruter des bénévoles
2 personnes
14
Répartir les tâches des bénévoles
2 personnes
15
Établir le programme et le planning
2 personnes
16
Choisir la musique et les activités
2 personnes
17
Suivre les prévisions météo
18
Établir la liste définitive des invités
2 personnes
19
Confirmer les inscriptions
2 personnes
20
Planifier les repas diététiques
2 personnes
21
Vérifier la liste des courses
2 personnes
22
Faire les courses pour les produits non périssables
3 personnes
23
Récupérer le matériel
3 personnes
24
Vérifier les glacières et les thermos
2 personnes
25
Compter le linge de table et la vaisselle
2 personnes
26
Préparer les cartes de don
2 personnes
27
Imprimer les programmes et la signalétique
2 personnes
28
Sceller les boîtes de dons
2 personnes
29
Faire les courses de produits frais
3 personnes
30
Laver les légumes et les fruits
3 personnes
31
Préparer les salades et les garnitures
4 personnes
32
Remplir les glacières
2 personnes
33
Inspecter le lieu
2 personnes
34
Monter les tentes
4 personnes
35
Installer les tables
4 personnes
36
Installer les chaises et les couvertures
4 personnes
37
Installer le buffet et les tables de boissons
4 personnes
38
Installer le point café et thé
2 personnes
39
Raccorder la sonorisation
2 personnes
40
Suspendre la décoration
3 personnes
41
Installer la signalisation
2 personnes
42
Installer le point de dons
2 personnes
43
Mettre en place les plats du buffet
4 personnes
44
Mettre en place les étiquettes d’allergènes
2 personnes
45
Briefer les bénévoles
2 personnes
46
Vérifier la caisse et la boîte à dons
2 personnes

Événement

47
Accueillir les invités
4 personnes
48
Enregistrer la présence
2 personnes
49
Expliquer les possibilités de don
2 personnes
50
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
51
Fournir la musique
52
Encadrer les activités pour enfants
3 personnes
53
Servir des amuse-bouches
3 personnes
54
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
55
Enregistrer les dons numériquement
2 personnes
56
Réapprovisionner le buffet
4 personnes
57
Servir le plat principal
5 personnes
58
Servir les repas diététiques
2 personnes
59
Dégager les tables
4 personnes
60
Servir le café et le thé
2 personnes
61
Assurer le moment de remerciement
2 personnes
62
Collecter les derniers dons
2 personnes
63
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

64
Rassembler les déchets et la vaisselle
5 personnes
65
Emballer les aliments en toute sécurité
3 personnes
66
Fermer les boîtes de dons
2 personnes
67
Démonter les tables et les chaises
5 personnes
68
Démonter les tentes
4 personnes
69
Éteindre l'installation sonore
2 personnes
70
Nettoyer le lieu
5 personnes
71
Retirer la décoration
3 personnes
72
Apporter le matériel au stockage
4 personnes
73
Faire la vaisselle
3 personnes
74
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes
75
Distribuer les restes
2 personnes
76
Retourner les matériels
3 personnes
77
Compter et virer les dons
2 personnes
78
Envoyer un message de remerciement
2 personnes
79
Partager les recettes avec les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 80
Plaids de pique-niqueqté 20
Tables de buffetqté 3
Tabouretsqté 6

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 90
Bols réutilisablesqté 50
Gobelets réutilisablesqté 120
Verres à vinqté 60
Fourchettesqté 100
Couteauxqté 100
Cuillèresqté 100
Louchesqté 12
Pinces de serviceqté 8
Plateaux de serviceqté 12
Plats de service avec couvercleqté 6
Carafes d’eauqté 8
Thermosqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et couteaux à painqté 8
Saladiersqté 8
Verres doseursqté 3
Papier aluminiumqté 4
Boîtes de conservationqté 20

Équipement

Glacièresqté 6
Pains de glaceqté 24
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Enceintes portablesqté 2
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Décoration

Nappesqté 8
Guirlandes de fanionsqté 8
Arches de ballonsqté 2
Compositions floralesqté 8
Numéros de tableqté 8
Cartes des allergènesqté 20
Cartes de menuqté 12
Panneaux de signalisationqté 8
Panneau de dons
Panneaux en ardoiseqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lanternes rechargeablesqté 10
Piles de rechangeqté 24

Matériel de sport

Paniers de pique-niqueqté 6
Frisbeesqté 6
Ballonsqté 6
Jeux en boisqté 4
Cordes à sauterqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balai et pelleqté 3
Seauxqté 3
Chiffons de nettoyageqté 20

Catering

Boîtes à donsqté 3
Caisse
Panneaux QR codeqté 6
Étiquettes nominativesqté 100
Marqueursqté 12
Presse-papiersqté 4
Trousse à crayonsqté 4
Courses

Conseils

Bloquez la date et le lieu en premier, puis vérifiez les permis, les règles du site et les solutions de repli avant d’envoyer les invitations. Une tente ne remplace pas toujours une autorisation ou un abri adapté.
Fixez l’objectif de collecte et le budget avant d’acheter. Préparez le paiement et le code QR au moins une semaine à l’avance, puis testez-les depuis deux téléphones différents.
Fermez les inscriptions quelques jours avant le pique-nique pour établir la liste définitive. Utilisez les réponses pour prévoir les repas adaptés et ajuster les quantités de vaisselle, de boissons et de places assises.
Répartissez les bénévoles par créneaux plutôt que de demander une aide générale. Prévoyez au minimum une personne pour l’accueil et les dons, une pour le buffet et une pour le rangement pendant chaque période chargée.
Suivez les prévisions météo chaque jour durant les cinq derniers jours. Vérifiez les glacières, les pains de glace, les thermos, les tables, les assiettes et les couverts avant le départ, car les oublis de dernière minute sont difficiles à remplacer sur place.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un pique-nique de collecte de fonds ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu, vérifier les autorisations, ouvrir les inscriptions, recruter les bénévoles et commander ou récupérer le matériel.
Quand envoyer les invitations pour un pique-nique caritatif ?: Envoyez-les 3 à 4 semaines avant la date. Fixez une date limite d’inscription environ 7 jours avant l’événement afin de confirmer les repas, les besoins alimentaires et les quantités à acheter.
Comment collecter les dons pendant un pique-nique ?: Proposez un paiement simple avant et pendant l’événement, avec un lien et un code QR clairement visibles à l’accueil. Testez le dispositif au moins 7 jours avant et gardez une solution de secours si le réseau est instable.
Que prévoir en cas de pluie pour un pique-nique de collecte de fonds ?: Décidez au plus tard 48 heures avant si vous maintenez, déplacez ou reportez l’événement. Vérifiez que les tentes prévues couvrent réellement les tables, le buffet et les participants, et communiquez la décision à tous les inscrits.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.