Zo organiseer je een fondsenwervingspicknick
Begin met het doel, de datum en de locatie voordat je eten of aankleding regelt. Controleer daarna vergunningen en regels, maak een begroting en kies één eenvoudige betaalwijze voor donaties, bijvoorbeeld een betaalverzoek met QR-code. Open op tijd het aanmeldformulier, verzamel dieetwensen en verdeel vrijwilligerstaken. Plan het programma rond het eetmoment en houd een alternatief klaar voor regen, zodat je op de dag zelf vooral hoeft uit te voeren.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
- 2
Vergunningen en regels controleren
- 3
Reservering van locatie maken
- 4
Fondsenwervingsdoel bepalen
2 personen
- 5
Begroting opstellen
2 personen
- 6
Betaalwijze voor donaties kiezen
2 personen
- 7
Betaalverzoek en QR-code maken
- 8
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
- 9
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 10
Aanmeldformulier openen
- 11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 12
Dieetwensen verzamelen
- 13
Vrijwilligers werven
2 personen
- 14
Vrijwilligerstaken verdelen
2 personen
- 15
Programma en tijdschema maken
2 personen
- 16
Muziek en activiteiten kiezen
2 personen
- 17
Weersverwachting volgen
- 18
Definitieve gastenlijst maken
2 personen
- 19
Aanmeldingen bevestigen
2 personen
- 20
Dieetmaaltijden plannen
2 personen
- 21
Boodschappenlijst controleren
2 personen
- 22
Houdbare boodschappen doen
3 personen
- 23
Materialen ophalen
3 personen
- 24
Koelboxen en thermoskannen controleren
2 personen
- 25
Tafellinnen en servies tellen
2 personen
- 26
Donatiekaarten voorbereiden
2 personen
- 27
Programma's en bewegwijzering printen
2 personen
- 28
Donatieboxen verzegelen
2 personen
- 29
Verse boodschappen doen
3 personen
- 30
Groenten en fruit wassen
3 personen
- 31
Salades en beleg voorbereiden
4 personen
- 32
Koelboxen vullen
2 personen
- 33
Locatie inspecteren
2 personen
- 34
Tenten opbouwen
4 personen
- 35
Tafels opstellen
4 personen
- 36
Stoelen en kleedjes plaatsen
4 personen
- 37
Buffet en drankentafels inrichten
4 personen
- 38
Koffie- en theepunt installeren
2 personen
- 39
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
- 40
Versiering ophangen
3 personen
- 41
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
- 42
Donatiepunt inrichten
2 personen
- 43
Buffetgerechten klaarzetten
4 personen
- 44
Allergenenkaartjes plaatsen
2 personen
- 45
Vrijwilligers instrueren
2 personen
- 46
Kassa en donatiebox controleren
2 personen
Event
- 47
Gasten ontvangen
4 personen
- 48
Aanwezigheid registreren
2 personen
- 49
Donatiemogelijkheden toelichten
2 personen
- 50
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
- 51
Muziek verzorgen
- 52
Kinderactiviteiten begeleiden
3 personen
- 53
Hapjes serveren
3 personen
- 54
Dranken bijvullen
3 personen
- 55
Donaties digitaal registreren
2 personen
- 56
Buffet aanvullen
4 personen
- 57
Hoofdmaaltijd serveren
5 personen
- 58
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
- 59
Tafels afruimen
4 personen
- 60
Koffie en thee serveren
2 personen
- 61
Bedankmoment verzorgen
2 personen
- 62
Laatste donaties verzamelen
2 personen
- 63
Gasten uitzwaaien
3 personen
Nazorg
- 64
Afval en servies verzamelen
5 personen
- 65
Eten veilig verpakken
3 personen
- 66
Donatieboxen afsluiten
2 personen
- 67
Tafels en stoelen afbouwen
5 personen
- 68
Tenten afbouwen
4 personen
- 69
Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
- 70
Locatie schoonmaken
5 personen
- 71
Versiering verwijderen
3 personen
- 72
Materialen naar opslag brengen
4 personen
- 73
Servies afwassen
3 personen
- 74
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
- 75
Overgebleven eten verdelen
2 personen
- 76
Materialen retourneren
3 personen
- 77
Donaties tellen en overmaken
2 personen
- 78
Bedankbericht versturen
2 personen
- 79
Opbrengst met deelnemers delen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Klaptafelsaantal 8
- Klapstoelenaantal 80
- Picknickkleedjesaantal 20
- Buffettafelsaantal 3
- Krukkenaantal 6
Servies
- Herbruikbare bordenaantal 90
- Herbruikbare kommenaantal 50
- Herbruikbare bekersaantal 120
- Wijnglazenaantal 60
- Vorkenaantal 100
- Messenaantal 100
- Lepelsaantal 100
- Opscheplepelsaantal 12
- Serveertangenaantal 8
- Serveerschalenaantal 12
- Serveerschalen met dekselaantal 6
- Waterkannenaantal 8
- Thermoskannenaantal 6
Keuken
- Snijplankenaantal 6
- Koks- en broodmessenaantal 8
- Mengkommenaantal 8
- Maatbekersaantal 3
- Aluminiumfolieaantal 4
- Vershoudbakkenaantal 20
Apparatuur
- Koelboxenaantal 6
- Koelelementenaantal 24
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Draagbare speakersaantal 2
- Microfoon
- Verlengsnoerenaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
Decoratie
- Tafelkledenaantal 8
- Vlaggenlijnenaantal 8
- Ballonnenbogenaantal 2
- Bloemstukkenaantal 8
- Tafelnummersaantal 8
- Allergenenkaartjesaantal 20
- Menukaartenaantal 12
- Bewegwijzeringsbordenaantal 8
- Donatiebord
- Krijtbordenaantal 4
Verlichting
- Lichtsnoerenaantal 6
- Oplaadbare lantaarnsaantal 10
- Reservebatterijenaantal 24
Sportmateriaal
- Picknickmandenaantal 6
- Frisbeesaantal 6
- Ballenaantal 6
- Houten spellenaantal 4
- Springtouwenaantal 6
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Bezem en blikaantal 3
- Emmersaantal 3
- Schoonmaakdoekenaantal 20
Catering
- Donatieboxenaantal 3
- Kassabox
- QR-codebordjesaantal 6
- Naamstickersaantal 100
- Stiftenaantal 12
- Klembordenaantal 4
- Pennendoosaantal 4
- Boodschappen
Tips
- Leg het fondsenwervingsdoel vast vóór je de begroting maakt. Zo kun je de verwachte kosten, de gewenste bijdrage per bezoeker en het bedrag dat naar het doel gaat apart volgen.
- Maak de donatieroute uiterlijk twee weken vooraf af. Test de QR-code met een andere telefoon en zet daarnaast een tweede betaalmogelijkheid klaar voor bezoekers die niet mobiel kunnen betalen.
- Stuur uitnodigingen zodra datum en locatie vaststaan en sluit de aanmelding op een afgesproken moment. Gebruik de definitieve gastenlijst daarna voor dieetmaaltijden, zitplaatsen en de hoeveelheid servies.
- Plan vrijwilligers per blok van ongeveer twee uur en wijs één coördinator aan voor de locatie. Zet vooraf vast wie de partytenten, tafels, koelboxen, thermoskannen en draagbare speakers regelt.
- Volg de weersverwachting vanaf vijf dagen voor de picknick en neem de definitieve beslissing uiterlijk de dag ervoor. Controleer dan ook of tafellinnen, servies, koelelementen en houdbare boodschappen compleet zijn.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren organiseer je een fondsenwervingspicknick?
- Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en het fondsenwervingsdoel. Verstuur de uitnodigingen zodra het aanmeldformulier klaar is en sluit de gastenlijst enkele dagen voor de picknick.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een fondsenwervingspicknick?
- Reken op minimaal 1 coördinator plus ongeveer 1 vrijwilliger per 10 tot 15 gasten. Verdeel de inzet over opbouw, ontvangst, buffet, donaties en opruimen, met diensten van ongeveer 2 uur.
- Hoe regel je donaties tijdens een fondsenwervingspicknick?
- Kies één hoofdroute, zoals een betaalverzoek met QR-code, en test die minimaal 1 week vooraf. Zet de QR-code bij de ingang en op de buffettafel en noteer het opgehaalde bedrag direct na afloop.
- Hoeveel eten en drinken moet je voorzien voor een picknick?
- Gebruik de definitieve gastenlijst als basis en houd voor drinken ongeveer 2 tot 3 drankjes per persoon voor het eerste uur aan. Koop houdbare producten eerder en regel gekoelde ingrediënten, dieetmaaltijden en extra ijs of koelelementen uiterlijk de dag ervoor.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!