Ein Spendenpicknick Schritt für Schritt organisieren

Bei einem Spendenpicknick müssen Ablauf, Verpflegung und Spendenabwicklung zusammenpassen. Lege zuerst Ort, Datum und Spendenziel fest, bevor du Einladungen verschickst oder Einkäufe planst. Danach folgen Anmeldung, Helferplanung und die Erfassung von Ernährungswünschen. In den letzten Tagen entscheidest du anhand der Gästeliste über Mengen, Kühlung und Sitzplätze – und bereitest eine wetterfeste Alternative vor.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
2
Genehmigungen und Regeln kontrollieren
3
Location reservieren
4
Fundraising-Ziel festlegen
2 Personen
5
Budget erstellen
2 Personen
6
Zahlungsart für Spenden wählen
2 Personen
7
Zahlungsanforderung und QR-Code erstellen
8
Einladungen gestalten
2 Personen
9
Einladungen verschicken
2 Personen
10
Anmeldeformular öffnen
11
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
12
Ernährungswünsche erfassen
13
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
14
Freiwilligenaufgaben verteilen
2 Personen
15
Programm und Zeitplan erstellen
2 Personen
16
Musik und Aktivitäten auswählen
2 Personen
17
Wettervorhersage verfolgen
18
Endgültige Gästeliste erstellen
2 Personen
19
Anmeldungen bestätigen
2 Personen
20
Diätmahlzeiten planen
2 Personen
21
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
22
Haltbare Lebensmittel einkaufen
3 Personen
23
Materialien abholen
3 Personen
24
Kühlboxen und Thermoskannen überprüfen
2 Personen
25
Tischwäsche und Geschirr zählen
2 Personen
26
Spendenkarten vorbereiten
2 Personen
27
Programme und Beschilderung drucken
2 Personen
28
Spendenboxen versiegeln
2 Personen
29
Frische Einkäufe erledigen
3 Personen
30
Gemüse und Obst waschen
3 Personen
31
Salate und Beläge vorbereiten
4 Personen
32
Kühlboxen füllen
2 Personen
33
Location inspizieren
2 Personen
34
Zelte aufbauen
4 Personen
35
Tische aufstellen
4 Personen
36
Stühle und Decken auslegen
4 Personen
37
Buffet und Getränketische einrichten
4 Personen
38
Kaffee- und Teestation einrichten
2 Personen
39
Musikanlage anschließen
2 Personen
40
Dekoration aufhängen
3 Personen
41
Beschilderung anbringen
2 Personen
42
Spendenpunkt einrichten
2 Personen
43
Buffetgerichte bereitstellen
4 Personen
44
Allergenkarten aufstellen
2 Personen
45
Freiwillige einweisen
2 Personen
46
Kasse und Spendenbox prüfen
2 Personen

Event

47
Gäste empfangen
4 Personen
48
Anwesenheit erfassen
2 Personen
49
Spendenmöglichkeiten erklären
2 Personen
50
Willkommensgetränke servieren
3 Personen
51
Musik organisieren
52
Kinderaktivitäten betreuen
3 Personen
53
Snacks servieren
3 Personen
54
Getränke nachfüllen
3 Personen
55
Spenden digital erfassen
2 Personen
56
Buffet auffüllen
4 Personen
57
Hauptgericht servieren
5 Personen
58
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
59
Tische abräumen
4 Personen
60
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
61
Dankesmoment gestalten
2 Personen
62
Letzte Spenden sammeln
2 Personen
63
Gäste verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

64
Abfall und Geschirr sammeln
5 Personen
65
Lebensmittel sicher verpacken
3 Personen
66
Spendenboxen abschließen
2 Personen
67
Tische und Stühle abbauen
5 Personen
68
Zelte abbauen
4 Personen
69
Anlage ausschalten
2 Personen
70
Location reinigen
5 Personen
71
Dekoration entfernen
3 Personen
72
Materialien ins Lager bringen
4 Personen
73
Geschirr abwaschen
3 Personen
74
Kühlboxen leeren und reinigen
2 Personen
75
Übrig gebliebenes Essen verteilen
2 Personen
76
Materialien zurückgeben
3 Personen
77
Spenden zählen und überweisen
2 Personen
78
Dankesnachricht versenden
2 Personen
79
Erlös mit den Teilnehmern teilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
KlappischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 80
PicknickdeckenAnz. 20
BuffetischeAnz. 3
HockerAnz. 6

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 90
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 50
Wiederverwendbare BecherAnz. 120
WeingläserAnz. 60
GabelnAnz. 100
MesserAnz. 100
LöffelAnz. 100
ServierlöffelAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
ServierschalenAnz. 12
Servierplatten mit DeckelAnz. 6
WasserkannenAnz. 8
ThermoskannenAnz. 6

Küche

SchneidebretterAnz. 6
Koch- und BrotmesserAnz. 8
RührschüsselnAnz. 8
MessbecherAnz. 3
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltedosenAnz. 20

Ausstattung

KühlboxenAnz. 6
KühlelementeAnz. 24
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
Tragbare LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4

Dekoration

TischdeckenAnz. 8
WimpelkettenAnz. 8
BallonbögenAnz. 2
BlumenarrangementsAnz. 8
TischnummernAnz. 8
AllergiekärtchenAnz. 20
SpeisekartenAnz. 12
WegweiserAnz. 8
Spendentafel
KreidetafelnAnz. 4

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 6
Wiederaufladbare LaternenAnz. 10
ErsatzbatterienAnz. 24

Sportmaterial

PicknickkörbeAnz. 6
FrisbeesAnz. 6
BälleAnz. 6
HolzspieleAnz. 4
SpringseileAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
Besen und KehrblechAnz. 3
EimerAnz. 3
PutzlappenAnz. 20

Catering

SpendendosenAnz. 3
Kassabox
QR-Code-SchilderAnz. 6
NamensaufkleberAnz. 100
StifteAnz. 12
KlemmbretterAnz. 4
FedermäppchenAnz. 4
Einkäufe

Tipps

Klärt Genehmigungen und Regeln mindestens vier bis sechs Wochen vorher, besonders wenn ihr Partyzelte, Musik oder öffentliche Flächen nutzen wollt. Reserviert den Ort erst, wenn diese Punkte geprüft sind.
Richtet die Spendenzahlung spätestens beim Versand der Einladungen ein. Ein gut sichtbarer QR-Code am Buffet und auf den Tischen verhindert, dass Gäste erst nach dem Essen nach der Zahlungsart fragen.
Schließt die Gästeliste fünf bis sieben Tage vor dem Picknick und bestätigt die Anmeldungen. So könnt ihr Portionsmengen, Diätmahlzeiten sowie Teller, Becher und Sitzplätze konkret zählen.
Plant Helfer in Schichten von zwei bis drei Stunden ein: mindestens eine Person für Aufbau und Empfang, eine für Buffet und Nachfüllen und eine für Spendenfragen. Ohne feste Zuständigkeiten bleiben QR-Code, Wechselgeld oder Abbau schnell liegen.
Prüft die Wettervorhersage 48 Stunden vorher und legt dann fest, wie viele Partyzelte, Picknickdecken und Klapptische tatsächlich gebraucht werden. Kühlboxen mit Kühlelementen und Thermoskannen sollten am Vortag kontrolliert und am Veranstaltungstag früh gefüllt werden.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Spendenpicknick organisieren?: Beginnt etwa sechs bis acht Wochen vorher mit Datum, Ort, Genehmigungen und Spendenziel. Vier Wochen vor dem Termin sollten Einladungen, Anmeldung und Helfersuche laufen.
Wie viel Essen braucht man für ein Spendenpicknick?: Plant pro erwachsene Person ungefähr 250 bis 300 Gramm Hauptspeisen und zusätzlich 150 bis 200 Gramm Beilagen oder Salat. Rechnet angemeldete Kinder, Diätportionen und etwa 10 Prozent Reserve getrennt ein.
Wann muss die Anmeldung für ein Spendenpicknick geschlossen werden?: Schließt sie fünf bis sieben Tage vor dem Termin. Dann bleiben noch mehrere Tage, um Einkauf, Diätmahlzeiten, Geschirr und Sitzplätze an die endgültige Zahl anzupassen.
Wie organisiert man Spenden bei einem Picknick?: Legt eine Zahlungsart fest und erstellt den QR-Code spätestens beim Versand der Einladung. Platziert ihn zusätzlich am Eingang, am Buffet und auf den Tischen, damit Gäste während des gesamten Picknicks spenden können.

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