Organiser un match de football américain, étape par étape

Commencez par bloquer la date, le terrain et le calendrier des matchs avant de contacter les équipes. En parallèle, sécurisez les arbitres, l’assistance médicale, les autorisations et les documents d’assurance. Les inscriptions et les besoins alimentaires doivent être arrêtés assez tôt pour dimensionner les bénévoles, le catering et les boissons. La veille, contrôlez le terrain, la météo, le stock et les installations électriques ; le jour même, un briefing court évite les retards au premier coup de sifflet.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
2
Définir le calendrier des matchs
2 personnes
3
Finaliser les arbitres
4
Organiser l'assistance médicale
5
Faire les réservations
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Partager les règles du concours
10
Informer les équipes
2 personnes
11
Répartir les bénévoles
2 personnes
12
Envoyer les infos de parking
13
Vérifier les autorisations
14
Vérifier les documents d'assurance
15
Vérifier le stock de matériel
2 personnes
16
Commander le matériel manquant
17
Enregistrer la liste de courses
2 personnes
18
Faire les courses
3 personnes
19
Refroidir les boissons
2 personnes
20
Préparer les en-cas
3 personnes
21
Portionner le catering
2 personnes
22
Imprimer les formulaires de match
23
Préparer le briefing des bénévoles
24
Vérifier les prévisions météo

Événement

25
Effectuer l’inspection du site
3 personnes
26
Sécuriser le terrain
4 personnes
27
Vérifier les lignes de terrain
3 personnes
28
Délimiter le terrain de compétition
5 personnes
29
Délimiter les zones d’équipe
3 personnes
30
Délimiter les zones du public
3 personnes
31
Installer les tables et les chaises
5 personnes
32
Installer les tentes de fête
5 personnes
33
Monter le buffet traiteur
3 personnes
34
Préparer les boissons
2 personnes
35
Préparer le matériel de sport
3 personnes
36
Installer le tableau des scores
2 personnes
37
Tester le système de sonorisation
2 personnes
38
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
39
Vérifier les installations sanitaires
2 personnes
40
Briefer les bénévoles
2 personnes
41
Accueillir les équipes
3 personnes
42
Gérer l'inscription des équipes
2 personnes
43
Accueillir les arbitres
44
Ouvrir l'entrée du public
3 personnes
45
Annoncer le programme
46
Encadrer le pré-match
3 personnes
47
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
48
Servir des amuse-bouches
3 personnes
49
Répondre aux questions du public
2 personnes
50
Accompagner le départ de la course
3 personnes
51
Suivre le score
2 personnes
52
Gérer le chronomètre de compétition
53
Déplacer le matériel de terrain
2 personnes
54
Réapprovisionner le catering de la pause
2 personnes
55
Assurer le suivi des blessures
2 personnes
56
Animer le programme de la mi-temps
3 personnes
57
Préparer la remise des prix
2 personnes
58
Animer la remise des prix
3 personnes
59
Accompagner le public à la sortie
4 personnes
60
Servir le catering restant
2 personnes
61
Éteindre l'installation sonore

Suivi

62
Rassembler le matériel sportif
4 personnes
63
Retirer les marquages au sol
3 personnes
64
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
65
Démonter les tentes de fête
5 personnes
66
Rassembler les déchets
4 personnes
67
Faire la vaisselle
3 personnes
68
Stocker la restauration au frais
2 personnes
69
Nettoyer le site
4 personnes
70
Nettoyer les sanitaires
2 personnes
71
Remettre le lieu en état
2 personnes
72
Retourner le matériel loué
2 personnes
73
Traiter les courses restantes
2 personnes
74
Trier les objets trouvés
2 personnes
75
Nettoyer le matériel de compétition
3 personnes
76
Archiver les feuilles de score

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 120
Tables de bièreqté 6
Poubellesqté 8
Glacières pour boissonsqté 4

Matériel de sport

Ballons de football américainqté 6
Cônesqté 30
Ruban de balisageqté 4
Panneaux de zone d’équipeqté 2
Boucliers de plaquageqté 2
Chasubles d’entraînementqté 30
Sifflets d’arbitreqté 4
Drapeaux pour les arbitresqté 6
Tableau des scores
Chaîne de compétition
Marqueur de piste
Pompe de rechange
Aiguilles de ballonqté 6

Équipement

Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 4
Talkies-walkiesqté 6

Éclairage

Lampes LEDqté 6
Lampes à pilesqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 12
Carafesqté 6
Pichets à caféqté 3
Thermosqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Pincesqté 6
Louchesqté 6
Glacièresqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 4
Lavabos pour les mainsqté 2
Tire-bouchonsqté 4

Nettoyage

Sets de balaiqté 3
Raclettes de solqté 2
Seauxqté 4
Épongesqté 12
Chiffons microfibresqté 20
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Pompes de désinfectionqté 6
Trousses de premiers secoursqté 2
Gants de sécuritéqté 12

Décoration

Drapeaux d’équipeqté 4
Panneaux de bienvenueqté 3
Panneaux du programmeqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixez d’abord le calendrier des matchs et l’horaire d’arrivée des équipes : prévoyez une marge d’au moins 30 minutes entre deux rencontres pour les changements de terrain et les éventuels retards.
Demandez les inscriptions et les besoins alimentaires au plus tard 7 jours avant le match. Vous pourrez ainsi répartir les bénévoles, portionner le catering et prévoir les boissons sans acheter au dernier moment.
Contrôlez le matériel sportif avec une liste dédiée 48 heures avant : comptez les ballons, vérifiez la pompe et les aiguilles, puis testez le tableau des scores, les drapeaux et les sifflets.
N’attendez pas le jour du match pour organiser la sécurité : confirmez l’assistance médicale, vérifiez les autorisations et les assurances, puis inspectez le site la veille, notamment les zones d’équipe, le balisage et les accès.
Préparez un briefing de 15 minutes pour les bénévoles avant l’ouverture. Indiquez à chacun sa zone, les informations de parking, le fonctionnement des talkies-walkies et la procédure à suivre en cas de météo défavorable.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il organiser un match de football américain ?: Commencez au moins 6 à 8 semaines avant la date prévue. Ce délai permet de confirmer le terrain, le calendrier, les arbitres, l’assistance médicale, les autorisations et les assurances, puis d’envoyer les invitations.
Quand faut-il confirmer les arbitres pour un match de football américain ?: Confirmez les arbitres au minimum 4 semaines avant le match, puis reconfirmez leur présence 7 jours avant. Transmettez-leur à ce moment-là les horaires, le lieu, le calendrier des rencontres et les coordonnées de l’organisation.
Quand fermer les inscriptions des équipes ?: Fermez les inscriptions environ 7 jours avant le match. Vous aurez encore le temps de traiter les listes, les besoins alimentaires, les panneaux de zone d’équipe, les formulaires de match et la répartition des bénévoles.
Que vérifier la veille d’un match de football américain ?: La veille, vérifiez les prévisions météo, inspectez le site, contrôlez le stock et commandez immédiatement le matériel manquant. Testez aussi la sonorisation, les microphones, les rallonges et les multiprises, puis refroidissez les boissons et préparez les encas.

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