Cómo organizar un partido de fútbol americano sin imprevistos

Organizar un partido de fútbol americano exige coordinar el calendario deportivo con la logística del recinto. Empieza por confirmar la fecha, la ubicación y los permisos; después cierra árbitros, apoyo médico, equipos y voluntarios. En la última semana, revisa el material, la previsión meteorológica, el aparcamiento y la información para participantes. El día del partido, una inspección del campo y una sesión informativa breve evitan muchos retrasos.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar fecha y ubicación
2 personas
2
Fijar el calendario de la competición
2 personas
3
Contratar árbitros
4
Organizar apoyo médico
5
Hacer reservas
6
Enviar invitaciones
2 personas
7
Gestionar inscripciones
2 personas
8
Recoger preferencias dietéticas
9
Compartir las reglas del concurso
10
Informar a los equipos
2 personas
11
Asignar voluntarios
2 personas
12
Enviar la información de aparcamiento
13
Comprobar permisos
14
Comprobar los papeles del seguro
15
Comprobar el inventario de material
2 personas
16
Pedir el material que falta
17
Registrar la lista de la compra
2 personas
18
Hacer la compra
3 personas
19
Enfriar bebidas
2 personas
20
Preparar aperitivos
3 personas
21
Porcionar el catering
2 personas
22
Imprimir formularios del partido
23
Preparar la sesión informativa para voluntarios
24
Comprobar el pronóstico del tiempo

Evento

25
Realizar una inspección del recinto
3 personas
26
Asegurar el campo
4 personas
27
Comprobar las líneas del campo
3 personas
28
Delimitar el campo de juego
5 personas
29
Delimitar las zonas de equipo
3 personas
30
Delimitar las zonas del público
3 personas
31
Colocar mesas y sillas
5 personas
32
Montar carpas
5 personas
33
Montar el bufé de catering
3 personas
34
Preparar las bebidas
2 personas
35
Preparar el material deportivo
3 personas
36
Instalar el marcador
2 personas
37
Probar el sistema de sonido
2 personas
38
Montar el puesto de primeros auxilios
2 personas
39
Comprobar las instalaciones sanitarias
2 personas
40
Instruir a los voluntarios
2 personas
41
Recibir a los equipos
3 personas
42
Gestionar el registro del equipo
2 personas
43
Recibir a los árbitros
44
Abrir la entrada para el público
3 personas
45
Anunciar el programa
46
Dirigir la ronda previa
3 personas
47
Rellenar las bebidas
2 personas
48
Servir aperitivos
3 personas
49
Responder preguntas del público
2 personas
50
Coordinar la salida de la competición
3 personas
51
Llevar el marcador
2 personas
52
Operar el reloj del concurso
53
Trasladar el material de campo
2 personas
54
Reponer el catering del descanso
2 personas
55
Realizar seguimiento de lesiones
2 personas
56
Coordinar el programa del descanso
3 personas
57
Preparar la entrega de premios
2 personas
58
Coordinar la entrega de premios
3 personas
59
Despedir al público
4 personas
60
Servir el catering sobrante
2 personas
61
Apagar el sistema de sonido

Seguimiento

62
Reunir material deportivo
4 personas
63
Retirar las marcas de campo
3 personas
64
Recoger mesas y sillas
5 personas
65
Desmontar las carpas
5 personas
66
Recoger la basura
4 personas
67
Lavar la vajilla
3 personas
68
Guardar el catering en frío
2 personas
69
Limpiar el recinto
4 personas
70
Limpiar los baños
2 personas
71
Entregar la ubicación
2 personas
72
Devolver el material de alquiler
2 personas
73
Gestionar las compras sobrantes
2 personas
74
Clasificar los objetos perdidos
2 personas
75
Limpiar el material de competición
3 personas
76
Archivar las hojas de puntuación

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas plegablescant. 8
Sillas plegablescant. 120
Mesas de cervezacant. 6
Papeleracant. 8
Enfriadores de bebidascant. 4

Material deportivo

Balones de fútbol americanocant. 6
Conoscant. 30
Cinta de marcaje de campocant. 4
Carteles de la zona del equipocant. 2
Protectores Tacklecant. 2
Chalecos de entrenamientocant. 30
Silbatos de árbitrocant. 4
Banderas para árbitroscant. 6
Marcador
Collar de competición
Marcador de descenso
Bomba de repuesto
Agujas para globoscant. 6

Equipo

Equipo de sonido
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Baterías externascant. 4
Walkie-talkiescant. 6

Iluminación

Lámparas LEDcant. 6
Linternas a pilascant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Platoscant. 150
Cubiertoscant. 150
Bandejas de servircant. 12
Jarrascant. 6
Jarras de cafécant. 3
Termoscant. 4

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Pinzascant. 6
Cucharonescant. 6
Neveras portátilescant. 6
Bandejas para mantener calientecant. 4
Lavabos portátiles para manoscant. 2
Abrebotellascant. 4

Limpieza

Sets de escobacant. 3
Limpiacristalescant. 2
Cuboscant. 4
Esponjascant. 12
Paños de microfibracant. 20
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Dispensadores de desinfectantecant. 6
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Guantes de seguridadcant. 12

Decoración

Banderas del equipocant. 4
Carteles de bienvenidacant. 3
Carteles del programacant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra el calendario de la competición antes de enviar las invitaciones. Así los equipos reciben una hora definitiva y puedes organizar reservas, árbitros, apoyo médico y aparcamiento sin cambios de última hora.
Comprueba los permisos y los documentos del seguro al menos 2 semanas antes. No des por hecho que el campo permite público, sonido, carpas o venta de comida: confirma cada requisito con el recinto.
Haz un inventario completo del material 7 días antes. Revisa balones, conos, cinta de marcaje, marcador, marcador de downs, banderas, silbatos y una bomba con agujas de repuesto.
Asigna voluntarios por zonas y entrega las instrucciones antes de la jornada. Necesitas responsables identificables para equipos, aparcamiento, mesa de información, sonido, catering y apoyo al campo.
Consulta la previsión meteorológica 48 horas antes y vuelve a inspeccionar el recinto el mismo día. Comprueba especialmente el estado del terreno, los cables, la iluminación, las carpas, las papeleras y las rutas de acceso.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un partido de fútbol americano?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Ese margen permite confirmar el recinto, permisos, árbitros, apoyo médico, equipos, voluntarios e invitaciones; reserva la última semana para compras y comprobaciones.
¿Cuándo hay que contratar a los árbitros?: Contrátalos en cuanto esté fijada la fecha y el calendario, idealmente 4 semanas antes. Confirma después la hora de llegada y prepara los formularios del partido como mínimo 2 días antes.
¿Cuándo se revisa el material del partido?: Haz un inventario 7 días antes y una comprobación final el día anterior. Cuenta los balones y revisa conos, marcadores, protectores, chalecos, silbatos, banderas, cinta de campo y la bomba de repuesto.
¿Cuándo hay que enviar la información a los equipos y voluntarios?: Envía a los equipos la ubicación, horario, reglas y aparcamiento entre 7 y 10 días antes. Da a los voluntarios sus funciones y organiza la sesión informativa entre 2 y 3 días antes.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.