Organiser un match caritatif sans rien laisser au hasard

Un match caritatif se prépare comme une compétition, avec un objectif de collecte en plus. Commencez par fixer le lieu, la date, l’adversaire et l’arbitre, puis construisez le financement autour d’une page de dons et de sponsors locaux. Les inscriptions, les bénévoles, les secours et le matériel doivent être confirmés avant de publier le programme. Gardez enfin une marge pour les paiements, les besoins alimentaires et les imprévus du jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer le lieu de la compétition
2
Définir la date du concours
2 personnes
3
Inviter l'adversaire
4
Définir l’arbitre
5
Réserver les bénévoles de premiers secours
6
Définir l’objectif de l’action
3 personnes
7
Créer une page de dons
8
Composer les packs de sponsoring
2 personnes
9
Contacter les sponsors locaux
2 personnes
10
Concevoir l’affiche du concours
11
Envoyer les invitations
2 personnes
12
Publier sur les réseaux sociaux
13
Ouvrir le formulaire d’inscription
14
Accrocher les affiches
3 personnes
15
Traiter les inscriptions
2 personnes
16
Recueillir les besoins alimentaires
17
Recruter des bénévoles
2 personnes
18
Répartir les bénévoles
2 personnes
19
Réserver les vestiaires
20
Faire une réservation de la salle de matériel
21
Établir le règlement du concours
2 personnes
22
Recueillir la composition des équipes
2 personnes
23
Publier le programme
24
Vérifier les boîtes à dons
2 personnes
25
Tester le terminal de paiement
26
Changer l'argent liquide
27
Faire les courses
3 personnes
28
Refroidir les boissons
2 personnes
29
Préparer les en-cas
4 personnes
30
Préparer les maillots de compétition
2 personnes
31
Vérifier les prévisions météo

Événement

32
Inspecter le site
2 personnes
33
Récupérer les clés
34
Installer les tables
4 personnes
35
Installer les chaises
4 personnes
36
Installer les tentes de fête
5 personnes
37
Délimiter le terrain de compétition
3 personnes
38
Vérifier les cibles
2 personnes
39
Installer le matériel de sport
2 personnes
40
Installer la décoration
3 personnes
41
Installer les bannières
2 personnes
42
Brancher le système de sonorisation
2 personnes
43
Tester les microphones
2 personnes
44
Installer la caisse
2 personnes
45
Installer les points de don
3 personnes
46
Mettre en place le buffet traiteur
4 personnes
47
Mettre en place le point café
2 personnes
48
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
49
Vérifier les toilettes
2 personnes
50
Briefer les bénévoles
2 personnes
51
Accueillir les équipes
3 personnes
52
Ouvrir l’enregistrement des visiteurs
3 personnes
53
Encaisser l’entrée
2 personnes
54
Distribuer les livrets du programme
2 personnes
55
Servir le café et le thé
3 personnes
56
Servir des amuse-bouches
3 personnes
57
Distribuer les boissons
3 personnes
58
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
59
Enregistrer les dons
2 personnes
60
Gérer les annonces
61
Encadrer le pré-match
3 personnes
62
Faire s’échauffer les équipes
2 personnes
63
Annoncer l'ouverture
2 personnes
64
Encadrer le match caritatif
5 personnes
65
Organiser un moment de pause
3 personnes
66
Annoncer les résultats
2 personnes
67
Prononcer le discours de remerciement
68
Remettre les prix
2 personnes
69
Traiter les derniers dons
2 personnes
70
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes
71
Clôturer la caisse en sécurité
2 personnes

Suivi

72
Rassembler les déchets
4 personnes
73
Ranger le service traiteur
4 personnes
74
Faire la vaisselle
3 personnes
75
Démonter le mobilier
5 personnes
76
Démonter les tentes de fête
5 personnes
77
Ranger le matériel sportif
3 personnes
78
Éteindre le système de sonorisation
2 personnes
79
Retirer la décoration
3 personnes
80
Nettoyer le site
5 personnes
81
Nettoyer les vestiaires
2 personnes
82
Compter le montant de la donation
2 personnes
83
Faire le paiement à l’association caritative
84
Publier les résultats
85
Envoyer un message de remerciement
2 personnes
86
Rassembler le matériel de sponsoring
2 personnes
87
Rendre les articles empruntés
3 personnes
88
Ranger les courses restantes
2 personnes
89
Rassembler les objets perdus
2 personnes
90
Classer les factures et les reçus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tablesqté 10
Chaises pliantesqté 80
Tabourets de barqté 8
Portants à vêtementsqté 2
Nappesqté 10

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 200
Couvertsqté 200
Plateaux de serviceqté 12
Pichets de serviceqté 8

Équipement

Glacièresqté 6
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Projecteurs de chantier rechargeablesqté 4

Matériel de sport

Ballons de matchqté 4
Ballons de rechangeqté 4
Cônesqté 30
Gilets de signalisationqté 30
Drapeaux de frontièreqté 4
Pompe de rechange
Siffletsqté 3
Tableau des scores
Maillots de compétitionqté 30
Gants de gardienqté 4
Caisses d’eauqté 4
Bidonsqté 30
Serviettesqté 30

Décoration

Bannièresqté 8
Guirlandes de fanionsqté 12
Ballonsqté 150
Pompe à ballonsqté 2
Panneaux indicateursqté 8
Panneaux en ardoiseqté 4
Décoration de tableqté 10
Ruban de fixationqté 6
Attaches-câblesqté 100

Cuisine

Planches à découperqté 4
Salon des chefsqté 4
Pincesqté 6
Louchesqté 6
Verres doseursqté 2
Papier aluminiumqté 2
Film alimentaireqté 2
Tapis rafraîchissantsqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes à pilesqté 6

Nettoyage

Balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Sets de serpillièreqté 3
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Poubellesqté 8
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixez l’objectif de collecte avant de contacter les sponsors et affichez-le sur la page de dons, les invitations et l’affiche. Préparez plusieurs packs de sponsoring afin de proposer une contribution adaptée à chaque entreprise locale.
Ouvrez les inscriptions assez tôt pour recueillir la composition des équipes et les besoins alimentaires. Arrêtez les inscriptions avant de publier le programme, afin de conserver le temps nécessaire pour établir les rencontres et les horaires.
Répartissez les bénévoles par mission, plutôt que de constituer une liste générale. Prévoyez notamment des personnes pour l’accueil, les dons, la buvette, le matériel, l’orientation et la coordination avec les premiers secours.
Testez le terminal de paiement avant l’arrivée du public et vérifiez les boîtes à dons. Une solution de secours pour les dons et la présence d’une personne responsable évitent de perdre des contributions pendant les matchs.
Faites une vérification du matériel la veille : ballons de match et de rechange, pompe, sifflets, tableau des scores, chasubles, gants de gardien, cônes et drapeaux. Ajoutez les rallonges, multiprises et projecteurs rechargeables si l’installation ou la luminosité l’exige.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un match caritatif ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de confirmer le lieu et l’adversaire, recruter les bénévoles, contacter les sponsors, ouvrir les inscriptions et réserver les secours.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions pour un match caritatif ?: Ouvrez le formulaire environ 4 semaines avant le match et fixez une date limite 7 à 10 jours avant l’événement. Vous aurez ainsi le temps de traiter les équipes, les besoins alimentaires et le programme.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour un match caritatif ?: Pour un match de taille courante, prévoyez au moins 8 à 12 bénévoles, répartis entre l’accueil, les dons, la buvette, le matériel et l’orientation. Ajoutez une équipe distincte pour les premiers secours, à réserver à l’avance.
Quand tester le terminal de paiement et les boîtes à dons ?: Testez le terminal 24 à 48 heures avant, puis vérifiez-le à l’ouverture et après chaque période chargée. Contrôlez les boîtes à dons avant l’arrivée du public et désignez deux personnes pour leur suivi.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.