Ein Benefizspiel Schritt für Schritt organisieren

Ein Benefizspiel braucht zwei Abläufe, die parallel geplant werden: den sportlichen Wettkampf und die Spendenaktion. Lege zuerst Ziel, Termin, Spielort und Gegner fest, bevor du Einladungen und Werbung startest. Danach folgen Anmeldung, Sponsoren, Helfer, Kabinen, Technik und Verpflegung. Plane die letzten Kontrollen nicht erst am Spieltag ein – besonders Bezahlterminal, Spendenboxen, Beschallung und Ersatzmaterial werden häufig zu spät geprüft.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Wettkampfort bestätigen
2
Wettkampftermin festlegen
2 Personen
3
Gegner einladen
4
Schiedsrichter festlegen
5
Erste-Hilfe-Freiwillige einplanen
6
Ziel der Aktion festlegen
3 Personen
7
Spendenseite erstellen
8
Sponsorpakete zusammenstellen
2 Personen
9
Lokale Sponsoren ansprechen
2 Personen
10
Wettkampfposter gestalten
11
Einladungen verschicken
2 Personen
12
In sozialen Medien veröffentlichen
13
Anmeldeformular öffnen
14
Plakate aufhängen
3 Personen
15
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
16
Ernährungswünsche erfassen
17
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
18
Freiwillige einteilen
2 Personen
19
Umkleidekabinen reservieren
20
Reservierung für den Materialraum anlegen
21
Wettkampfreglement erstellen
2 Personen
22
Teams für die Aufstellung sammeln
2 Personen
23
Programm veröffentlichen
24
Spendenboxen kontrollieren
2 Personen
25
Bezahlterminal testen
26
Bargeld wechseln
27
Einkaufen gehen
3 Personen
28
Getränke kühlen
2 Personen
29
Snacks vorbereiten
4 Personen
30
Wettkampfshirts bereitlegen
2 Personen
31
Wettervorhersage prüfen

Event

32
Gelände inspizieren
2 Personen
33
Schlüssel abholen
34
Tische aufstellen
4 Personen
35
Stühle aufstellen
4 Personen
36
Partyzelte aufbauen
5 Personen
37
Spielfeld abstecken
3 Personen
38
Ziele überprüfen
2 Personen
39
Sportmaterial bereitstellen
2 Personen
40
Dekoration aufhängen
3 Personen
41
Banner anbringen
2 Personen
42
Soundsystem anschließen
2 Personen
43
Mikrofone testen
2 Personen
44
Kasse einrichten
2 Personen
45
Spendenstationen einrichten
3 Personen
46
Cateringbuffet einrichten
4 Personen
47
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
48
Erste-Hilfe-Tisch einrichten
2 Personen
49
Toiletten kontrollieren
2 Personen
50
Freiwillige einweisen
2 Personen
51
Teams empfangen
3 Personen
52
Besucherregistrierung öffnen
3 Personen
53
Eintritt kassieren
2 Personen
54
Programmhefte verteilen
2 Personen
55
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
56
Snacks servieren
3 Personen
57
Getränke ausgeben
3 Personen
58
Getränke nachfüllen
2 Personen
59
Spenden erfassen
2 Personen
60
Ansage übernehmen
61
Vorrunde betreuen
3 Personen
62
Teams einlaufen lassen
2 Personen
63
Eröffnung ankündigen
2 Personen
64
Benefizspiel begleiten
5 Personen
65
Ruhephase betreuen
3 Personen
66
Ergebnis bekanntgeben
2 Personen
67
Dankeswort sprechen
68
Preise überreichen
2 Personen
69
Letzte Spenden bearbeiten
2 Personen
70
Besucher verabschieden
3 Personen
71
Geld sicher abschließen
2 Personen

Nachbereitung

72
Abfall sammeln
4 Personen
73
Catering aufräumen
4 Personen
74
Geschirr abwaschen
3 Personen
75
Möbel abbauen
5 Personen
76
Partyzelte abbauen
5 Personen
77
Sportmaterial aufräumen
3 Personen
78
Soundsystem ausschalten
2 Personen
79
Dekoration entfernen
3 Personen
80
Gelände reinigen
5 Personen
81
Umkleiden reinigen
2 Personen
82
Spendenbetrag zählen
2 Personen
83
Zahlung an eine gemeinnützige Organisation leisten
84
Ergebnis veröffentlichen
85
Dankesnachricht versenden
2 Personen
86
Sponsorenmaterial sammeln
2 Personen
87
Geliehene Sachen zurückgeben
3 Personen
88
Übrig gebliebene Einkäufe verstauen
2 Personen
89
Fundsachen sammeln
2 Personen
90
Rechnungen und Belege archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
TischeAnz. 10
KlappstühleAnz. 80
BarhockerAnz. 8
KleiderständerAnz. 2
TischdeckenAnz. 10

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 250
KaffeetassenAnz. 100
TellerAnz. 200
BestecksetsAnz. 200
ServierschalenAnz. 12
AusgießkannenAnz. 8

Ausstattung

KühlboxenAnz. 6
KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
Beschallungsanlage
FunkmikrofoneAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
Akkubetriebene ArbeitsleuchtenAnz. 4

Sportmaterial

WettkampfbälleAnz. 4
ErsatzbälleAnz. 4
KegelAnz. 30
MarkierungswestenAnz. 30
GrenzflaggenAnz. 4
Ersatzpumpe
PfeifenAnz. 3
Anzeigetafel
WettkampfshirtsAnz. 30
TorwarthandschuheAnz. 4
WasserkistenAnz. 4
TrinkflaschenAnz. 30
HandtücherAnz. 30

Dekoration

BannerAnz. 8
WimpelkettenAnz. 12
BallonsAnz. 150
BallonpumpeAnz. 2
WegweiserAnz. 8
KreidetafelnAnz. 4
TischdekorationAnz. 10
BefestigungstapeAnz. 6
KabelbinderAnz. 100

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
ZangenAnz. 6
ServierlöffelAnz. 6
MessbecherAnz. 2
AluminiumfolieAnz. 2
FrischhaltefolieAnz. 2
KühlmattenAnz. 6

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 6
BatterielaternenAnz. 6

Reinigung

BesenAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3
WischsetsAnz. 3
EimerAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 8
AbfallbehälterAnz. 8
HandseifenspenderAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Beginne mit Ziel, Termin und Wettkampfort und bestätige diese drei Punkte mindestens 8 bis 10 Wochen vorher. Erst danach solltest du Gegner, Schiedsrichter und Erste-Hilfe-Freiwillige verbindlich einplanen.
Öffne das Anmeldeformular etwa 6 Wochen vor dem Benefizspiel und frage dabei Ernährungswünsche direkt ab. So kannst du Teams, Verpflegung und Helferschichten spätestens 10 Tage vorher einteilen.
Trenne Spenden früh vom Eintritt: Erstelle mindestens 4 Wochen vorher eine Spendenseite, stelle Sponsorpakete zusammen und kontrolliere, ob Spendenboxen sowie Bezahlterminal funktionieren. Ein Testlauf 3 bis 5 Tage vor dem Termin verhindert Ausfälle.
Veröffentliche Programm, Poster und Einladungen mit festen Zeiten für Einlass, Spielbeginn und Spendenübergabe. Hänge Plakate 2 bis 3 Wochen vorher auf und teile die Helfer in Schichten für Aufbau, Anmeldung, Verpflegung und Abbau ein.
Prüfe Sport- und Veranstaltungstechnik am Vortag: Wettkampfbälle, Ersatzbälle, Pfeifen, Anzeigetafel, Markierungswesten, Verlängerungskabel und Funkmikrofone. Lege zusätzlich eine Ersatzpumpe, akkubetriebene Arbeitsleuchten und ein klares Reglement bereit.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Benefizspiel organisieren?: Starte idealerweise 8 bis 10 Wochen vor dem Termin. Gegner, Wettkampfort, Schiedsrichter und Sponsoren brauchen oft mehrere Rückmeldeschleifen; Werbung und Anmeldung sollten spätestens 4 bis 6 Wochen vorher beginnen.
Wie viele Helfer braucht man für ein Benefizspiel?: Plane mindestens 8 bis 12 Helfer für Anmeldung, Aufbau, Verpflegung, Spenden, Technik, Erste Hilfe und Abbau ein. Teile die Aufgaben in Schichten von jeweils 2 bis 3 Stunden ein, damit niemand den gesamten Tag durchgehend arbeiten muss.
Wann sollte man die Spendenaktion für ein Benefizspiel starten?: Richte die Spendenseite 4 bis 6 Wochen vor dem Spiel ein und beginne lokale Sponsoren spätestens 6 Wochen vorher anzusprechen. Kontrolliere Spendenboxen und Bezahlterminal 3 bis 5 Tage vor dem Termin nochmals praktisch vor Ort.
Was muss man am Tag vor dem Benefizspiel prüfen?: Kontrolliere am Vortag Spielmaterial, Ersatzbälle, Anzeigetafel, Beschallungsanlage, Funkmikrofone und Verlängerungskabel. Prüfe außerdem Kabinen, Materialraum, Sitzplätze, Beleuchtung sowie die Einteilung der Helfer und Teams.

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