Zo organiseer je een benefietwedstrijd
Begin met het doel van de actie en leg daarna de basis vast: locatie, datum, tegenstander, scheidsrechter en EHBO. Open vroeg een donatiepagina, zodat je de opbrengst al vóór de wedstrijd kunt opbouwen. Daarna regel je sponsoren, promotie, aanmeldingen en een teamindeling voor vrijwilligers. Plan de laatste week vooral op controle: test het betaalapparaat, controleer donatieboxen en leg materiaal, kleedkamers en het wedstrijdprogramma vast.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Wedstrijdlocatie bevestigen
- 2
Wedstrijddatum vastleggen
2 personen
- 3
Tegenstander uitnodigen
- 4
Scheidsrechter vastleggen
- 5
EHBO-vrijwilligers vastleggen
- 6
Doel van de actie bepalen
3 personen
- 7
Donatiepagina aanmaken
- 8
Sponsorpakketten samenstellen
2 personen
- 9
Lokale sponsoren benaderen
2 personen
- 10
Wedstrijdposter ontwerpen
- 11
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 12
Sociale media publiceren
- 13
Aanmeldformulier openen
- 14
Affiches ophangen
3 personen
- 15
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 16
Dieetwensen verzamelen
- 17
Vrijwilligers werven
2 personen
- 18
Vrijwilligers indelen
2 personen
- 19
Reservering kleedkamers maken
- 20
Reservering materiaalruimte maken
- 21
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
- 22
Opstelling teams verzamelen
2 personen
- 23
Programma publiceren
- 24
Donatieboxen controleren
2 personen
- 25
Betaalapparaat testen
- 26
Contant geld wisselen
- 27
Boodschappen doen
3 personen
- 28
Dranken koelen
2 personen
- 29
Hapjes voorbereiden
4 personen
- 30
Wedstrijdshirts klaarleggen
2 personen
- 31
Weersverwachting controleren
Event
- 32
Terrein inspecteren
2 personen
- 33
Sleutels ophalen
- 34
Tafels opstellen
4 personen
- 35
Stoelen plaatsen
4 personen
- 36
Partytenten opzetten
5 personen
- 37
Wedstrijdveld uitzetten
3 personen
- 38
Doelen controleren
2 personen
- 39
Sportmateriaal klaarzetten
2 personen
- 40
Decoratie ophangen
3 personen
- 41
Banners plaatsen
2 personen
- 42
Geluidsset aansluiten
2 personen
- 43
Microfoons testen
2 personen
- 44
Kassa inrichten
2 personen
- 45
Donatiepunten inrichten
3 personen
- 46
Cateringbuffet inrichten
4 personen
- 47
Koffiepunt inrichten
2 personen
- 48
EHBO-tafel inrichten
2 personen
- 49
Toiletten controleren
2 personen
- 50
Vrijwilligers instrueren
2 personen
- 51
Teams ontvangen
3 personen
- 52
Registratie bezoekers openen
3 personen
- 53
Entree innen
2 personen
- 54
Programmaboekjes uitdelen
2 personen
- 55
Koffie en thee serveren
3 personen
- 56
Hapjes serveren
3 personen
- 57
Dranken uitgeven
3 personen
- 58
Dranken bijvullen
2 personen
- 59
Donaties registreren
2 personen
- 60
Omroep verzorgen
- 61
Voorwedstrijd begeleiden
3 personen
- 62
Teams laten warmlopen
2 personen
- 63
Opening aankondigen
2 personen
- 64
Benefietwedstrijd begeleiden
5 personen
- 65
Rustmoment verzorgen
3 personen
- 66
Uitslag bekendmaken
2 personen
- 67
Dankwoord uitspreken
- 68
Prijzen uitreiken
2 personen
- 69
Laatste donaties verwerken
2 personen
- 70
Bezoekers uitzwaaien
3 personen
- 71
Geld veilig afsluiten
2 personen
Nazorg
- 72
Afval verzamelen
4 personen
- 73
Catering opruimen
4 personen
- 74
Servies afwassen
3 personen
- 75
Meubilair afbreken
5 personen
- 76
Partytenten afbreken
5 personen
- 77
Sportmateriaal opruimen
3 personen
- 78
Geluidsset uitschakelen
2 personen
- 79
Decoratie verwijderen
3 personen
- 80
Terrein schoonmaken
5 personen
- 81
Kleedkamers schoonmaken
2 personen
- 82
Donatiebedrag tellen
2 personen
- 83
Betaling aan goed doel doen
- 84
Opbrengst publiceren
- 85
Bedankbericht versturen
2 personen
- 86
Sponsormateriaal verzamelen
2 personen
- 87
Geleende spullen retourneren
3 personen
- 88
Overgebleven boodschappen opbergen
2 personen
- 89
Verloren voorwerpen verzamelen
2 personen
- 90
Facturen en bonnetjes archiveren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Tafelsaantal 10
- Klapstoelenaantal 80
- Barkrukkenaantal 8
- Kledingrekkenaantal 2
- Tafelkledenaantal 10
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 250
- Koffiekopjesaantal 100
- Bordenaantal 200
- Besteksetsaantal 200
- Serveerschalenaantal 12
- Schenk kannenaantal 8
Apparatuur
- Koelboxenaantal 6
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 2
- Geluidsinstallatie
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Oplaadbare werklampenaantal 4
Sportmateriaal
- Wedstrijdballenaantal 4
- Reserveballenaantal 4
- Pionnenaantal 30
- Markeringshesjesaantal 30
- Grensvlaggenaantal 4
- Reservepomp
- Fluitjesaantal 3
- Scorebord
- Wedstrijdshirtsaantal 30
- Keepershandschoenenaantal 4
- Waterkrattenaantal 4
- Bidonsaantal 30
- Handdoekenaantal 30
Decoratie
- Bannersaantal 8
- Vlaggenlijnenaantal 12
- Ballonnenaantal 150
- Ballonpompaantal 2
- Pijlbordenaantal 8
- Krijtbordenaantal 4
- Tafeldecoratieaantal 10
- Bevestigingstapeaantal 6
- Tie-wrapsaantal 100
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Koksmesseaantal 4
- Tangenaantal 6
- Opscheplepelsaantal 6
- Maatbekersaantal 2
- Aluminiumfolieaantal 2
- Vershoudfolieaantal 2
- Koelmattenaantal 6
Verlichting
- Lichtsnoerenaantal 6
- Batterijlantaarnsaantal 6
Schoonmaak
- Bezemaantal 3
- Stoffer en blikaantal 3
- Dweilsetsaantal 3
- Emmersaantal 4
- Schoonmaakhandschoenenaantal 8
- Afvalbakkenaantal 8
- Handzeepdispensersaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg locatie, datum en tegenstander eerst vast. Zonder die drie gegevens kun je de wedstrijdposter, uitnodigingen en online promotie niet betrouwbaar publiceren.
- Open de donatiepagina zodra het doel van de actie duidelijk is, bij voorkeur minimaal 4 weken vóór de wedstrijd. Vermeld op alle communicatie dezelfde donatielink.
- Benader lokale sponsoren met concrete pakketten en een uiterste reactiedatum. Plan minstens 2 contactmomenten per sponsor, omdat reacties vaak pas na een herinnering komen.
- Wacht niet tot de wedstrijddag met vrijwilligers indelen. Maak per taak een verantwoordelijke en plan extra bezetting voor ontvangst, donaties, catering en opruimen.
- Doe 1 week vooraf een volledige controle van betaalapparaat, geluidsinstallatie, microfoons, scorebord en sportmateriaal. Test ook verlengkabels, stekkerdozen en oplaadbare werklampen op de locatie.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een benefietwedstrijd organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. In de eerste 2 weken leg je locatie, datum, tegenstander, scheidsrechter en het doel van de actie vast; daarna volgen sponsoring en promotie.
- Wanneer moet ik de donatiepagina voor een benefietwedstrijd openen?
- Open de donatiepagina zodra het actiedoel en de begunstigde duidelijk zijn, idealiter 6 tot 8 weken vóór de wedstrijd. Zo kun je al tijdens de uitnodigingen en sociale-mediaposts donaties verzamelen.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een benefietwedstrijd?
- Reken op minimaal 1 vrijwilliger per afzonderlijke taakpost en plan daarnaast 2 mensen als algemene reserve. Voor ontvangst, donatie-inzameling, catering, materiaal en opruimen kom je vaak uit op 8 tot 12 vrijwilligers bij een kleinschalige wedstrijd.
- Wanneer moet je het wedstrijdprogramma en de opstellingen publiceren?
- Verzamel de opstellingen uiterlijk 1 week vooraf en publiceer het programma uiterlijk 3 dagen vóór de wedstrijd. Houd op de wedstrijddag één actuele versie bij voor wijzigingen.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!