Comment organiser un mariage d’été sans perdre le fil

Pour organiser un mariage d’été, commencez par fixer le nombre d’invités et le déroulé de la journée avant de réserver ou d’acheter quoi que ce soit. Les réponses aux invitations déterminent les besoins alimentaires, le plan de table, la vaisselle et les quantités de boissons. Ensuite, verrouillez les livraisons, les réservations et le programme, puis gardez les deux derniers jours pour les courses, la préparation et l’installation. La météo mérite un vrai plan B, surtout si la cérémonie ou le repas sont prévus dehors.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Établir la liste des invités
2 personnes
2
Concevoir les invitations
3
Envoyer les invitations
2 personnes
4
Traiter les inscriptions
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Finaliser le programme
2 personnes
7
Confirmer les livraisons
8
Faire les réservations
9
Établir le plan de table
2 personnes
10
Établir le programme musical
11
Rassembler les discours
12
Vérifier les prévisions météo
13
Faire les courses
3 personnes
14
Récupérer les boissons
2 personnes
15
Trier les produits longue conservation
2 personnes
16
Remplir les réfrigérateurs
2 personnes
17
Laver les légumes
2 personnes
18
Préparer les desserts
2 personnes
19
Préparer les sauces
2 personnes
20
Vérifier la vaisselle
2 personnes
21
Déballer la décoration
2 personnes
22
Dégager le lieu
3 personnes
23
Installer les tables
4 personnes
24
Installer les chaises
4 personnes
25
Installer les chaises de cérémonie
3 personnes
26
Monter les tentes de réception
4 personnes
27
Installer l'éclairage
3 personnes
28
Suspendre la décoration
3 personnes
29
Placer les compositions florales
2 personnes
30
Décorer l’arche de cérémonie
2 personnes
31
Dresser les tables
4 personnes
32
Placer les badges nominatifs
2 personnes
33
Installer la table d’accueil
2 personnes
34
Aménager la table des cadeaux
2 personnes
35
Monter le buffet
3 personnes
36
Mettre les boissons au frais
3 personnes
37
Mettre en place le point café
2 personnes
38
Installer la table du gâteau
2 personnes
39
Tester le matériel sonore
2 personnes
40
Vérifier les toilettes
41
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
42
Dernier contrôle du lieu
2 personnes

Événement

43
Accueillir les invités
3 personnes
44
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
45
Accompagner les invités à la cérémonie
2 personnes
46
Animer la cérémonie
2 personnes
47
Encadrer la photo de groupe
2 personnes
48
Servir l'apéritif
4 personnes
49
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
50
Accompagner les invités au dîner
2 personnes
51
Ouvrir le buffet
2 personnes
52
Servir le dîner
5 personnes
53
Servir des repas sans allergènes
2 personnes
54
Débarrasser les tables entre-temps
4 personnes
55
Accompagner le discours
56
Couper le gâteau de mariage
2 personnes
57
Servir le gâteau
4 personnes
58
Servir le café et le thé
3 personnes
59
Ouvrir la piste de danse
60
Servir des amuse-bouches
3 personnes
61
Rassembler la vaisselle utilisée
3 personnes
62
Annoncer le dernier tour
63
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

64
Réfrigérer les restes
2 personnes
65
Rassembler les déchets
3 personnes
66
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
67
Démonter les tentes de fête
4 personnes
68
Retirer la décoration
3 personnes
69
Démonter l'éclairage
2 personnes
70
Faire la vaisselle
3 personnes
71
Nettoyer la cuisine
2 personnes
72
Nettoyer le lieu
4 personnes
73
Trier les objets empruntés
2 personnes
74
Emballer le matériel
2 personnes
75
Retourner les matériels de location
2 personnes
76
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
77
Distribuer les restes
2 personnes
78
Dégager la table des cadeaux
2 personnes
79
Ranger le matériel audio
2 personnes
80
Rassembler les objets perdus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tente de réceptionqté 2
Table de buffetqté 3
Table de dînerqté 10
Table cocktailqté 4
Chaiseqté 90
Chaise de cérémonieqté 90
Nappeqté 14
Tabouretqté 8

Vaisselle

Assiette de dînerqté 100
Assiette à dessertqté 100
Tasse à caféqté 90
Verre à eauqté 120
Verre à vinqté 120
Verre à champagneqté 100
Cuillère à caféqté 100
Couverts de dînerqté 100
Fourchette à gâteauqté 100
Cuillère de serviceqté 12

Cuisine

Planche à découperqté 6
Couteau de chefqté 6
Plat de serviceqté 12
Pince de serviceqté 8
Saladierqté 6
Plaque de fourqté 6
Bac de maintien au chaudqté 6
Thermosqté 4

Équipement

Glacièreqté 6
Machine à caféqté 2
Bouilloireqté 2
Enceinte Bluetoothqté 2
Microphoneqté 2
Rallonge électriqueqté 4
Multipriseqté 4

Éclairage

Guirlande lumineuseqté 8
Lanterne LEDqté 12

Décoration

Arche de cérémonie
Composition floraleqté 14
Vaseqté 14
Chemin de tableqté 10
Badge nominatifqté 90
Menuqté 20
Panneau d’accueil
Panneau de table cadeaux
Ballonsqté 60
Boîte de confettisqté 6
Coussin d’alliances
Gâteau décoratif
Livre d’or
Stylosqté 6
Numéros de tableqté 10

Nettoyage

Poubelleqté 8
Seauqté 4
Serpillièreqté 3
Balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Gants de nettoyageqté 6
Évier de vaisselleqté 3

Catering

Courses

Conseils

Fixez la liste des invités au moins 10 à 12 semaines avant le mariage, puis envoyez les invitations assez tôt pour obtenir les réponses et les besoins alimentaires avant de finaliser le repas.
Construisez le programme avant le plan de table : prévoyez les horaires de la cérémonie, du repas, des discours et de la musique, puis transmettez une version finale aux prestataires au moins 7 jours avant.
Pour une réception d’été, vérifiez la météo à J-7 puis à J-2. Si une tente est prévue, confirmez son installation et préparez aussi une solution pour les chaises de cérémonie, les tables et les déplacements en cas de pluie.
Gardez les produits longue conservation séparés des aliments frais. Faites les courses et récupérez les boissons à J-2, remplissez les réfrigérateurs ensuite, et utilisez une glacière pour ce qui doit rester froid pendant l’installation.
Réservez les deux dernières heures avant l’arrivée des invités à la mise en place : tables, chaises, nappes, vaisselle, buffet, décoration et espace café. Vérifiez aussi les verres, les couverts de service et les équipements avant de commencer la cuisine.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un mariage d’été ?: Envoyez-les environ 10 à 12 semaines avant la date, ou plus tôt si des invités doivent voyager. Fixez une date limite de réponse environ 4 semaines avant le mariage pour connaître les repas, le plan de table et les quantités.
Quand préparer les boissons pour un mariage d’été ?: Récupérez les boissons à J-2 et mettez immédiatement au frais celles qui doivent l’être. Prévoyez un stock accessible pendant l’installation afin de ne pas ouvrir les réfrigérateurs de la cuisine en permanence.
Comment gérer la météo pour un mariage en plein air ?: Consultez les prévisions à J-7, puis à J-2 et le matin même. Décidez au plus tard à J-2 si la cérémonie, les tables et le buffet restent dehors ou passent sous la tente, afin de pouvoir déplacer le mobilier sans précipitation.
Quand faire le plan de table d’un mariage ?: Commencez-le dès que les réponses sont presque complètes, puis finalisez-le environ 7 jours avant le mariage. Gardez une petite marge pour les désistements de dernière minute et transmettez la version définitive aux personnes qui installent les tables.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.