Organiser un marché international, étape par étape

Un marché international demande plus qu’une liste d’exposants et quelques tables. Commencez par sécuriser l’autorisation, le lieu et les besoins techniques, puis avancez vers les inscriptions, le plan des stands et le programme. Les oublis les plus fréquents concernent l’électricité, les horaires de livraison, les besoins alimentaires et la signalétique. En gardant une échéance claire pour chaque décision, vous évitez les changements de dernière minute et donnez aux exposants des informations fiables.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Demander une autorisation
2
Réserver le lieu
3
Répertorier les points d’alimentation électrique
4
Contacter les exposants
2 personnes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
2 personnes
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Établir la répartition des stands
2 personnes
9
Faire les réservations
10
Confirmer les fournisseurs
11
Élaborer le programme
2 personnes
12
Élaborer le plan
13
Créer les numéros de stand
14
Concevoir les panneaux d’orientation
15
Publier une promotion sur les réseaux sociaux
16
Distribuer les flyers
2 personnes
17
Répartir le personnel
2 personnes
18
Fixer les horaires de livraison
19
Vérifier les prévisions météo
20
Faire les courses
3 personnes
21
Rassembler le matériel
3 personnes
22
Congeler les éléments réfrigérants
23
Informer les exposants
24
Préparer l'argent liquide
25
Inspecter le lieu
2 personnes
26
Réception des livraisons
3 personnes
27
Balisage du site
3 personnes
28
Monter les tentes de réception
6 personnes
29
Installer les tables
4 personnes
30
Installer les chaises
3 personnes
31
Brancher l’électricité
2 personnes
32
Installer l'éclairage
3 personnes
33
Accrocher les numéros de stand
2 personnes
34
Installer les panneaux de parcours
2 personnes
35
Installer les poubelles
2 personnes
36
Installer le buffet
3 personnes
37
Mettre les boissons au frais
2 personnes
38
Mettre en place le point café
2 personnes
39
Préparer les en-cas
4 personnes
40
Préparer la vaisselle
2 personnes
41
Aménager les points de paiement
2 personnes
42
Réceptionner les supports de stand
3 personnes
43
Attribuer les emplacements des stands
2 personnes
44
Vérifier la location du stand
45
Tester le niveau sonore
2 personnes
46
Vérifier les toilettes
2 personnes

Événement

47
Accueillir l’ouverture
3 personnes
48
Informer les visiteurs
2 personnes
49
Soutenir les exposants
2 personnes
50
Servir des amuse-bouches
4 personnes
51
Servir les boissons
3 personnes
52
Servir le café et le thé
2 personnes
53
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
54
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
55
Rassembler les déchets
2 personnes
56
Garder les tables propres
2 personnes
57
Réapprovisionner les toilettes
58
Vérifier l'éclairage
59
Annoncer le programme final
60
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

61
Clôturer le départ des exposants
2 personnes
62
Récupérer les marchandises invendues
3 personnes
63
Démonter le buffet
3 personnes
64
Faire la vaisselle
3 personnes
65
Évacuer les déchets
3 personnes
66
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
67
Démonter les tentes de fête
6 personnes
68
Retirer l'éclairage
3 personnes
69
Nettoyer le site
4 personnes
70
Trier les matériaux
2 personnes
71
Vider les glacières
2 personnes
72
Nettoyer l’équipement
2 personnes
73
Rendre les articles empruntés
2 personnes
74
Remettre le lieu en état
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 8
Stands de marchéqté 20
Tables pliantesqté 24
Tables hautesqté 8
Chaises pliantesqté 80
Planches de standqté 40
Nappesqté 24
Portants à vêtementsqté 8

Vaisselle

Assiettesqté 150
Petits bolsqté 100
Verres réutilisablesqté 180
Tasses à caféqté 80
Couvertsqté 150
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 20
Planches de serviceqté 12

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 8
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Microphones mainqté 2
Enceintes portablesqté 2
Caissesqté 3
Terminaux de paiementqté 3
Stations de rechargeqté 2

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Panneaux des paysqté 20
Décoration de tableqté 24
Ballonsqté 120
Panneaux indicateursqté 12
Panneaux du programmeqté 4
Draps de standqté 20

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 10
Lampes LEDqté 20
Lampes à batterieqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 8
Couteaux de chefqté 8
Verres doseursqté 4
Saladiersqté 8
Bacs de maintien au chaudqté 8
Pinces de serviceqté 12
Plateaux en aluminiumqté 30

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de balaiqté 4
Sets de serpillièreqté 3
Sprays nettoyantsqté 6
Chiffons microfibresqté 24
Gants en caoutchoucqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Brosses de toilettesqté 4

Autre

Poteaux de balisageqté 20
Ruban de balisageqté 6
Étiquettes de standqté 30
Étiquettes nominativesqté 100
Stylosqté 20
Presse-papiersqté 6
Caisses pour espècesqté 3
Trousses de premiers secoursqté 2
Parapluiesqté 12

Catering

Courses

Conseils

Demandez l’autorisation et réservez le lieu avant de confirmer les exposants. Prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour obtenir les validations et vérifier les conditions d’installation.
Centralisez les inscriptions dans un tableau avec le pays représenté, le type de stand, les besoins électriques et les besoins alimentaires. Fixez une date limite située au moins 3 semaines avant le marché.
Dessinez le plan des stands avant de commander ou de déplacer le mobilier. Réservez les emplacements proches d’une prise aux exposants qui utilisent une machine à café, une bouilloire ou un terminal de paiement.
Envoyez aux exposants un dossier pratique 7 jours avant l’événement avec leur numéro de stand, l’horaire de livraison, le plan, les règles d’accès et les contacts du jour J.
Inspectez le lieu la veille ou le matin même : testez les rallonges, multiprises, microphones et enceintes, vérifiez les tables et préparez la caisse, les terminaux de paiement et les stations de recharge.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché international ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps de demander l’autorisation, réserver le lieu, contacter les exposants, traiter les inscriptions et confirmer les fournisseurs.
Quand faut-il confirmer les exposants d’un marché international ?: Fixez la clôture des inscriptions environ 3 semaines avant l’événement. Confirmez ensuite le numéro de stand, les besoins électriques, les horaires de livraison et les besoins alimentaires au plus tard 7 jours avant.
Comment répartir les stands d’un marché international ?: Établissez le plan après avoir recueilli les besoins de chaque exposant. Gardez les accès dégagés, regroupez les stands nécessitant une alimentation électrique et numérotez chaque emplacement au moins 10 jours avant l’ouverture.
Que faut-il vérifier la veille d’un marché international ?: Contrôlez le mobilier, les tentes, la vaisselle, les glacières, les rallonges et le matériel audio. Vérifiez aussi la météo, les horaires de livraison et la signalétique entre 24 et 48 heures avant le début.

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