Cómo organizar un mercado internacional paso a paso
Un mercado internacional necesita más coordinación que una simple feria: hay puestos, proveedores, conexiones eléctricas, horarios de entrega y visitantes con necesidades alimentarias distintas. Empieza por el permiso y la reserva del espacio; después confirma a los expositores y dibuja una distribución que funcione. En las últimas semanas, cierra el programa, la promoción y los turnos del personal. El día anterior, revisa el material, la previsión meteorológica y el dinero en efectivo para no resolverlo todo durante el montaje.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Solicitar permiso
- 2
Reservar el lugar
- 3
Registrar los puntos de conexión eléctrica
- 4
Contactar a los puestos
2 personas
- 5
Enviar invitaciones
2 personas
- 6
Gestionar inscripciones
2 personas
- 7
Recoger preferencias dietéticas
- 8
Hacer la distribución de los puestos
2 personas
- 9
Hacer reservas
- 10
Confirmar proveedores
- 11
Elaborar el programa
2 personas
- 12
Desarrollar el plano
- 13
Hacer números de puesto
- 14
Diseñar carteles de ruta
- 15
Publicar la promoción en redes sociales
- 16
Repartir flyers
2 personas
- 17
Asignar al personal
2 personas
- 18
Fijar los horarios de entrega
- 19
Comprobar el pronóstico del tiempo
- 20
Hacer la compra
3 personas
- 21
Reunir los materiales
3 personas
- 22
Congelar los refrigerantes
- 23
Informar a los expositores
- 24
Preparar efectivo
- 25
Inspeccionar el lugar
2 personas
- 26
Recibir entregas
3 personas
- 27
Cerrar el recinto
3 personas
- 28
Montar las carpas
6 personas
- 29
Montar mesas
4 personas
- 30
Colocar las sillas
3 personas
- 31
Conectar la corriente
2 personas
- 32
Colgar la iluminación
3 personas
- 33
Colgar los números de los puestos
2 personas
- 34
Colocar señales de ruta
2 personas
- 35
Colocar cubos de basura
2 personas
- 36
Montar el buffet
3 personas
- 37
Enfriar las bebidas
2 personas
- 38
Montar el punto de café
2 personas
- 39
Preparar aperitivos
4 personas
- 40
Preparar la vajilla
2 personas
- 41
Montar los puntos de pago
2 personas
- 42
Recibir a los titulares de los puestos
3 personas
- 43
Asignar puestos del mercado
2 personas
- 44
Comprobar el alquiler del puesto
- 45
Probar el nivel de sonido
2 personas
- 46
Comprobar los baños
2 personas
Evento
- 47
Dar la bienvenida en la apertura
3 personas
- 48
Informar a los visitantes
2 personas
- 49
Apoyar a los titulares de los puestos
2 personas
- 50
Servir aperitivos
4 personas
- 51
Servir las bebidas
3 personas
- 52
Servir café y té
2 personas
- 53
Rellenar las bebidas
2 personas
- 54
Reponer el bufé
3 personas
- 55
Recoger la basura
2 personas
- 56
Mantener las mesas limpias
2 personas
- 57
Reponer los baños
- 58
Comprobar la iluminación
- 59
Anunciar el programa final
- 60
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas
Seguimiento
- 61
Hacer el check-out de los expositores
2 personas
- 62
Recoger los productos no vendidos
3 personas
- 63
Recoger el buffet
3 personas
- 64
Lavar la vajilla
3 personas
- 65
Retirar los residuos
3 personas
- 66
Desmontar mesas y sillas
4 personas
- 67
Desmontar las carpas
6 personas
- 68
Retirar la iluminación
3 personas
- 69
Limpiar el recinto
4 personas
- 70
Clasificar los materiales
2 personas
- 71
Vaciar neveras portátiles
2 personas
- 72
Limpiar el equipo
2 personas
- 73
Devolver los objetos prestados
2 personas
- 74
Entregar la ubicación
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 8
- Puestos de mercadocant. 20
- Mesas plegablescant. 24
- Mesas altascant. 8
- Sillas plegablescant. 80
- Tablones del puestocant. 40
- Mantelescant. 24
- Percheroscant. 8
Vajilla
- Platoscant. 150
- Cuencoscant. 100
- Vasos reutilizablescant. 180
- Tazas de cafécant. 80
- Cubiertoscant. 150
- Cucharonescant. 12
- Bandejas de servircant. 20
- Tablas para servircant. 12
Equipo
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 3
- Neveras portátilescant. 8
- Cables alargadorescant. 10
- Regletascant. 8
- Micrófonos de manocant. 2
- Altavoces portátilescant. 2
- Cajas registradorascant. 3
- Datáfonoscant. 3
- Estaciones de cargacant. 2
Decoración
- Guirnaldascant. 12
- Carteles de paísescant. 20
- Decoración de mesacant. 24
- Globoscant. 120
- Carteles direccionalescant. 12
- Carteles del programacant. 4
- Manteles para puestoscant. 20
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 10
- Lámparas LEDcant. 20
- Lámparas de bateríacant. 8
Cocina
- Tablas de cortarcant. 8
- Cuchillos de chefcant. 8
- Jarras medidorascant. 4
- Cuencos para mezclarcant. 8
- Bandejas para mantener calientecant. 8
- Pinzas de servircant. 12
- Bandejas de aluminiocant. 30
Limpieza
- Papeleracant. 12
- Sets de escobacant. 4
- Fregonascant. 3
- Sprays de limpiezacant. 6
- Paños de microfibracant. 24
- Guantes de gomacant. 12
- Dispensadores de jabón de manoscant. 6
- Escobillas de bañocant. 4
Otros
- Postes separadorescant. 20
- Cinta de balizamientocant. 6
- Etiquetas para puestoscant. 30
- Pegatinas con nombrecant. 100
- Bolígrafoscant. 20
- Portapapelescant. 6
- Cajas de efectivocant. 3
- Botiquines de primeros auxilioscant. 2
- Paraguascant. 12
Catering
- Compras
Consejos
- Solicita el permiso y reserva el lugar antes de cerrar la convocatoria de puestos. Calcula al menos 6-8 semanas de margen, porque también tendrás que registrar las conexiones eléctricas y definir las condiciones para cada expositor.
- Confirma por escrito qué necesita cada puesto: mesa, carpa, toma de corriente, nevera o equipo propio. Haz la distribución dejando pasillos de al menos 1,5 metros y sitúa los puestos que usan electricidad cerca de los puntos registrados.
- Recoge las preferencias dietéticas durante la inscripción y pásalas a los puestos con comida al menos 7 días antes. Así pueden preparar información sobre alérgenos y ajustar las cantidades sin improvisar el día del mercado.
- Cierra el programa y los horarios de entrega una semana antes. Entrega a cada expositor su número de puesto, el plano, la ruta de acceso y la hora concreta de descarga; un horario escalonado evita que todos lleguen a la vez.
- Haz una inspección final el día anterior o como mínimo 3 horas antes de abrir. Comprueba cables, regletas, altavoces, datáfonos, estaciones de carga, vajilla, efectivo y refrigerantes congelados, y deja a una persona responsable de cada zona.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado internacional?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Ese plazo permite solicitar el permiso, reservar el lugar, contactar con los puestos, gestionar inscripciones y confirmar proveedores sin dejar la promoción para los últimos días.
- ¿Cómo distribuir los puestos de un mercado internacional?
- Dibuja el plano cuando conozcas el número de expositores y deja pasillos de al menos 1,5 metros. Agrupa los puestos por necesidades, coloca los que usan electricidad cerca de las conexiones y reserva espacio para colas, mesas altas y circulación.
- ¿Cuándo hay que confirmar a los proveedores y expositores?
- Confírmalos por escrito entre 7 y 10 días antes. Envía entonces el número de puesto, el horario de entrega, el plano, las necesidades eléctricas y cualquier información sobre preferencias dietéticas.
- ¿Qué se revisa antes de abrir un mercado internacional?
- Haz una revisión completa al menos 3 horas antes de la apertura. Comprueba el montaje, la señalización, las conexiones eléctricas, el sonido, los medios de pago, el efectivo, la vajilla y los refrigerantes.
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