Organiser un marché fermier, étape par étape

Un marché fermier se prépare d’abord sur papier : date, lieu, autorisation et capacité d’accueil doivent être confirmés avant de contacter les exposants. Ensuite, structurez les inscriptions, les besoins électriques, le stationnement et le plan des stands. À l’approche du jour J, concentrez-vous sur les fournisseurs, la signalétique, les stocks et le briefing de l’équipe. Cette méthode évite les oublis fréquents, notamment les branchements, les informations météo et le matériel de caisse.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
2
Vérifier l’autorisation de marché
3
Vérifier les informations d'assurance
4
Contacter les exposants
2 personnes
5
Inscrire les participants
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
2 personnes
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Faire les réservations
9
Préparer le plan du stand
2 personnes
10
Recenser les points d’alimentation électrique
11
Attribuer les places de parking
2 personnes
12
Confirmer les fournisseurs
13
Envoyer les invitations
2 personnes
14
Publier les informations aux visiteurs
15
Suivre les prévisions météo
16
Informer les exposants
2 personnes
17
Vérifier les inscriptions
2 personnes
18
Faire les courses
3 personnes
19
Vérifier le matériel
2 personnes
20
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
21
Préparer la caisse
2 personnes
22
Remplir les glacières
2 personnes
23
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
24
Briefer l’équipe de montage
2 personnes
25
Balisage du site
4 personnes
26
Installer les tables et les chaises
6 personnes
27
Monter les tentes de réception
6 personnes
28
Brancher l’électricité
2 personnes
29
Installer l'éclairage
3 personnes
30
Marquer les emplacements
3 personnes
31
Installer les panneaux de parcours
3 personnes
32
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
33
Mettre en place le point café
3 personnes
34
Installer les tables de dégustation
3 personnes
35
Accueillir les exposants
4 personnes
36
Vérifier les stands
3 personnes
37
Installer les panneaux produits
3 personnes
38
Tester les points de paiement et de retrait d'espèces
2 personnes
39
Vérifier les installations sanitaires
2 personnes

Événement

40
Tenir la table d’accueil
2 personnes
41
Accueillir les visiteurs
3 personnes
42
Présenter le programme
43
Servir le café et le thé
3 personnes
44
Servir les viennoiseries et le pain
2 personnes
45
Réapprovisionner les dégustations
3 personnes
46
Garder les boissons au frais
2 personnes
47
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
48
Rassembler la vaisselle
2 personnes
49
Vider les poubelles
2 personnes
50
Vérifier les toilettes
2 personnes
51
Vérifier la signalisation
52
Réapprovisionner les stands
2 personnes
53
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
54
Annoncer le dernier tour de vente
55
Faire le check-out des exposants
3 personnes
56
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes

Suivi

57
Couper l’électricité
2 personnes
58
Faire la vaisselle
3 personnes
59
Nettoyer le point café
2 personnes
60
Rassembler les déchets
4 personnes
61
Nettoyer le site
5 personnes
62
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
63
Démonter les tentes de fête
6 personnes
64
Retirer l'éclairage
3 personnes
65
Retirer les panneaux de signalisation
2 personnes
66
Ranger le stock restant
2 personnes
67
Inventorier le matériel
2 personnes
68
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
69
Évacuer les déchets
2 personnes
70
Clôturer la caisse
2 personnes
71
Relancer les exposants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 6
Stands de marchéqté 18
Tables pliantesqté 12
Tables de bièreqté 8
Chaises pliantesqté 60
Tabourets de barqté 8
Tables de caisseqté 2
Barrières de sécuritéqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 300
Tasses à caféqté 150
Plateauxqté 150
Assiettesqté 200
Couvertsqté 200
Plateaux de serviceqté 24
Cuillères de serviceqté 24
Carafes d'eauqté 12

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 8
Rallongesqté 8
Rallonges à enrouleurqté 4
Distributeurs automatiquesqté 2
Talkies-walkiesqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 8
Couteaux de chefqté 6
Pincesqté 8
Verres doseursqté 4
Thermosqté 8
Pains de glaceqté 30

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Balles de pailleqté 20
Panneaux en ardoiseqté 20
Porte-prixqté 40
Housses de nappesqté 20

Éclairage

Guirlandes LEDqté 10
Lampes LEDqté 12
Lampes d'extérieurqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de balaiqté 4
Sets de serpillièreqté 3
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Pompes désinfectantesqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commencez par valider la date, le lieu, l’autorisation de marché et l’assurance avant d’envoyer les invitations. Gardez une confirmation écrite pour chacun de ces points.
Fixez une date limite d’inscription au moins 2 à 3 semaines avant le marché. Demandez à chaque exposant ses besoins alimentaires, électriques et de stationnement afin de finaliser le plan des stands.
Dessinez le plan du site avec les stands, les tentes, les tables, les accès et les barrières de sécurité. Recensez chaque point d’alimentation électrique et prévoyez les rallonges adaptées avant l’installation.
Envoyez aux visiteurs les informations pratiques au plus tard 5 à 7 jours avant l’événement : horaires, accès, stationnement et éventuelles consignes. Suivez les prévisions météo chaque jour pendant la dernière semaine et informez les exposants en cas de changement.
La veille, regroupez les stocks non périssables, vérifiez le matériel, préparez la caisse et remplissez les glacières avec les pains de glace. Le matin même, briefez l’équipe de montage et terminez le balisage avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché fermier ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de confirmer l’autorisation, recruter les exposants, traiter les inscriptions, organiser le plan des stands et commander ou réserver le matériel.
Quand faut-il contacter les exposants d’un marché fermier ?: Contactez-les environ 6 semaines avant la date prévue et fixez une clôture des inscriptions 2 à 3 semaines avant l’événement. Vous pourrez ainsi confirmer les besoins alimentaires, électriques et les places de parking.
Que faut-il vérifier la veille d’un marché fermier ?: Vérifiez les inscriptions, les fournisseurs, les tentes, les stands, les tables, les rallonges, les machines à café, les glacières et la signalétique. Préparez aussi la caisse, les stocks non périssables et le briefing de l’équipe.
Comment gérer la météo pour un marché fermier ?: Consultez les prévisions chaque jour durant les 7 derniers jours, puis faites un point définitif la veille. Informez immédiatement les exposants et adaptez le balisage, les tentes et les accès si les conditions changent.

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