Organiser un marché du verre, étape par étape

Un marché du verre se prépare d’abord comme un projet logistique, puis comme un rendez-vous convivial. Commence par bloquer la date et le lieu, vérifier les autorisations et dessiner le plan du marché avant de contacter les exposants. Les inscriptions, les besoins électriques, les sanitaires et l’évacuation des déchets doivent être confirmés plusieurs semaines à l’avance. La dernière semaine sert surtout à vérifier le matériel, la météo, les paiements et le planning des bénévoles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Gérer les autorisations et les déclarations
2 personnes
3
Dessiner le plan du marché
2 personnes
4
Contacter les exposants
2 personnes
5
Envoyer le formulaire d’inscription
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Confirmer la location du stand et les arrangements
2 personnes
10
Réserver des prises électriques
11
Réserver l’enlèvement des déchets
12
Réserver les sanitaires
13
Vérifier les informations d'assurance
14
Établir la liste des fournisseurs
15
Partager le plan avec les exposants
16
Publier les informations aux visiteurs
2 personnes
17
Recruter des bénévoles
2 personnes
18
Établir le planning des bénévoles
19
Informer les exposants
2 personnes
20
Vérifier les prévisions météo
21
Faire les courses
2 personnes
22
Rassembler le matériel
3 personnes
23
Vérifier la verrerie
2 personnes
24
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes
25
Créer des panneaux de parcours et de sécurité
2 personnes
26
Inspecter le site du marché
2 personnes
27
Installer les barrières
3 personnes
28
Vérifier l’alimentation électrique
2 personnes
29
Monter les tentes
6 personnes
30
Installer les tables de stand
5 personnes
31
Installer les chaises
3 personnes
32
Installer l'éclairage
3 personnes
33
Cacher les câbles électriques en toute sécurité
3 personnes
34
Installer la décoration
3 personnes
35
Installer la signalisation
2 personnes
36
Aménager le comptoir d’information
2 personnes
37
Préparer le service traiteur
4 personnes
38
Mettre les boissons au frais
2 personnes
39
Préparer les en-cas
3 personnes
40
Réceptionner les supports de stand
3 personnes
41
Accompagner les exposants à leur emplacement
4 personnes
42
Vérifier les installations de stand
2 personnes
43
Placer le verre fragile en toute sécurité
4 personnes

Événement

44
Ouvrir la caisse
2 personnes
45
Assurer la permanence du point d’information
2 personnes
46
Accueillir les visiteurs
3 personnes
47
Assurer le service traiteur
4 personnes
48
Servir le café et le thé
2 personnes
49
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
50
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
51
Vider les poubelles
2 personnes
52
Dégager les voies de circulation
2 personnes
53
Vérifier les toilettes
2 personnes
54
Ramasser les bris de verre
2 personnes
55
Vérifier l'éclairage
56
Soutenir les exposants
2 personnes
57
Annoncer le dernier tour de vente
58
Clôturer la caisse
2 personnes
59
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

60
Faire décharger les exposants
4 personnes
61
Refroidir les plats traiteur non vendus
2 personnes
62
Démonter les tables et les chaises
5 personnes
63
Démonter les tentes
6 personnes
64
Retirer la décoration
3 personnes
65
Démonter l’éclairage
3 personnes
66
Rassembler les déchets
4 personnes
67
Balayer le site
3 personnes
68
Faire la vaisselle
3 personnes
69
Nettoyer le matériel de catering
2 personnes
70
Trier les objets empruntés
2 personnes
71
Retourner les matériels
3 personnes
72
Ranger les courses restantes
2 personnes
73
Enregistrer les objets trouvés
74
Remettre le lieu en état
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 12
Stands de marchéqté 24
Tables pliantesqté 30
Tables de bièreqté 8
Chaises pliantesqté 48
Tabourets de barqté 8
Bureau d’information
Portants à vêtementsqté 4
Tables hautesqté 10
Nappesqté 30

Équipement

Glacièresqté 6
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Rallongesqté 10
Rallonges à enrouleurqté 4
Multiprisesqté 8
Terminaux de paiement sans contactqté 2
Caissesqté 2
Talkies-walkiesqté 6
Lampes de pocheqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 12
Projecteurs de chantier LEDqté 6
Pilesqté 24

Vaisselle

Verres à boireqté 150
Tasses à caféqté 80
Plateauxqté 80
Assiettes à dessertqté 100
Couvertsqté 100
Planches de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 16
Carafesqté 8
Thermosqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 4
Pincesqté 8
Louchesqté 8
Verres doseursqté 4
Pains de glaceqté 24

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Décoration de tableqté 24
Listes de prixqté 30
Badges nominatifsqté 30
Panneaux de directionqté 20
Affiches d’informationqté 12
Panneaux de menuqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 12
Conteneurs à déchetsqté 4
Balaisqté 4
Éléments pharesqté 2
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Bacs à verreqté 4
Chiffons de nettoyageqté 24

Sécurité

Barrières de sécuritéqté 12
Cônesqté 12
Panneaux d'avertissementqté 8
Gants de travailqté 12
Lunettes de sécuritéqté 6
Trousse de premiers secours

Catering

Courses

Conseils

Dessine le plan avant d’envoyer les inscriptions : indique les stands, les tables, le bureau d’information, les passages et les sorties. Prévois des cheminements assez larges pour éviter les bouchons aux heures d’affluence.
Contacte les exposants avec un formulaire qui demande leurs besoins alimentaires, électriques et de mobilier. Fixe une date limite d’inscription au moins 4 semaines avant le marché afin de confirmer les stands et les arrangements.
Réserve les prises électriques, les sanitaires et l’enlèvement des déchets dès que le lieu est confirmé. Les rallonges, multiprises et rallonges à enrouleur ne remplacent pas une vérification de la puissance disponible.
Prépare les paiements avant le jour J : teste les terminaux sans contact, compte la monnaie et prévois une caisse séparée pour le bureau d’information. Fais ce contrôle 2 jours avant, pas pendant l’installation.
Organise l’installation avec un planning précis et des talkies-walkies si le site est étendu. Vérifie la verrerie, les tasses, les plateaux, les glacières et l’éclairage la veille, puis adapte les panneaux et les équipements aux prévisions météo.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché du verre ?: Prévois au moins 8 à 12 semaines pour un marché avec plusieurs exposants. Les autorisations, les réservations techniques et les inscriptions doivent idéalement être finalisées 4 semaines avant l’ouverture.
Quand faut-il contacter les exposants pour un marché du verre ?: Envoie le premier contact environ 10 semaines avant l’événement et fixe une date limite d’inscription 4 semaines avant. Tu auras ainsi le temps de traiter les réponses et de partager le plan définitif.
Combien de bénévoles faut-il prévoir le jour du marché ?: Prévois au minimum 1 bénévole pour l’accueil et 1 personne de coordination, puis ajoute 1 bénévole par zone importante du marché. Organise des créneaux de 3 à 4 heures pour couvrir l’installation, l’ouverture et le démontage.
Quand vérifier le matériel et la météo ?: Consulte les prévisions 7 jours avant, puis à nouveau 48 heures avant. Fais l’inventaire de la verrerie, des tables, des rallonges, des lampes, des piles et des équipements de paiement la veille de l’installation.

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