Organiser un marché du livre, étape par étape

Un marché du livre se prépare d’abord avec un lieu, une date et un réseau de vendeurs suffisamment tôt pour estimer le volume de livres. Ensuite, il faut organiser les collectes, les inscriptions et le tri avant de prévoir les tables et les catégories. Les derniers jours servent surtout à confirmer les réservations, répartir les bénévoles et vérifier la caisse, les boissons et le matériel. Le jour même, prévoyez du temps pour aérer la salle, installer les tables et acheminer les livres avant l’ouverture.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu
2
Fixer la date et les horaires
3
Contacter les vendeurs de livres
2 personnes
4
Annoncer les points de collecte
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Distribuer les flyers
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
8
Répartir les bénévoles
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Récupérer les livres
3 personnes
11
Vérifier les livres
3 personnes
12
Trier les livres
4 personnes
13
Évaluer les livres
3 personnes
14
Répartir les tables de livres
2 personnes
15
Confirmer les réservations
16
Vérifier la liste des courses
17
Faire les courses
2 personnes
18
Collecter la caisse
19
Acheminer les livres sur le lieu
4 personnes
20
Ouvrir le lieu
2 personnes
21
Aérer la salle
22
Installer les tables
4 personnes
23
Installer les chaises
2 personnes
24
Mettre en place les catégories de livres
3 personnes
25
Exposer les livres
5 personnes
26
Afficher les tarifs
2 personnes
27
Installer la caisse
2 personnes
28
Mettre en place le point café
2 personnes
29
Installer les panneaux d’orientation
2 personnes
30
Vérifier l'éclairage
31
Briefer les bénévoles
2 personnes
32
Mettre les boissons au frais
2 personnes

Événement

33
Gérer l'entrée et le vestiaire
2 personnes
34
Accueillir les visiteurs
2 personnes
35
Recommander des livres
3 personnes
36
Encaisser les ventes
2 personnes
37
Emballer les achats
2 personnes
38
Servir le café et le thé
2 personnes
39
Réapprovisionner les boissons
40
Ravitaillement des amuse-bouches
41
Maintenir les tables à livres en ordre
2 personnes
42
Enregistrer les livres vendus
43
Clôturer la caisse
2 personnes
44
Compter les livres restants
3 personnes
45
Classer les livres par propriétaire
3 personnes

Suivi

46
Vider les tables
4 personnes
47
Emballer les livres
4 personnes
48
Faire la vaisselle
2 personnes
49
Rassembler les déchets
2 personnes
50
Nettoyer l’espace
3 personnes
51
Retirer la décoration
2 personnes
52
Remettre le mobilier en place
4 personnes
53
Fermer le lieu
2 personnes
54
Rapporter les livres
3 personnes
55
Retourner les matériels
2 personnes
56
Stocker les livres restants
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 30
Table de caisse
Portant à vêtements
Bibliothèquesqté 4
Chariots de transportqté 2
Tabourets pliantsqté 4

Équipement

Caisse
Terminal de paiement
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 3
Bouilloireqté 2
Machine à caféqté 2
Glacièresqté 2
Microphone à main

Vaisselle

Tasses à caféqté 40
Verresqté 40
Assiettesqté 40
Cuillères à caféqté 40
Plateaux de serviceqté 6

Cuisine

Thermosqté 6
Bidons de laitqté 4
Sucriersqté 4
Pelles à gâteauqté 2
Couteaux à painqté 2
Planches à découperqté 2

Décoration

Nappesqté 12
Cartes de catégoriesqté 20
Panneaux indicateursqté 8
Ruban adhésifqté 4
Guirlandesqté 6
Décoration de tableqté 12

Éclairage

Lampes LEDqté 6
Pilesqté 24

Catering

Urne à café
Sacs à livresqté 100
Sacs en papierqté 150
Étiquettes de prixqté 1000
Reçusqté 2
Caisse
Bac à monnaie
Blocs-notesqté 6
Stylosqté 24
Couteaux de bricolageqté 4
Ruban de masquageqté 6
Courses

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balayette et pelleqté 2
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6

Conseils

Commencez par réserver le lieu et fixer les horaires, puis contactez les vendeurs de livres : sans ces deux décisions, les invitations et les flyers restent imprécis.
Annoncez les points de collecte plusieurs semaines avant le marché. Prévoyez une date limite distincte pour récupérer les livres, afin de garder du temps pour les vérifier, les trier et les évaluer.
Ne transportez pas les livres directement vers les tables sans classement préalable. Regroupez-les par catégories et préparez les cartes de catégories avant l’installation pour éviter de déplacer les piles le jour même.
Répartissez les bénévoles avant les dernières confirmations : il faut couvrir la collecte, le tri, l’accueil, la caisse et l’installation des tables. Désignez aussi une personne responsable du terminal de paiement et de la caisse.
Le matin, ouvrez et aérez la salle avant d’installer le mobilier. Gardez les chariots de transport, le ruban adhésif, les rallonges et les multiprises accessibles : ce sont les éléments souvent cherchés trop tard.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché du livre ?: Prévoyez au moins 4 à 6 semaines pour réserver le lieu, contacter les vendeurs, annoncer les collectes et envoyer les invitations. Gardez les 7 derniers jours pour les confirmations, les courses et la répartition des bénévoles.
Quand faut-il récupérer les livres pour un marché du livre ?: Fixez la collecte au plus tard 5 à 7 jours avant l’événement. Ce délai laisse le temps de vérifier, trier, évaluer et répartir les livres par catégories sans travailler dans l’urgence.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour un marché du livre ?: Pour un petit marché, prévoyez au minimum 4 à 6 bénévoles : deux pour les livres et les tables, une personne à la caisse, une à l’accueil et une ou deux pour le transport et les boissons. Ajoutez du renfort si les collectes et l’installation ont lieu le même jour.
Que faut-il préparer la veille d’un marché du livre ?: Confirmez les réservations, vérifiez la liste des courses et préparez la caisse, le terminal de paiement, les panneaux indicateurs et les cartes de catégories. Regroupez aussi le mobilier et le matériel électrique pour pouvoir commencer l’installation dès l’ouverture du lieu.

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