Comment organiser un marché du livre sans rien oublier

Un marché du livre se prépare dans un ordre précis : fixer les horaires, sécuriser le lieu, organiser les dons, puis préparer la vente. Le tri par genre et la vérification de l’état des ouvrages prennent souvent plus de temps que prévu. Il faut aussi prévoir assez tôt les bénévoles, les tables, la caisse et les moyens de paiement. Ce plan vous aide à avancer étape par étape jusqu’à l’installation et à l’accueil des visiteurs.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et les horaires d'ouverture
2
Définir le lieu et l’agencement de la salle
2 personnes
3
Rédiger les conditions de vente
4
Enregistrer les dons de livres
2 personnes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Publier l’événement en ligne
7
Traiter les inscriptions
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Répartir les bénévoles
10
Réserver des tables et des chaises
11
Réserver les fournitures pour café et thé
12
Concevoir les affiches promotionnelles
13
Accrocher les affiches promotionnelles
2 personnes
14
Classer les livres par genre
4 personnes
15
Vérifier les livres pour détecter d’éventuels dommages
3 personnes
16
Déterminer les prix de vente
2 personnes
17
Poser les étiquettes de prix
3 personnes
18
Emballer les livres par genre
3 personnes
19
Commander de l’argent liquide
20
Tester le terminal de paiement
21
Vérifier la liste des courses
22
Faire les courses
2 personnes
23
Numéroter les tables de livres à l'avance
24
Créer les panneaux d'information et les listes de prix
25
Transporter les livres sur le lieu
4 personnes
26
Préparer la caisse et les moyens de paiement
2 personnes
27
Installer les tables
4 personnes
28
Installer des chaises et des zones de repos
2 personnes
29
Disposer les livres par genre
6 personnes
30
Aménager un coin livres pour enfants
2 personnes
31
Aménager la caisse et le comptoir d’information
2 personnes
32
Installer le point café et thé
2 personnes
33
Mettre les boissons au frais
2 personnes
34
Installer les panneaux d’information
2 personnes
35
Dégager les voies de circulation et les issues de secours
2 personnes
36
Remplir la caisse avec la mise de départ
2 personnes
37
Briefer les bénévoles
2 personnes
38
Vérifier les toilettes

Événement

39
Gérer l'entrée et le vestiaire
2 personnes
40
Accueillir les visiteurs
2 personnes
41
Répondre aux questions sur les livres
3 personnes
42
Vendre et encaisser les livres
3 personnes
43
Servir le café et le thé
2 personnes
44
Réapprovisionner les boissons
45
Maintenir les tables à livres en ordre
2 personnes
46
Mettre de côté les livres vendus
47
Réapprovisionner les tables
2 personnes
48
Vider les poubelles
49
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
50
Vérifier la caisse en cours de journée
2 personnes
51
Annoncer le dernier tour de vente
52
Clôturer les ventes
2 personnes

Suivi

53
Clôturer la caisse et compter l'argent
2 personnes
54
Trier les livres restants
4 personnes
55
Emballer les livres dans des cartons
4 personnes
56
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
57
Ranger le point café
2 personnes
58
Faire la vaisselle
2 personnes
59
Collecter et évacuer les déchets
2 personnes
60
Nettoyer le lieu
3 personnes
61
Retirer la décoration
2 personnes
62
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
63
Faire don des livres restants
2 personnes
64
Traiter la recette administrativement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 40
Tables pliantesqté 2
Bibliothèquesqté 4
Tabouretsqté 6

Matériel de vente

Livresqté 600
Boîtes en carton pour livresqté 35
Étiquettes de prixqté 700
Étiquettes de prixqté 40
Cartes de numéros de tableqté 12
Tiroir-caisse
Caisse
Terminal de paiement
Sacs de coursesqté 250
Papier cadeauqté 4
Dévidoirs de ruban adhésifqté 3
Ciseauxqté 4
Marqueurs épaisqté 12
Presse-papiersqté 4
Sets de stylosqté 6
Calculatricesqté 2
Carnets de ticketsqté 3
Formulaires d’inscription des visiteursqté 150
Supports pour clipboardqté 2
Tampon

Décoration

Affiches promotionnellesqté 20
Panneaux d’informationqté 8
Panneaux indicateursqté 10
Panneaux en ardoiseqté 4
Nappesqté 12
Fanions sur le thème des livresqté 4

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 3
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Lampes de pocheqté 4

Vaisselle

Gobelets à café réutilisablesqté 100
Verres à eau réutilisablesqté 100
Assiettes à gâteau réutilisablesqté 100
Petites cuillères réutilisablesqté 100
Plateaux de serviceqté 6
Cuillères de serviceqté 6

Cuisine

Thermosqté 4
Carafeqté 2
Planches à découperqté 2
Couteaux à painqté 2
Plateaux de serviceqté 6

Nettoyage

Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièresqté 2
Seauxqté 3
Chariot de nettoyage

Catering

Courses

Conseils

Commencez par fixer la date, les horaires d’ouverture et l’agencement de la salle. Prévoyez les tables et les chaises avant de communiquer l’événement, car leur disponibilité peut limiter la capacité d’accueil.
Traitez les dons dès leur arrivée : vérifiez l’état de chaque livre, classez-les par genre et mettez de côté les exemplaires invendables. Faites ce tri au moins une semaine avant l’ouverture pour éviter de poser les étiquettes dans l’urgence.
Déterminez les prix après le tri, puis préparez les étiquettes, les listes de prix et les panneaux d’information. Numérotez les tables à l’avance afin que les bénévoles puissent remettre les livres au bon endroit pendant l’installation.
Ne laissez pas les inscriptions et les besoins alimentaires au dernier moment. Fixez une date limite, par exemple 5 à 7 jours avant le marché, puis répartissez les bénévoles selon les créneaux d’accueil, de caisse et de rangement.
Testez le terminal de paiement et commandez l’argent liquide plusieurs jours avant l’événement. Préparez aussi les sacs, les tickets, les calculatrices et une caisse de secours : ce sont des éléments faciles à oublier jusqu’à la première vente.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché du livre ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai permet de fixer le lieu, promouvoir l’événement, recueillir les inscriptions et terminer le tri ainsi que l’étiquetage des livres au moins 7 jours avant l’ouverture.
Quand faut-il trier et étiqueter les livres ?: Commencez le tri dès que les dons sont enregistrés et essayez de terminer au moins une semaine avant le marché. L’étiquetage vient ensuite, une fois les genres séparés et les prix décidés.
Combien de bénévoles faut-il pour un marché du livre ?: Pour un marché de petite ou moyenne taille, prévoyez au minimum 1 personne à l’accueil, 1 à la caisse et 2 pour l’installation et le rangement par créneau. Ajoutez des renforts pendant la première heure, souvent la plus chargée.
Que faut-il préparer pour encaisser les ventes ?: Préparez une caisse, de l’argent liquide, un terminal de paiement testé, des tickets et au moins une calculatrice. Vérifiez le matériel 2 à 3 jours avant et gardez les listes de prix près de chaque table.

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