Zo organiseer je een overzichtelijke boekenmarkt

Begin met de datum, openingstijden en locatie voordat je boeken inzamelt of reclame maakt. Leg daarna de verkoopvoorwaarden vast, registreer donaties en plan wie helpt bij sorteren, opbouwen en afrekenen. Sorteer de boeken per genre, controleer ze op beschadigingen en breng prijsstickers aan voordat alles naar de locatie gaat. Op de dag zelf maken genummerde tafels, duidelijke prijslijsten en een getest betaalapparaat het verschil tussen rustig verkopen en zoeken naar spullen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en openingstijden vastleggen
2
Locatie en zaalindeling vastleggen
2 personen
3
Verkoopvoorwaarden opstellen
4
Boekendonaties registreren
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Evenement online publiceren
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Vrijwilligers indelen
10
Tafels en stoelen reserveren
11
Koffie- en theebenodigdheden reserveren
12
Promotieposters ontwerpen
13
Promotieposters ophangen
2 personen
14
Boeken sorteren op genre
4 personen
15
Boeken controleren op beschadiging
3 personen
16
Verkoopprijzen bepalen
2 personen
17
Prijsstickers aanbrengen
3 personen
18
Boeken per genre verpakken
3 personen
19
Contant geld bestellen
20
Betaalapparaat testen
21
Boodschappenlijst controleren
22
Boodschappen doen
2 personen
23
Boekentafels vooraf nummeren
24
Infoborden en prijslijsten maken
25
Boeken naar locatie vervoeren
4 personen
26
Kassa en betaalmiddelen klaarleggen
2 personen
27
Tafels opstellen
4 personen
28
Stoelen en rustplekken plaatsen
2 personen
29
Boeken per genre uitstallen
6 personen
30
Kinderboekenhoek inrichten
2 personen
31
Kassa- en informatiebalie inrichten
2 personen
32
Koffie- en theepunt opbouwen
2 personen
33
Dranken koud zetten
2 personen
34
Infoborden ophangen
2 personen
35
Looproutes en nooduitgangen vrijmaken
2 personen
36
Kassa met startgeld vullen
2 personen
37
Vrijwilligers instrueren
2 personen
38
Toiletten controleren

Event

39
Entree en garderobe bemannen
2 personen
40
Bezoekers welkom heten
2 personen
41
Boekenvragen beantwoorden
3 personen
42
Boeken verkopen en afrekenen
3 personen
43
Koffie en thee serveren
2 personen
44
Dranken bijvullen
45
Boekentafels netjes houden
2 personen
46
Verkochte boeken apart zetten
47
Voorraad bij de tafels aanvullen
2 personen
48
Afvalbakken legen
49
Toiletten tussentijds controleren
50
Kassa tussentijds controleren
2 personen
51
Laatste verkoopronde aankondigen
52
Verkoop afsluiten
2 personen

Nazorg

53
Kassa afsluiten en geld tellen
2 personen
54
Overgebleven boeken sorteren
4 personen
55
Boeken in dozen verpakken
4 personen
56
Tafels en stoelen afbouwen
4 personen
57
Koffiepunt opruimen
2 personen
58
Servies afwassen
2 personen
59
Afval verzamelen en afvoeren
2 personen
60
Locatie schoonmaken
3 personen
61
Decoratie verwijderen
2 personen
62
Geleende materialen retourneren
2 personen
63
Overgebleven boeken doneren
2 personen
64
Opbrengst administratief verwerken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 40
Klaptafelsaantal 2
Boekenkastenaantal 4
Krukkenaantal 6

Verkoopmateriaal

Boekenaantal 600
Kartonnen boekendozenaantal 35
Prijsstickersaantal 700
Prijskaartjesaantal 40
Tafelnummerkaartenaantal 12
Kassalade
Geldkist
Betaalterminal
Winkeltassenaantal 250
Inpakpapieraantal 4
Plakbanddispensersaantal 3
Scharenaantal 4
Dikke stiftenaantal 12
Klembordenaantal 4
Pennensetsaantal 6
Rekenmachinesaantal 2
Bonnenboekjesaantal 3
Bezoekersregistratieformulierenaantal 150
Clipboardstandaardsaantal 2
Stempel

Decoratie

Promotiepostersaantal 20
Infobordenaantal 8
Pijlbordenaantal 10
Krijtbordenaantal 4
Tafelkledenaantal 12
Boekenthema-vlaggetjesaantal 4

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 3
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Handlampenaantal 4

Servies

Herbruikbare koffiebekersaantal 100
Herbruikbare waterglazenaantal 100
Herbruikbare gebaksbordjesaantal 100
Herbruikbare lepeltjesaantal 100
Serveerschalenaantal 6
Serveerlepelsaantal 6

Keuken

Thermoskannenaantal 4
Schenkkanaantal 2
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Serveerplateausaantal 6

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 3
Schoonmaakkar

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de aanvoer in twee momenten: registreer donaties zodra ze binnenkomen en sorteer de boeken pas definitief nadat de inzameltermijn is gesloten. Zo voorkom je dat dezelfde dozen meerdere keren worden uitgezocht.
Maak per genre een aparte tafel of boekenkast en nummer die vooraf. Zet op elk nummer een duidelijk infobord, zodat bezoekers niet telkens hoeven te vragen waar romans, kinderboeken of non-fictie liggen.
Controleer contant geld en het betaalapparaat minstens één dag vooraf. Leg een kassalade of geldkist, bonnenboekjes, rekenmachine en wisselgeld samen klaar op één vaste kassaplaats.
Plak prijsstickers voordat je de boeken per genre verpakt. Houd daarnaast een prijslijst bij voor beschadigde of lastig te prijzen exemplaren; die worden anders vaak pas tijdens de verkoop besproken.
Regel vervoer en opbouw niet alleen voor het laatste uur. Plan voldoende helpers om dozen, tafels en boekenkasten te verplaatsen en houd tassen, inpakpapier, plakband en scharen bij de kassa.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een boekenmarkt organiseren?: Leg datum, openingstijden en locatie bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Gebruik de eerste 2 weken daarna voor verkoopvoorwaarden, donatieregistratie en het werven van vrijwilligers.
Hoe sorteer je boeken voor een boekenmarkt?: Sorteer eerst op hoofdgenres en maak daarna eventueel kleinere groepen, zoals kinderboeken of kookboeken. Controleer elk boek op beschadiging voordat je de prijssticker aanbrengt; reserveer hiervoor minimaal één volledige sorteersessie.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een boekenmarkt?: Plan minimaal één vrijwilliger voor de kassa, één voor bezoekersvragen en twee voor aanvullen en opruimen. Bij meerdere zalen of een grote boekvoorraad heb je per extra verkoopruimte minstens twee extra helpers nodig.
Wanneer test je de betaling en maak je de prijslijsten?: Test het betaalapparaat uiterlijk één dag voor de markt en maak de infoborden en prijslijsten zodra alle prijzen zijn vastgesteld. Leg reservepennen, rekenmachines en bonnenboekjes bij de kassa voordat de deuren opengaan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.