Checklist pour organiser un Marché du DVD
Un Marché du DVD demande une préparation précise, surtout pour répartir les tables, identifier les stands et organiser les ventes. Commence par réserver le lieu et fixer les conditions de vente, puis ouvre les inscriptions et confirme chaque participant. Avant le jour J, inventorie les DVD proposés, prépare les prix et teste tous les postes de lecture. Cette checklist t’aide à suivre l’ordre des tâches, sans oublier la caisse, les branchements ni l’orientation des visiteurs.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Réserver le lieu
Rédiger les conditions de vente
2 personnes
Inviter les participants
2 personnes
Publier les informations aux visiteurs
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Attribuer les tables de vente
2 personnes
Envoyer les confirmations
Accrocher les affiches promotionnelles
2 personnes
Inventorier l’offre de DVD
2 personnes
Préparer les numéros des boxes
Préparer les étiquettes de prix
2 personnes
Préparer les consignes de caisse
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Prévoir la caisse
Tester les lecteurs DVD
2 personnes
Trier le matériel de vente
2 personnes
Préparer les panneaux d’itinéraire
Événement
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer l’alimentation électrique
2 personnes
Monter les postes de test DVD
2 personnes
Installer les numéros de stand
2 personnes
Répartir les tables de vente
3 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Installer les caisses
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
2 personnes
Tenir le stand d’information
Accueil des vendeurs
3 personnes
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Tenir la caisse
2 personnes
Soutenir les vendeurs
2 personnes
Vérifier les stations de test
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Réapprovisionner le café et le thé
Vider les poubelles
Clôturer temporairement la caisse
2 personnes
Annoncer le dernier tour de vente
Faire le check-out des vendeurs
2 personnes
Suivi
Fermer les caisses
2 personnes
Rassembler les DVD et le matériel
4 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tables pliantesqté 12
- Chaisesqté 16
- Présentoirsqté 4
- Bacs en plastiqueqté 30
- Nappesqté 12
Équipement
- Lecteurs DVDqté 2
- Écransqté 2
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 6
- Rallonges à enrouleurqté 2
- Enceinte portable
Éclairage
- Lampes LEDqté 4
Décoration
- Banderole du marché du DVDqté 2
- Panneaux directionnelsqté 8
- Numéros des standsqté 20
- Présentoirs de tableqté 12
- Guirlandes lumineusesqté 4
Matériel de vente
- Caissesqté 2
- Carnets de caisseqté 2
- Étiquettes de prixqté 6
- Stylosqté 20
- Presse-papiersqté 6
- Calculatricesqté 3
- Cartons de déménagementqté 30
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 80
- Tasses à caféqté 40
- Assiettesqté 50
- Couvertsqté 50
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Glacièresqté 3
Nettoyage
- Poubellesqté 6
- Seauxqté 2
- Serpillièresqté 2
- Balaisqté 2
- Balayette et pelleqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Lance les inscriptions dès que le lieu est réservé et fixe une date limite de réponse au moins 10 jours avant le marché. Tu auras ainsi le temps d’attribuer les tables et d’envoyer les confirmations.
- Prépare les numéros de stand et les étiquettes de prix au moins 2 jours avant l’installation. Les vendeurs pourront s’installer sans attendre et les visiteurs identifieront plus facilement les emplacements.
- Teste chaque lecteur DVD avec un écran et les câbles prévus la veille. Prévois au moins un poste de test complet par zone dédiée, avec une rallonge et une multiprise sécurisées.
- Installe les tables, les chaises et les postes de test avant l’ouverture, puis garde 30 minutes pour vérifier les branchements et les panneaux directionnels. Les câbles qui traversent un passage doivent être protégés ou déplacés.
- Prépare une caisse par point de vente et vérifie les carnets de caisse, les calculatrices, les stylos et les étiquettes avant l’arrivée des vendeurs. Une feuille de consignes remise à chaque responsable évite les décisions improvisées.
Questions fréquentes
- Quand commencer à organiser un Marché du DVD ?
- Commence au moins 4 semaines avant la date prévue. Réserve d’abord le lieu et rédige les conditions de vente, puis ouvre les inscriptions et garde les 10 derniers jours pour les confirmations, l’attribution des tables et la communication aux visiteurs.
- Combien de temps prévoir pour installer un Marché du DVD ?
- Prévois au minimum 3 heures avant l’ouverture si les tables, les chaises, les stands et les postes de test doivent être installés sur place. Ajoute 30 minutes de contrôle final pour les branchements, la caisse et la signalétique.
- Quand tester les lecteurs DVD et les écrans ?
- Teste-les la veille, puis refais un contrôle rapide le matin même. Vérifie chaque lecteur avec son écran, une rallonge et une multiprise afin de repérer un câble manquant ou un appareil défectueux avant l’arrivée du public.
- Comment organiser les inscriptions des vendeurs ?
- Fixe une date limite d’inscription au moins 10 jours avant le Marché du DVD. Recueille les besoins alimentaires au même moment, attribue ensuite les tables et envoie une confirmation avec le numéro du stand et les horaires d’installation.
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