Organiser un marché de printemps sans rien oublier

Un marché de printemps se prépare d’abord sur papier : date, horaires, lieu et autorisation doivent être fixés avant de contacter les exposants. Ensuite, construis le plan des stands, suis les inscriptions et confirme les besoins de chaque participant. Les derniers jours servent surtout à vérifier la météo, les stocks, les paiements et l’installation. Ce déroulé t’aide à avancer dans le bon ordre et à éviter les oublis qui compliquent l’ouverture.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et les horaires d'ouverture
2 personnes
2
Réserver le lieu du marché
3
Demander l’autorisation nécessaire
4
Contacter les exposants
2 personnes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Lancer la promotion
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Établir la répartition des stands
2 personnes
10
Confirmer les réservations
11
Planifier les bénévoles
2 personnes
12
Confirmer les accords avec les fournisseurs
13
Vérifier les prévisions météo
14
Communiquer l’itinéraire et le stationnement
15
Préparer les moyens de paiement
2 personnes
16
Vérifier la liste des stocks
2 personnes
17
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
18
Imprimer le plan et les panneaux
19
Créer les étiquettes de stand
2 personnes
20
Imprimer le déroulé
21
Faire les courses
3 personnes
22
Stocker les provisions au frais
2 personnes
23
Préparer les en-cas
3 personnes
24
Trier la décoration
2 personnes
25
Préparer la monnaie
26
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
27
Contrôler le site
2 personnes
28
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
29
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
30
Monter les tentes de réception
6 personnes
31
Installer les tables
4 personnes
32
Installer les chaises
3 personnes
33
Répartir les stands
4 personnes
34
Installer l'éclairage
3 personnes
35
Suspendre la décoration
4 personnes
36
Installer la signalisation
2 personnes
37
Raccorder le matériel audio
2 personnes
38
Mettre en place le point café
2 personnes
39
Aménager le point buffet
3 personnes
40
Remplir les glacières
2 personnes
41
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
42
Disposer les amuse-bouches
3 personnes
43
Réceptionner les supports de stand
3 personnes
44
Instruire les tenanciers de stand
2 personnes
45
Vérifier les toilettes
2 personnes
46
Aménager le poste d'entrée
2 personnes
47
Effectuer le contrôle d’ouverture
3 personnes

Événement

48
Accueillir les visiteurs
3 personnes
49
Tenir le point d'information
2 personnes
50
Soutenir les exposants
2 personnes
51
Servir le café et le thé
2 personnes
52
Servir des amuse-bouches
3 personnes
53
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
54
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
55
Vider les poubelles
2 personnes
56
Nettoyer les toilettes entre-temps
2 personnes
57
Récupérer la vaisselle utilisée
2 personnes
58
Vérifier l'éclairage
59
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
60
Clore la vente et la musique
3 personnes

Suivi

61
Faire décharger les exposants
3 personnes
62
Réfrigérer les restes
2 personnes
63
Faire la vaisselle
3 personnes
64
Rassembler les déchets
3 personnes
65
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
66
Démonter les tentes de fête
6 personnes
67
Retirer la décoration
3 personnes
68
Balayer et nettoyer le lieu
4 personnes
69
Rapporter le matériel
4 personnes
70
Rendre les articles empruntés
2 personnes
71
Ranger les stocks au frais
2 personnes
72
Vérifier à nouveau les toilettes
73
Sécuriser les objets trouvés
74
Évacuer les déchets résiduels
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 12
Tables pliantesqté 16
Chaises pliantesqté 80
Tables de bièreqté 8
Tapis de standqté 12
Tables de caisseqté 3
Glacièresqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 120
Assiettesqté 150
Assiettes à pâtisserieqté 120
Couvertsqté 150
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12
Petits bolsqté 20
Pichets à laitqté 6
Sucriersqté 6

Équipement

Machines à caféqté 4
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Système de sonorisation
Microphonesqté 2
Terminaux de paiementqté 4
Chariots à mainqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et couteaux à painqté 8
Verres doseursqté 4
Saladiersqté 6
Pains de glaceqté 30
Papier aluminiumqté 4
Boîtes de conservationqté 20
Cuillères de serviceqté 12

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Fleurs en papierqté 80
Décorations de tableqté 20
Étiquettes de standqté 12
Badges nominatifsqté 30
Panneaux en ardoiseqté 12
Marqueursqté 12

Éclairage

Guirlandes LEDqté 8
Lanternes LEDqté 12
Piles de rechangeqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 10
Balayette et pelleqté 4
Raclettes de solqté 2
Seauxqté 4
Épongesqté 12
Chiffons microfibresqté 20

Catering

Courses

Conseils

Commence 8 à 12 semaines avant l’ouverture par le lieu, les horaires et l’autorisation nécessaire. Sans ces trois éléments confirmés, la promotion et les invitations risquent de devoir être modifiées.
Demande aux exposants leurs besoins alimentaires, électriques et d’espace dès l’inscription. Établis ensuite la répartition des stands, puis envoie un plan avec l’itinéraire et les possibilités de stationnement au moins 7 jours avant le marché.
Prévois l’installation en zones : stands, caisse, accueil, boissons et circulation. Les tables pliantes, tentes, glacières et chariots à main doivent être disponibles avant le jour J, avec une marge d’au moins 30 minutes pour les imprévus.
Vérifie les paiements 2 à 3 jours avant : terminaux chargés, monnaie préparée et moyens de paiement testés. Prépare aussi les badges, étiquettes de stand, panneaux et déroulé imprimés en plusieurs exemplaires.
Consulte la météo 48 heures avant, puis le matin même. Stocke les provisions au frais, regroupe les en-cas et prépare les machines à café, bouilloires, thermos, gobelets et vaisselle avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché de printemps ?: Prévois idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu, obtenir l’autorisation, recruter les exposants, lancer les invitations et confirmer le matériel.
Quand faut-il contacter les exposants pour un marché de printemps ?: Contacte-les 6 à 8 semaines avant la date prévue. Fixe une date limite d’inscription environ 3 semaines avant l’ouverture afin de finaliser les stands, les badges et les besoins alimentaires.
Que faut-il vérifier la veille d’un marché de printemps ?: La veille, vérifie les prévisions météo, les stocks, les paiements, la monnaie et les accords avec les fournisseurs. Imprime aussi le plan, les panneaux et le déroulé, puis place les provisions au frais.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer les stands ?: Réserve au moins 2 heures avant l’ouverture pour installer les tentes, tables, chaises, étiquettes et zones de caisse. Ajoute 30 minutes si le lieu est grand ou si plusieurs fournisseurs doivent livrer sur place.

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