Organiser un marché agricole sans rien laisser au dernier moment

Un marché agricole se prépare d’abord comme une installation, puis comme un accueil du public. Commencez par confirmer la date, le lieu et les autorisations avant de réserver les stands et de solliciter les fournisseurs. Les inscriptions des exposants permettent ensuite de construire un plan réaliste, avec leurs besoins électriques et alimentaires. La dernière semaine sert surtout à confirmer, acheter, refroidir les boissons et vérifier que chaque information est visible sur place.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Réserver les stands du marché
3
Vérifier les autorisations
4
Vérifier l’assurance
5
Contacter les fournisseurs
2 personnes
6
Définir les conditions de vente
2 personnes
7
Créer le formulaire des participants
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Traiter les inscriptions
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Confirmer l'alimentation électrique
12
Organiser l’enlèvement des déchets
13
Préparer les informations de parking
14
Créer le plan
15
Partager la répartition du marché
16
Préparer les panneaux de prix
2 personnes
17
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
18
Préparer la salade de la caisse
19
Vérifier les moyens de paiement
20
Vérifier la liste des stocks
2 personnes
21
Finaliser la liste de courses
22
Vérifier les prévisions météo
23
Rappeler les fournisseurs
24
Faire les courses
2 personnes
25
Refroidir les boissons
2 personnes
26
Remplir les glacières
2 personnes
27
Préparer le stock de café
28
Rassembler le matériel
3 personnes
29
Contrôler le site
2 personnes
30
Accueillir les fournisseurs
3 personnes
31
Monter les stands de marché
5 personnes
32
Installer les tables et les chaises
4 personnes
33
Brancher l’électricité
2 personnes
34
Installer l'éclairage
3 personnes
35
Faire déballer les fournisseurs
3 personnes
36
Disposer les produits
6 personnes
37
Installer les panneaux de prix
2 personnes
38
Installer les panneaux de parcours
2 personnes
39
Mettre en place le point café
2 personnes
40
Préparer des amuse-bouches
3 personnes
41
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
42
Installer la caisse
2 personnes
43
Vérifier les toilettes
44
Effectuer la ronde de sécurité
2 personnes

Événement

45
Accueillir les visiteurs
3 personnes
46
Tenir le point d'information
2 personnes
47
Servir le café et le thé
2 personnes
48
Servir des amuse-bouches
3 personnes
49
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
50
Vider les poubelles
2 personnes
51
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
52
Garder les tables propres
2 personnes
53
Vérifier l'éclairage
54
Saluer les fournisseurs au départ
2 personnes
55
Clôturer la caisse
2 personnes
56
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

57
Emballer les produits
5 personnes
58
Démonter les stands du marché
5 personnes
59
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
60
Faire la vaisselle
2 personnes
61
Trier les déchets
3 personnes
62
Nettoyer le site
4 personnes
63
Couper l’électricité
2 personnes
64
Vérifier le matériel
2 personnes
65
Rendre le matériel loué
2 personnes
66
Ranger le stock restant
2 personnes
67
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes
68
Nettoyer le point café
2 personnes
69
Faire évacuer les déchets

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 12
Tentes de réceptionqté 4
Tablesqté 18
Chaises pliantesqté 40
Tables de bièreqté 6
Tabouretsqté 12
Table de caisse
Barrières de sécuritéqté 10

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 100
Assiettesqté 100
Couteauxqté 100
Fourchettesqté 100
Cuillèresqté 100
Cuillères de serviceqté 12
Planches de serviceqté 12

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Multiprisesqté 6
Rallongesqté 8
Rallonges à enrouleurqté 3
Microphone à main
Terminal de paiementqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 4
Verres doseursqté 4
Pinces de serviceqté 12
Petits bolsqté 24
Thermosqté 6
Pains de glaceqté 30

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Caisses de fermeqté 20
Chemins de table en juteqté 12
Panneaux en ardoiseqté 16
Porte-affiches de prixqté 30
Décoration de tableqté 18

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes LEDqté 12
Pilesqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 12
Balaiqté 4
Éléments pharesqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 8

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le lieu avant d’envoyer les invitations : vérifiez les autorisations, l’assurance et les conditions de vente au moins 6 à 8 semaines avant le marché.
Demandez aux exposants leurs besoins dès l’inscription. Regroupez les réponses avant de créer le plan, notamment pour l’électricité, les tables, les tentes et l’accès au parking.
Préparez le plan du marché après avoir traité les inscriptions, puis partagez la répartition avec les exposants au plus tard 7 jours avant l’ouverture. Prévoyez aussi les panneaux de direction et les prix.
Ne laissez pas les paiements au jour J : testez le terminal de paiement, vérifiez la caisse et préparez une solution de secours au moins 48 heures avant. Une table de caisse placée près de l’entrée simplifie l’accueil.
Consultez les prévisions météo 3 à 5 jours avant, puis rappelez les fournisseurs. Faites les courses à temps et mettez les boissons au frais plusieurs heures avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché agricole ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de confirmer le lieu, les autorisations, l’assurance, les exposants, les fournisseurs et le matériel.
Quand faut-il envoyer les invitations aux exposants ?: Envoyez-les environ 5 à 6 semaines avant le marché, avec un formulaire d’inscription. Fixez une date limite 2 à 3 semaines avant l’événement pour traiter les réponses et finaliser le plan.
Que faut-il vérifier la veille d’un marché agricole ?: Vérifiez les prévisions météo, les stocks, les moyens de paiement, l’alimentation électrique et le retrait des déchets. Confirmez aussi les fournisseurs et placez les boissons au frais plusieurs heures à l’avance.
Comment organiser l’électricité sur un marché agricole ?: Recueillez les besoins électriques lors des inscriptions, puis confirmez la puissance et les points de branchement au moins 7 jours avant. Prévoyez des rallonges, des multiprises et des rallonges à enrouleur adaptées.

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