Organiser un marathon urbain, étape par étape

Un marathon urbain se prépare d’abord comme un projet de circulation et de sécurité, puis comme une course. Commence par fixer la date, sécuriser les lieux de départ et d’arrivée et faire valider le parcours avant d’ouvrir les inscriptions. Ensuite, coordonne le soutien médical, les agents de circulation, les bénévoles, le chronométrage et les ravitaillements. Les dernières semaines servent surtout à vérifier les dossards, le matériel et chaque poste sur le terrain.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date de l'événement
2 personnes
2
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
2 personnes
3
Concevoir le parcours du marathon
3 personnes
4
Demander l’autorisation de parcours
2 personnes
5
Soumettre le plan de circulation
2 personnes
6
Réserver un soutien médical
2 personnes
7
Gérer le suivi du temps
2 personnes
8
Planifier les agents de circulation
2 personnes
9
Recruter des bénévoles
3 personnes
10
Ouvrir le formulaire d’inscription
2 personnes
11
Envoyer les invitations
2 personnes
12
Publier la carte du parcours
2 personnes
13
Traiter les inscriptions
2 personnes
14
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
15
Commander les dossards
2 personnes
16
Commander le design des médailles
2 personnes
17
Réserver le catering
2 personnes
18
Réserver les boissons
2 personnes
19
Réserver des barrières et des panneaux de circulation
2 personnes
20
Réserver les tentes et le mobilier
2 personnes
21
Envoyer le briefing des bénévoles
2 personnes
22
Vérifier les dossards
2 personnes
23
Effectuer un contrôle du parcours
3 personnes
24
Définir les postes de circulation
2 personnes
25
Répartir les points d’eau
2 personnes
26
Trier les médailles de finisher
2 personnes
27
Imprimer la liste des participants
2 personnes
28
Composer les kits de démarrage
6 personnes
29
Vérifier les courses
2 personnes
30
Faire les courses
3 personnes
31
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
32
Inspecter le trajet à l’avance
3 personnes
33
Balisage du sas de départ
4 personnes
34
Monter l’arche d’arrivée
4 personnes
35
Monter les tentes
6 personnes
36
Installer les tables et les chaises
6 personnes
37
Installer les comptoirs d’inscription
4 personnes
38
Préparer les kits de départ
4 personnes
39
Installer le système de chronométrage
3 personnes
40
Tester le système de sonorisation
2 personnes
41
Mettre en place les points d’eau
8 personnes
42
Installer les panneaux de parcours
6 personnes
43
Installer des barrières de circulation
8 personnes
44
Préparer le matériel de premiers secours
3 personnes

Événement

45
Inscrire les participants
8 personnes
46
Distribuer les dossards
6 personnes
47
Gérer la prise en charge des bagages
4 personnes
48
Encadrer le sas de départ
6 personnes
49
Donner le briefing d'ouverture
2 personnes
50
Lancer le marathon
4 personnes
51
Tenir les postes d’eau
16 personnes
52
Réapprovisionner les boissons
8 personnes
53
Tenir les postes de circulation
12 personnes
54
Vérifier le balisage du parcours
4 personnes
55
Accueillir les finisseurs
6 personnes
56
Remettre les médailles
4 personnes
57
Servir le catering d’arrivée
6 personnes
58
Garder la zone d'arrivée propre
4 personnes
59
Gérer la distribution des bagages
4 personnes
60
Enregistrer les objets perdus
2 personnes
61
Enregistrer l’heure de fin
3 personnes
62
Accompagner les derniers participants
4 personnes
63
Fermer officiellement l’arrivée
2 personnes

Suivi

64
Rassembler les panneaux d'itinéraire
6 personnes
65
Rassembler les barrières de circulation
8 personnes
66
Réduire le suivi du temps
3 personnes
67
Démonter les tentes
6 personnes
68
Démonter le mobilier
6 personnes
69
Rassembler les déchets
6 personnes
70
Nettoyer le lieu
6 personnes
71
Rapporter le matériel
4 personnes
72
Retourner le matériel loué
3 personnes
73
Rendre le matériel emprunté
3 personnes
74
Stocker les restes alimentaires
2 personnes
75
Faire la vaisselle
4 personnes
76
Publier les résultats
2 personnes
77
Informer les participants
2 personnes
78
Gérer les objets trouvés
2 personnes
79
Vérifier les factures
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 6
Tables pliantesqté 24
Chaises pliantesqté 40
Tabourets de barqté 12
Poubellesqté 24
Portants à vêtementsqté 4

Matériel de sport

Numéros de départqté 1200
Bracelets de dossardqté 1200
Médailles de finisherqté 1200
Gobeletsqté 10000
Bidonsqté 1200
Épongesqté 1500
Glacièresqté 18
Bidons d'eauqté 30
Casiers pliablesqté 40
Arche d'arrivée
Tapis de chronométrageqté 4
Lecteurs de codes-barresqté 6
Flèches de directionqté 80
Bornes kilométriquesqté 43
Panneaux d'avertissementqté 30
Cônes de signalisationqté 120
Barrières de fouleqté 180
Ruban de balisageqté 20
Pistolet de départ
Chronomètresqté 12
Cartes d'itinéraireqté 50
Presse-papiersqté 20
Stylosqté 100
Talkies-walkiesqté 20
Batteries externesqté 12
Lampes de pocheqté 20
Parapluiesqté 10
Couverturesqté 30
Trousses de premiers secoursqté 6
Couvertures de survieqté 100
Gants en nitrileqté 500
Flèches de signalisationqté 60

Équipement

Ordinateurs portablesqté 6
Tablettesqté 8
Imprimantesqté 3
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 12
Chargeurs mobilesqté 12
Enceintes mobilesqté 2
Microphonesqté 2
Mégaphonesqté 4
Lampes de pocheqté 12

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Guirlandes lumineusesqté 8
Pilesqté 80

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 600
Assiettesqté 500
Couvertsqté 500
Tasses à caféqté 150
Pichets de serviceqté 30
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Thermosqté 12
Bouilloiresqté 4
Réfrigérateursqté 4
Planches à découperqté 8
Couteaux de chefqté 8
Pincesqté 12
Louchesqté 12
Pains de glaceqté 60

Décoration

Rubans de ligne de départqté 2
Tentures de scèneqté 4
Bannières sponsorsqté 20
Drapeauxqté 30
Cônesqté 40

Nettoyage

Sets de balaiqté 6
Pinces à déchetsqté 8
Seauxqté 8
Serpillièresqté 8
Épongesqté 20
Chiffons réutilisablesqté 30
Distributeurs de savon pour les mainsqté 12
Pompes de désinfectionqté 12
Distributeurs de papierqté 12

Catering

Courses

Conseils

Fais valider le parcours et le plan de circulation avant de publier la carte ou d’ouvrir les inscriptions. Prévois une marge pour les demandes de modification des autorités.
Dimensionne les bénévoles par poste, pas seulement selon le nombre total de participants. Prépare un briefing écrit et envoie-le au moins 7 jours avant la course, avec les horaires et les contacts.
Répartis les points d’eau sur tout le parcours et vérifie l’accès des équipes de ravitaillement. Prévois des gobelets, bidons, glacières et éponges en fonction du nombre de coureurs et de la météo attendue.
Teste le chronométrage avant le jour J : tapis de chronométrage, lecteurs de codes-barres, chronomètres et dossards doivent être contrôlés ensemble. Garde une solution de secours sur place et une personne responsable du suivi du temps.
Organise le montage en deux temps : installe les barrières, panneaux, flèches, bornes kilométriques et tentes avant le contrôle final du parcours, puis vérifie chaque poste la veille ou tôt le matin. Les talkies-walkies et les listes imprimées évitent de dépendre d’un seul téléphone.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marathon urbain ?: Prévois au moins 6 à 9 mois pour un marathon en ville. Ce délai permet d’obtenir les autorisations, de coordonner la circulation et le soutien médical, de recruter les bénévoles et de commander les dossards et médailles.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions pour un marathon urbain ?: Ouvre les inscriptions une fois le parcours, les autorisations principales, les lieux de départ et d’arrivée et le dispositif de sécurité confirmés. En pratique, cela peut se faire environ 3 à 6 mois avant la course, afin de traiter les besoins alimentaires et de dimensionner le ravitaillement.
Combien de bénévoles faut-il pour un marathon urbain ?: Le nombre dépend du parcours et du nombre de carrefours à sécuriser, mais compte au minimum une personne par poste de circulation, plus des équipes pour les ravitaillements, l’accueil, les dossards et l’arrivée. Établis la répartition définitive 2 à 3 semaines avant l’événement et confirme-la 7 jours avant.
Quand vérifier le parcours d’un marathon ?: Effectue un contrôle complet 1 à 2 semaines avant la course, puis une dernière vérification le jour J avant l’arrivée des coureurs. Contrôle notamment les flèches, barrières, cônes, panneaux d’avertissement, bornes kilométriques, points d’eau et zones accessibles aux secours.

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