Stadtmarathon organisieren: Die richtige Reihenfolge

Ein Stadtmarathon beginnt nicht mit der Anmeldung, sondern mit Datum, Start- und Zielort sowie einer realistisch genehmigungsfähigen Strecke. Danach folgen Routenfreigabe, Verkehrsplan, medizinische Betreuung und Zeitmessung, bevor du Teilnehmer einlädst. Plane Versorgung, Absperrungen und Helfer parallel, weil diese Punkte oft mehrere Wochen Vorlauf benötigen. In der letzten Woche prüfst du Startnummern, Streckenbeschilderung, Wasserstellen und die Aufgabenverteilung vor Ort.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Veranstaltungsdatum festlegen
2 Personen
2
Start- und Zielort reservieren
2 Personen
3
Marathonstrecke entwerfen
3 Personen
4
Routen-Genehmigung beantragen
2 Personen
5
Verkehrsplan einreichen
2 Personen
6
Medizinische Betreuung reservieren
2 Personen
7
Zeiterfassung organisieren
2 Personen
8
Verkehrshelfer einplanen
2 Personen
9
Freiwillige rekrutieren
3 Personen
10
Anmeldeformular öffnen
2 Personen
11
Einladungen verschicken
2 Personen
12
Streckenkarte veröffentlichen
2 Personen
13
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
14
Ernährungswünsche erfassen
2 Personen
15
Startnummern bestellen
2 Personen
16
Medaillendesign bestellen
2 Personen
17
Catering reservieren
2 Personen
18
Getränkeversorgung reservieren
2 Personen
19
Absperrgitter und Verkehrsschilder reservieren
2 Personen
20
Zelte und Mobiliar reservieren
2 Personen
21
Freiwilligen-Briefing versenden
2 Personen
22
Startnummern prüfen
2 Personen
23
Streckenkontrolle durchführen
3 Personen
24
Verkehrsposten ausarbeiten
2 Personen
25
Wasserstellen einteilen
2 Personen
26
Zielmedaillen sortieren
2 Personen
27
Teilnehmerliste ausdrucken
2 Personen
28
Starterpakete zusammenstellen
6 Personen
29
Einkäufe prüfen
2 Personen
30
Einkaufen gehen
3 Personen
31
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
4 Personen
32
Strecke im Voraus inspizieren
3 Personen
33
Startbereich absperren
4 Personen
34
Zielbogen aufbauen
4 Personen
35
Zelte aufbauen
6 Personen
36
Tische und Stühle aufstellen
6 Personen
37
Anmeldebereiche einrichten
4 Personen
38
Startpakete bereitlegen
4 Personen
39
Zeiterfassung installieren
3 Personen
40
Beschallungsanlage testen
2 Personen
41
Wasserstationen aufbauen
8 Personen
42
Wegweiser aufstellen
6 Personen
43
Verkehrsabsperrungen aufstellen
8 Personen
44
Erste-Hilfe-Material bereitstellen
3 Personen

Event

45
Teilnehmer anmelden
8 Personen
46
Startnummern ausgeben
6 Personen
47
Gepäckannahme verwalten
4 Personen
48
Startbereich betreuen
6 Personen
49
Eröffnungsbriefing geben
2 Personen
50
Marathon starten
4 Personen
51
Wasserstationen besetzen
16 Personen
52
Getränke nachfüllen
8 Personen
53
Verkehrsposten besetzen
12 Personen
54
Absperrung der Route kontrollieren
4 Personen
55
Finisher empfangen
6 Personen
56
Medaillen überreichen
4 Personen
57
Verpflegung im Ziel servieren
6 Personen
58
Zielbereich sauber halten
4 Personen
59
Gepäckausgabe organisieren
4 Personen
60
Vermisste Gegenstände erfassen
2 Personen
61
Endzeit erfassen
3 Personen
62
Die letzten Teilnehmer begleiten
4 Personen
63
Ziellinie offiziell schließen
2 Personen

Nachbereitung

64
Wegweiser einsammeln
6 Personen
65
Verkehrsbarrieren sammeln
8 Personen
66
Zeitmessung abbauen
3 Personen
67
Zelte abbauen
6 Personen
68
Mobiliar abbauen
6 Personen
69
Abfall sammeln
6 Personen
70
Location reinigen
6 Personen
71
Materialien zurückbringen
4 Personen
72
Gemietete Ausrüstung zurückgeben
3 Personen
73
Geliehene Materialien zurückbringen
3 Personen
74
Übrig gebliebenes Essen lagern
2 Personen
75
Geschirr abwaschen
4 Personen
76
Ergebnisse veröffentlichen
2 Personen
77
Teilnehmer informieren
2 Personen
78
Fundsachen bearbeiten
2 Personen
79
Rechnungen prüfen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 6
KlappTischeAnz. 24
KlappstühleAnz. 40
BarhockerAnz. 12
AbfallbehälterAnz. 24
KleiderständerAnz. 4

Sportmaterial

StartnummernAnz. 1200
StartnummernbänderAnz. 1200
Finisher-MedaillenAnz. 1200
TrinkbecherAnz. 10000
TrinkflaschenAnz. 1200
SchwämmeAnz. 1500
KühlboxenAnz. 18
WasserkanisterAnz. 30
KlappkistenAnz. 40
Zielbogen
ZeitmessmattenAnz. 4
Barcode-ScannerAnz. 6
WegweiserAnz. 80
KilometerschilderAnz. 43
WarnschilderAnz. 30
VerkehrskegelAnz. 120
AbsperrgitterAnz. 180
AbsperrbandAnz. 20
Startpistole
StoppuhrenAnz. 12
RoutenpläneAnz. 50
KlemmbretterAnz. 20
StifteAnz. 100
FunkgeräteAnz. 20
PowerbanksAnz. 12
TaschenlampenAnz. 20
RegenschirmeAnz. 10
DeckenAnz. 30
Erste-Hilfe-KofferAnz. 6
RettungsdeckenAnz. 100
NitrilhandschuheAnz. 500
Wegweiser-PfeileAnz. 60

Ausstattung

LaptopsAnz. 6
TabletsAnz. 8
DruckerAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 12
Mobile LadegeräteAnz. 12
Mobile LautsprecherAnz. 2
MikrofoneAnz. 2
MegafoneAnz. 4
HandlampenAnz. 12

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 12
LichterkettenAnz. 8
BatterienAnz. 80

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkbecherAnz. 600
TellerAnz. 500
BestecksetsAnz. 500
KaffeetassenAnz. 150
AusgießkannenAnz. 30
ServiertablettsAnz. 12

Küche

ThermoskannenAnz. 12
WasserkocherAnz. 4
KühlschränkeAnz. 4
SchneidebretterAnz. 8
KüchenmesserAnz. 8
ZangenAnz. 12
ServierlöffelAnz. 12
KühlelementeAnz. 60

Dekoration

StartlinienbänderAnz. 2
BühnentücherAnz. 4
SponsorenbannerAnz. 20
FahnenAnz. 30
KegelAnz. 40

Reinigung

BesensetsAnz. 6
MüllgreiferAnz. 8
EimerAnz. 8
WischmopsAnz. 8
SchwämmeAnz. 20
Wiederverwendbare TücherAnz. 30
HandseifenspenderAnz. 12
DesinfektionsspenderAnz. 12
Papier-SpenderAnz. 12

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Strecke und Orte zuerst fest und beantrage die Routengenehmigung frühzeitig. Der Verkehrsplan muss zur tatsächlichen Streckenführung, zu Sperrungen und zu den vorgesehenen Verkehrsposten passen.
Öffne die Anmeldung erst, wenn Startnummern, Zeitmessung und medizinische Betreuung grundsätzlich gesichert sind. Erfasse Ernährungswünsche direkt im Formular, damit die Verpflegung nicht auf Schätzungen beruht.
Plane die Wasserstellen nach Streckenabschnitten und teile für jede Station konkrete Personen, Mengen und Aufbauzeiten ein. Wasserkanister, Trinkbecher, Trinkflaschen, Schwämme und Kühlboxen müssen vor dem Veranstaltungstag an den richtigen Punkten sein.
Schicke das Freiwilligen-Briefing spätestens einige Tage vor dem Marathon und gib jedem Team einen klaren Treffpunkt. Für Verkehrsposten, Wasserstellen, Start, Ziel und Zeitmessung braucht es unterschiedliche Anweisungen und erreichbare Funkgeräte.
Führe am Vortag eine vollständige Streckenkontrolle durch und prüfe dabei Wegweiser, Kilometerschilder, Warnschilder, Absperrgitter und Verkehrskegel. Kontrolliere außerdem Startnummern, Zeitmessmatten, Barcode-Scanner und die Ausgabe der Finisher-Medaillen.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Stadtmarathon organisieren?: Beginne mindestens 6 bis 12 Monate vorher. Genehmigungen, Verkehrsplanung, medizinische Betreuung, Start- und Zielort sowie Helfer benötigen meist mehr Vorlauf als die Anmeldung und das Catering.
Wann sollte die Marathonstrecke genehmigt werden?: Die Strecke sollte mehrere Monate vor dem Start feststehen und mindestens 8 bis 12 Wochen vorher zur Genehmigung eingereicht sein. Rechne zusätzliche Zeit für Änderungen am Verkehrsplan ein.
Wie viele Helfer braucht ein Stadtmarathon?: Plane pro Wasserstelle, Verkehrsposten und Organisationsbereich ein eigenes Team und zusätzlich etwa 10 bis 15 Prozent Reserve ein. Die genaue Zahl hängt von Streckenlänge, Teilnehmerzahl und der Zahl der Straßenquerungen ab.
Was muss man am Tag vor dem Stadtmarathon prüfen?: Kontrolliere die komplette Strecke einmal zu Fuß oder mit dem Fahrzeug und prüfe alle Beschilderungen, Absperrungen und Wasserstellen. Teste außerdem Zeitmessung, Funkgeräte und die Ausgabe der Startnummern mindestens einen Tag vorher.

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