Hoe organiseer je een stadsmarathon?
Begin met de datum, start- en finishlocatie en een haalbare route. Daarna regel je vergunningen, het verkeersplan en medische ondersteuning voordat je de inschrijving opent. Werk vervolgens de deelnemerslogistiek uit: startnummers, tijdregistratie, routecommunicatie, waterposten en vrijwilligers. In de laatste weken draait alles om controleren: route, verkeersposten, materiaal en briefings. Zo voorkom je dat een ontbrekend bord, onduidelijke post of te late levering op de wedstrijddag problemen geeft.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Evenementdatum vastleggen
2 personen
- 2
Start- en finishlocatie reserveren
2 personen
- 3
Marathonroute ontwerpen
3 personen
- 4
Routevergunning aanvragen
2 personen
- 5
Verkeersplan indienen
2 personen
- 6
Medische ondersteuning reserveren
2 personen
- 7
Tijdregistratie regelen
2 personen
- 8
Verkeersbegeleiders inplannen
2 personen
- 9
Vrijwilligers werven
3 personen
- 10
Inschrijfformulier openen
2 personen
- 11
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 12
Routekaart publiceren
2 personen
- 13
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 14
Dieetwensen verzamelen
2 personen
- 15
Startnummers bestellen
2 personen
- 16
Medailleontwerp bestellen
2 personen
- 17
Catering reserveren
2 personen
- 18
Drankvoorziening reserveren
2 personen
- 19
Hekken en verkeersborden reserveren
2 personen
- 20
Tenten en meubilair reserveren
2 personen
- 21
Vrijwilligersbriefing versturen
2 personen
- 22
Startnummers controleren
2 personen
- 23
Routecontrole uitvoeren
3 personen
- 24
Verkeersposten uitwerken
2 personen
- 25
Waterposten indelen
2 personen
- 26
Finishmedailles sorteren
2 personen
- 27
Deelnemerslijst afdrukken
2 personen
- 28
Startpakketten samenstellen
6 personen
- 29
Boodschappen controleren
2 personen
- 30
Boodschappen doen
3 personen
- 31
Materialen naar locatie brengen
4 personen
- 32
Route vooraf inspecteren
3 personen
- 33
Startvak afzetten
4 personen
- 34
Finishboog opbouwen
4 personen
- 35
Tenten opbouwen
6 personen
- 36
Tafels en stoelen plaatsen
6 personen
- 37
Inschrijfbalies inrichten
4 personen
- 38
Startpakketten klaarleggen
4 personen
- 39
Tijdregistratie installeren
3 personen
- 40
Geluidsinstallatie testen
2 personen
- 41
Waterposten opbouwen
8 personen
- 42
Routeborden plaatsen
6 personen
- 43
Verkeershekken plaatsen
8 personen
- 44
EHBO-materialen klaarzetten
3 personen
Event
- 45
Deelnemers aanmelden
8 personen
- 46
Startnummers uitdelen
6 personen
- 47
Bagage-inname beheren
4 personen
- 48
Startvak begeleiden
6 personen
- 49
Openingsbriefing geven
2 personen
- 50
Marathon starten
4 personen
- 51
Waterposten bemannen
16 personen
- 52
Dranken bijvullen
8 personen
- 53
Verkeersposten bemannen
12 personen
- 54
Routeafzetting controleren
4 personen
- 55
Finishers ontvangen
6 personen
- 56
Medailles uitreiken
4 personen
- 57
Finishcatering serveren
6 personen
- 58
Finishgebied schoonhouden
4 personen
- 59
Bagage uitgifte verzorgen
4 personen
- 60
Vermiste spullen registreren
2 personen
- 61
Eindtijd registreren
3 personen
- 62
Laatste deelnemers begeleiden
4 personen
- 63
Finish officieel sluiten
2 personen
Nazorg
- 64
Routeborden verzamelen
6 personen
- 65
Verkeershekken verzamelen
8 personen
- 66
Tijdregistratie afbouwen
3 personen
- 67
Tenten afbreken
6 personen
- 68
Meubilair afbouwen
6 personen
- 69
Afval verzamelen
6 personen
- 70
Locatie schoonmaken
6 personen
- 71
Materialen terugbrengen
4 personen
- 72
Gehuurde spullen retourneren
3 personen
- 73
Geleende materialen terugbrengen
3 personen
- 74
Overgebleven voedsel opslaan
2 personen
- 75
Servies afwassen
4 personen
- 76
Uitslagen publiceren
2 personen
- 77
Deelnemers informeren
2 personen
- 78
Gevonden voorwerpen afhandelen
2 personen
- 79
Facturen controleren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 6
- Inklaptafelsaantal 24
- Klapstoelenaantal 40
- Barkrukkenaantal 12
- Afvalbakkenaantal 24
- Kledingrekkenaantal 4
Sportmateriaal
- Startnummersaantal 1200
- Startnummerbandenaantal 1200
- Finishmedaillesaantal 1200
- Drinkbekersaantal 10000
- Bidonsaantal 1200
- Sponsenaantal 1500
- Koelboxenaantal 18
- Waterjerrycansaantal 30
- Opvouwbare krattenaantal 40
- Finishboog
- Tijdregistratiemattenaantal 4
- Barcodelezersaantal 6
- Routepijlenaantal 80
- Kilometerbordenaantal 43
- Waarschuwingsbordenaantal 30
- Verkeerskegelsaantal 120
- Dranghekkenaantal 180
- Afzetlintaantal 20
- Startpistool
- Stopwatchesaantal 12
- Routekaartenaantal 50
- Klembordenaantal 20
- Pennenaantal 100
- Portofoonsaantal 20
- Powerbanksaantal 12
- Zaklampenaantal 20
- Paraplu'saantal 10
- Dekensaantal 30
- EHBO-koffersaantal 6
- Reddingsdekensaantal 100
- Nitrilhandschoenenaantal 500
- Bewegwijzeringspijlenaantal 60
Apparatuur
- Laptopsaantal 6
- Tabletsaantal 8
- Printersaantal 3
- Verlengkabelsaantal 12
- Stekkerdozenaantal 12
- Mobiele opladersaantal 12
- Mobiele speakersaantal 2
- Microfoonsaantal 2
- Megafoonsaantal 4
- Handlampenaantal 12
Verlichting
- Ledlampenaantal 12
- Lichtslingersaantal 8
- Batterijenaantal 80
Servies
- Herbruikbare drinkbekersaantal 600
- Bordenaantal 500
- Besteksetsaantal 500
- Koffiekopjesaantal 150
- Schenk kannenaantal 30
- Serveerbladenaantal 12
Keuken
- Thermoskannenaantal 12
- Waterkokersaantal 4
- Koelkastenaantal 4
- Snijplankenaantal 8
- Koks messenaantal 8
- Tangenaantal 12
- Opscheplepelsaantal 12
- Koelelementenaantal 60
Decoratie
- Startlijnlintenaantal 2
- Podiumdoekenaantal 4
- Sponsorbannersaantal 20
- Vlaggenaantal 30
- Pionnenaantal 40
Schoonmaak
- Bezemsetsaantal 6
- Vuilnisgrijpersaantal 8
- Emmersaantal 8
- Dweilenaantal 8
- Sponzenaantal 20
- Herbruikbare doekenaantal 30
- Handzeepdispensersaantal 12
- Desinfectiepompjesaantal 12
- Papierdispensersaantal 12
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg de route vast voordat je de inschrijving opent. Controleer op meerdere momenten waar routepijlen, kilometerborden, waarschuwingsborden en dranghekken komen; deelnemers moeten ook bij kruisingen zonder twijfel weten waar ze heen moeten.
- Vraag vergunningen en dien het verkeersplan ruim vóór de wedstrijddatum in. Plan daarna per verkeerspost een verantwoordelijke en reserveer portofoons, verkeerskegels en afzetmateriaal, zodat wijzigingen niet alleen mondeling worden doorgegeven.
- Maak de waterposten onderdeel van het routeplan. Bereken per post de aanvoer van drinkbekers, bidons, waterjerrycans, koelboxen en sponsen en wijs vrijwilligers aan voor opbouw, bijvullen en opruimen.
- Bestel startnummers en finishmedailles pas nadat je een duidelijke deelnemersdeadline hebt vastgesteld. Houd een aparte controlelijst bij voor startnummerbanden, barcodelezers en tijdregistratiematten; zonder die controle ontstaan juist bij de start en finish lange rijen.
- Stuur de vrijwilligersbriefing uiterlijk enkele dagen voor de marathon. Vermeld per ploeg de meldtijd, locatie, portofoonkanaal, routepost en overdracht; plan bovendien een laatste routecontrole en test de tijdregistratie vóór de eerste deelnemer start.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een stadsmarathon organiseren?
- Begin minimaal zes tot negen maanden vooraf met datum, locaties, route en vergunningen. Reserveer medische ondersteuning, verkeersbegeleiders en materiaal zodra de route en wedstrijddatum vaststaan.
- Wanneer moet je een marathonroute en verkeersplan indienen?
- Werk de route eerst volledig uit en dien het verkeersplan daarna in volgens de termijn van de bevoegde gemeente. Reken praktisch op meerdere maanden voorbereiding, zodat je nog tijd hebt voor aanpassingen aan verkeersposten en wegafzettingen.
- Hoeveel waterposten heeft een stadsmarathon nodig?
- Plan waterposten op vaste afstanden die passen bij de route en omstandigheden; controleer daarnaast de bevoorrading per post. Zorg per post voor voldoende bekers, drinkwater, afvalbakken en minimaal één ploeg voor opbouw en opruimen.
- Wanneer moeten vrijwilligers hun briefing krijgen voor een marathon?
- Stuur de briefing uiterlijk drie tot vijf dagen voor de wedstrijddag en plan op de dag zelf een korte mondelinge check-in. Vermeld meldtijd, exacte post, taak, portofoonafspraken en wie verantwoordelijk is bij een incident.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!