Organiser un marathon de montagne, étape par étape

Un marathon de montagne se prépare d’abord sur une carte, puis avec les autorités et les responsables du site. Fixez l’itinéraire et la date avant de réserver le départ, l’arrivée, le chronométrage ou le soutien médical. Ensuite, construisez le plan de sécurité, recrutez les bénévoles et ouvrez les inscriptions avec des informations précises sur le parcours. Les derniers jours servent surtout à vérifier le balisage, les stocks, les dossards et les moyens de communication.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
2
Demander les autorisations
2 personnes
3
Souscrire une assurance
4
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
5
Demander des mesures de circulation
2 personnes
6
Réserver le chronométrage
7
Réserver un soutien médical
8
Réserver des toilettes mobiles
9
Recruter des bénévoles
2 personnes
10
Élaborer le plan de sécurité
2 personnes
11
Publier la page des participants
12
Envoyer les invitations
2 personnes
13
Ouvrir les inscriptions
14
Traiter les inscriptions
2 personnes
15
Recueillir les besoins alimentaires
16
Vérifier l'itinéraire avec la gestion du site
3 personnes
17
Répartir les couloirs de départ
2 personnes
18
Répartir les bénévoles
2 personnes
19
Envoyer le briefing des bénévoles
20
Envoyer les informations aux participants
21
Imprimer les dossards
2 personnes
22
Préparer les panneaux de direction
3 personnes
23
Tester le chronométrage
2 personnes
24
Vérifier les stocks
2 personnes
25
Faire les courses
3 personnes
26
Remplir les glacières
3 personnes
27
Composer les kits de démarrage
5 personnes
28
Reconnaître l’itinéraire
3 personnes

Événement

29
Balisage du site
6 personnes
30
Monter les tentes
6 personnes
31
Installer les tables et les chaises
5 personnes
32
Installer l’arche de départ
4 personnes
33
Installer l'arche d'arrivée
4 personnes
34
Installer les flèches de signalisation
8 personnes
35
Installer des barrières de circulation
6 personnes
36
Installer les postes de ravitaillement
8 personnes
37
Installer le poste de premiers secours
3 personnes
38
Installer la table d’inscription
3 personnes
39
Distribuer les dossards
6 personnes
40
Ouvrir la collecte des vêtements
3 personnes
41
Inscrire les participants
6 personnes
42
Tester la musique et le micro
2 personnes
43
Briefer les bénévoles
3 personnes
44
Accompagner les participants vers les sas de départ
6 personnes
45
Donner le coup d’envoi
2 personnes
46
Doter les postes du parcours en personnel
16 personnes
47
Distribuer de l’eau et des boissons énergétiques
12 personnes
48
Distribuer des fruits et des gels énergétiques
8 personnes
49
Réapprovisionner les boissons
4 personnes
50
Accueillir les finisseurs
8 personnes
51
Distribuer la médaille et le kit d’arrivée
6 personnes
52
Vérifier le suivi du temps
2 personnes
53
Publier les résultats
2 personnes
54
Garder la zone d'arrivée propre
4 personnes
55
Démonter les postes du parcours
8 personnes

Suivi

56
Démonter la zone d'arrivée
8 personnes
57
Rassembler les déchets
6 personnes
58
Vérifier la route pour les déchets
6 personnes
59
Nettoyer le matériel
4 personnes
60
Faire la vaisselle
3 personnes
61
Trier les restes
2 personnes
62
Envoyer les résultats par e-mail aux participants
63
Restituer le matériel emprunté
3 personnes
64
Remettre le lieu propre
4 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tables pliantesqté 18
Chaises pliantesqté 40
Portants à vêtementsqté 4
Poubellesqté 12

Équipement

Arche de départ
Arche d'arrivée
Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 4
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Talkies-walkiesqté 20
Stations de rechargeqté 4
Système de pointage
Ordinateur portableqté 2
Imprimantesqté 2

Matériel de sport

Flèches de directionqté 80
Bornes kilométriquesqté 43
Numéros de départqté 1200
Bracelets de dossardqté 1200
Médailles de finisherqté 1200
Sacs pour vêtementsqté 600
Cônesqté 60
Barrières de circulationqté 80
Ruban de balisageqté 12
Chariotsqté 4
Glacièresqté 12
Jerricansqté 20
Gobeletsqté 5000
Robinets de distribution de boissonsqté 12
Marqueurs thermiquesqté 200
Cartes du parcoursqté 1500

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 300
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Tasses à caféqté 100
Carafeqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Planches à découperqté 6
Couteaux de cuisineqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Bacs de rangementqté 20

Décoration

Drapeaux de départqté 6
Fanions d’arrivéeqté 6
Banderoles de parcoursqté 12

Éclairage

Projecteurs de chantierqté 8
Guirlandes lumineuses LEDqté 6

Nettoyage

Balaiqté 4
Pelle et balayetteqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 6
Trousses de premiers secoursqté 6
Gants de travailqté 20
Pinces à déchetsqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commencez par valider l’itinéraire avec la gestion du site et demandez les autorisations avant toute communication publique. Prévoyez aussi les mesures de circulation et l’assurance dès cette phase.
Réservez tôt les services qui conditionnent la course : lieu de départ et d’arrivée, chronométrage, soutien médical et toilettes mobiles. Une réservation tardive peut vous obliger à modifier l’organisation plusieurs semaines avant l’épreuve.
Construisez un plan de sécurité utilisable sur le terrain : accès des secours, points de contact et circulation des bénévoles. Distribuez ensuite les rôles et envoyez un briefing écrit au moins 7 jours avant le départ.
Ne limitez pas les informations aux horaires de départ. Indiquez aussi les caractéristiques du parcours, les points de ravitaillement, les consignes de sécurité et la procédure à suivre en cas de problème, puis envoyez ces informations au moins 3 jours avant la course.
Faites un test complet du chronométrage avant l’ouverture des coureurs et une vérification finale la veille. Contrôlez notamment les flèches, les bornes kilométriques, les dossards, les talkies-walkies, les gobelets, l’eau et les stocks de ravitaillement.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marathon de montagne ?: Prévoyez au minimum 6 mois pour un parcours nécessitant des autorisations, des mesures de circulation et plusieurs prestataires. Commencez idéalement 9 à 12 mois à l’avance si le site est très fréquenté ou si la date est fixe.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions pour un marathon de montagne ?: Ouvrez-les après avoir confirmé la date, l’itinéraire, les autorisations principales et les services essentiels. Une ouverture 3 à 6 mois avant la course laisse généralement le temps de traiter les inscriptions et de recueillir les besoins alimentaires.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour un marathon de montagne ?: Le nombre dépend du parcours et du nombre de points à surveiller, mais répartissez les bénévoles par zones plutôt que de prévoir une seule équipe centrale. Finalisez les affectations au moins 2 semaines avant la course et envoyez le briefing 7 jours avant.
Quand préparer les dossards et les panneaux de direction ?: Préparez les dossards après la clôture ou la dernière mise à jour des inscriptions, puis imprimez-les quelques jours avant l’épreuve. Vérifiez et installez le balisage la veille, avec un contrôle du parcours le matin du départ.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.