Cómo organizar un maratón de montaña sin dejar cabos sueltos
Un maratón de montaña empieza mucho antes de colocar el arco de salida. Primero debes cerrar la fecha y la ruta, comprobar los permisos y asegurar la asistencia médica, el tráfico y el control horario. Después se construye la operación: inscripciones, voluntarios, señalización, avituallamientos y comunicación a participantes. Este plan reúne 64 tareas y 58 elementos para que llegues al día de la carrera con la ruta comprobada, el material contado y cada puesto asignado.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar fecha y ruta
2 personas
- 2
Solicitar permisos
2 personas
- 3
Contratar un seguro
- 4
Reservar la salida y la meta
- 5
Solicitar medidas de tráfico
2 personas
- 6
Reservar control horario
- 7
Reservar asistencia médica
- 8
Reservar aseos móviles
- 9
Reclutar voluntarios
2 personas
- 10
Elaborar un plan de seguridad
2 personas
- 11
Publicar la página de participantes
- 12
Enviar invitaciones
2 personas
- 13
Abrir inscripciones
- 14
Gestionar inscripciones
2 personas
- 15
Recoger preferencias dietéticas
- 16
Comprobar la ruta con la gestión del recinto
3 personas
- 17
Organizar los carriles de salida
2 personas
- 18
Asignar voluntarios
2 personas
- 19
Enviar la información para voluntarios
- 20
Enviar información a los participantes
- 21
Imprimir los dorsales
2 personas
- 22
Preparar señales de ruta
3 personas
- 23
Probar el registro horario
2 personas
- 24
Comprobar el inventario
2 personas
- 25
Hacer la compra
3 personas
- 26
Llenar las neveras portátiles
3 personas
- 27
Preparar kits de inicio
5 personas
- 28
Recorrer la ruta
3 personas
Evento
- 29
Cerrar el recinto
6 personas
- 30
Montar tiendas
6 personas
- 31
Colocar mesas y sillas
5 personas
- 32
Colocar el arco de salida
4 personas
- 33
Colocar arco de meta
4 personas
- 34
Colocar las flechas de la ruta
8 personas
- 35
Colocar vallas de tráfico
6 personas
- 36
Montar los puntos de abastecimiento
8 personas
- 37
Montar el puesto de primeros auxilios
3 personas
- 38
Preparar la mesa de inscripción
3 personas
- 39
Repartir dorsales
6 personas
- 40
Abrir la recepción de ropa
3 personas
- 41
Inscribir participantes
6 personas
- 42
Probar la música y el micrófono
2 personas
- 43
Instruir a los voluntarios
3 personas
- 44
Guiar a los participantes a sus cajones de salida
6 personas
- 45
Dar la salida
2 personas
- 46
Cubrir los puestos de la ruta
16 personas
- 47
Repartir agua y bebida isotónica
12 personas
- 48
Repartir fruta y geles energéticos
8 personas
- 49
Rellenar las bebidas
4 personas
- 50
Recibir a los participantes que terminan
8 personas
- 51
Entregar la medalla y el paquete de llegada
6 personas
- 52
Comprobar el registro de tiempos
2 personas
- 53
Publicar los resultados
2 personas
- 54
Mantener limpia la zona de meta
4 personas
- 55
Desmontar los puestos de la ruta
8 personas
Seguimiento
- 56
Desmontar la zona de meta
8 personas
- 57
Recoger la basura
6 personas
- 58
Comprobar la ruta en busca de basura
6 personas
- 59
Limpiar los materiales
4 personas
- 60
Lavar la vajilla
3 personas
- 61
Clasificar la comida sobrante
2 personas
- 62
Enviar los resultados por correo a los participantes
- 63
Devolver el material prestado
3 personas
- 64
Dejar el recinto limpio
4 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 4
- Mesas plegablescant. 18
- Sillas plegablescant. 40
- Percheroscant. 4
- Papeleracant. 12
Equipo
- Arco de salida
- Arco de meta
- Sistema de sonido
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Altavocescant. 4
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Walkie-talkiescant. 20
- Estaciones de cargacant. 4
- Sistema de registro de tiempo
- Portátilcant. 2
- Impresorascant. 2
Material deportivo
- Flechas de rutacant. 80
- Señales de kilómetrocant. 43
- Dorsalescant. 1200
- Brazaletes con número de salidacant. 1200
- Medallas de metacant. 1200
- Fundas para ropacant. 600
- Conoscant. 60
- Vallas de tráficocant. 80
- Cinta de balizamientocant. 12
- Carretillascant. 4
- Neveras portátilescant. 12
- Bidonescant. 20
- Vasos para bebidascant. 5000
- Grifos de bebidacant. 12
- Muestras térmicascant. 200
- Mapas del recorridocant. 1500
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 300
- Platoscant. 150
- Cubiertoscant. 150
- Tazas de cafécant. 100
- Jarracant. 8
Cocina
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 3
- Jarras térmicascant. 8
- Tablas de cortarcant. 6
- Cuchillos de cocinacant. 6
- Bandejas de servircant. 12
- Cajas de almacenamientocant. 20
Decoración
- Banderas de salidacant. 6
- Banderas de metacant. 6
- Banderolas de rutacant. 12
Iluminación
- Lámparas de obracant. 8
- Guirnaldas de luces LEDcant. 6
Limpieza
- Escobacant. 4
- Recogedor y escobacant. 4
- Fregonascant. 4
- Cuboscant. 6
- Botiquines de primeros auxilioscant. 6
- Guantes de trabajocant. 20
- Pinzas para residuoscant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la ruta y los permisos antes de abrir inscripciones. La autorización, el seguro y las medidas de tráfico pueden tardar varias semanas; sin esa base no conviene publicar una fecha definitiva.
- Diseña la seguridad sobre el recorrido real. Comprueba la ruta con la gestión del recinto, marca cruces y zonas estrechas con señales, conos o cinta, y entrega a cada voluntario una función y un canal de comunicación.
- Reserva pronto los servicios que no puedes improvisar el día de la carrera: asistencia médica, aseos móviles, control horario y los espacios de salida y meta. Como mínimo, confirma cada reserva por escrito antes de anunciar el evento.
- Prueba el sistema de registro de tiempo con el portátil y las impresoras antes de imprimir los dorsales. Haz una prueba completa de salida y llegada, incluyendo corriente, cables alargadores, regletas y un plan para cargar los equipos.
- Envía la información a participantes y voluntarios al menos 7 días antes. Incluye horarios, carriles de salida, recorrido, puntos de ayuda, recogida de dorsales, preferencias dietéticas registradas y qué deben hacer si cambia la meteorología.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un maratón de montaña?
- Empieza entre 6 y 9 meses antes si necesitas permisos, medidas de tráfico, seguro y varios proveedores. Abre las inscripciones solo cuando la fecha, la ruta y los servicios esenciales estén confirmados.
- ¿Cuándo hay que solicitar los permisos para un maratón de montaña?
- Solicítalos en cuanto tengas una ruta y una fecha provisionales, idealmente entre 4 y 6 meses antes. Las medidas de tráfico y la coordinación con la gestión del recinto pueden requerir varias revisiones.
- ¿Cuántos voluntarios hacen falta para un maratón de montaña?
- No hay una cifra única: cuenta un puesto por cada cruce, avituallamiento, control y zona de salida o meta, y añade al menos un 10 % de reserva. Asigna las funciones entre 7 y 14 días antes para detectar puestos sin cubrir.
- ¿Cuándo se envía la información a los participantes?
- Envía una primera confirmación al completar la inscripción y la información operativa definitiva entre 7 y 10 días antes. Reenvía cualquier cambio de ruta, horario o acceso en cuanto se confirme, aunque falten menos de 48 horas.
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