Organiser un festival médiéval étape par étape

Un festival médiéval se prépare d’abord comme un événement public, puis comme une reconstitution vivante. Commencez par les autorisations, le lieu et les fournisseurs avant d’annoncer le programme. Verrouillez ensuite les artistes, les inscriptions, les bénévoles et la circulation sur le site. Les dernières semaines servent surtout à contrôler les costumes, le matériel de jeu, les boissons, la nourriture, l’électricité et le montage des tentes.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Vérifier les autorisations
2
Réserver le lieu
3
Réserver les fournisseurs
4
Définir le programme
2 personnes
5
Confirmer les artistes
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Publier la promotion
2 personnes
8
Traiter les inscriptions
2 personnes
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Répartir les bénévoles
2 personnes
11
Imprimer le déroulé
12
Créer le plan
2 personnes
13
Concevoir les panneaux d’orientation
14
Créer les badges nominatifs
2 personnes
15
Préparer les jetons et les caisses
2 personnes
16
Vérifier les costumes et les accessoires
2 personnes
17
Vérifier le matériel de jeu
2 personnes
18
Faire les courses
3 personnes
19
Récupérer les boissons
2 personnes
20
Trier la décoration
2 personnes
21
Préparer la nourriture
5 personnes
22
Remplir les glacières
2 personnes
23
Inspecter le site
3 personnes
24
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
25
Monter les tentes
6 personnes
26
Installer les tables et les chaises
5 personnes
27
Monter les stands de marché
6 personnes
28
Aménager la zone de scène
4 personnes
29
Installer l'éclairage
3 personnes
30
Suspendre la décoration
4 personnes
31
Installer les drapeaux et les bannières
3 personnes
32
Délimiter les zones de jeu
3 personnes
33
Installer le comptoir d'information
2 personnes
34
Installer les caisses
2 personnes
35
Installer le stand de restauration
4 personnes
36
Mettre les boissons au frais
2 personnes
37
Monter le buffet
4 personnes
38
Disposer les amuse-bouches
3 personnes
39
Tester la technique
2 personnes
40
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

41
Accueillir les artistes
2 personnes
42
Accueillir les visiteurs
4 personnes
43
Annoncer le programme
44
Encadrer les activités pour enfants
4 personnes
45
Encadrer le tir à l'arc
3 personnes
46
Animer les jeux médiévaux
3 personnes
47
Encadrer les démonstrations d'artisanat
3 personnes
48
Tenir les stands du marché
4 personnes
49
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
50
Servir le buffet du déjeuner
5 personnes
51
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
52
Collecter la vaisselle
3 personnes
53
Accompagner les spectacles
2 personnes
54
Encadrer le tournoi de chevaliers
4 personnes
55
Encadrer le conteur
56
Servir le dîner
6 personnes
57
Servir le café et le thé
2 personnes
58
Allumer les torches
3 personnes
59
Coordonner le spectacle du soir
3 personnes
60
Reconduire les visiteurs
4 personnes
61
Fermer les caisses
2 personnes
62
Couvrir la nourriture et les boissons
2 personnes

Suivi

63
Rassembler les déchets
5 personnes
64
Faire la vaisselle
4 personnes
65
Ranger les tables et les chaises
6 personnes
66
Démonter les tentes
6 personnes
67
Retirer la décoration
4 personnes
68
Nettoyer le site
6 personnes
69
Emballer le matériel
3 personnes
70
Trier le matériel de jeu
3 personnes
71
Compter le stock
2 personnes
72
Rendre les objets empruntés
2 personnes
73
Retourner le matériel loué
2 personnes
74
Stocker les restes au frais
2 personnes
75
Traitement des recettes de la caisse
2 personnes
76
Rassembler les factures
77
Archiver les photos et les fichiers

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 8
Tables de bièreqté 18
Bancsqté 30
Chaisesqté 80
Tables de buffetqté 6
Tables pliantesqté 4
Portants à vêtementsqté 4

Équipement

Haut-parleurs à batterieqté 2
Microphonesqté 2
Pieds de microqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Piles rechargeablesqté 12
Glacièresqté 6
Thermosqté 8
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Pinces de serviceqté 12
Louchesqté 10
Casseroles à soupeqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 6
Saladiersqté 8
Verres doseursqté 4
Papier aluminiumqté 4

Vaisselle

Assiettesqté 300
Assiettes à dessertqté 250
Verres à boireqté 350
Tasses à caféqté 120
Couteauxqté 300
Fourchettesqté 300
Cuillèresqté 250
Plateaux de serviceqté 12

Décoration

Bannières médiévalesqté 12
Drapeauxqté 20
Chemins de table en juteqté 20
Boucliers en boisqté 10
Caisses en boisqté 12
Tonneaux en boisqté 6
Balles de pailleqté 20
Torches en plastiqueqté 16
Chandeliersqté 12
Bougies LEDqté 60
Lierre en plastiqueqté 10
Plaques nominatives en boisqté 20

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 10
Lanternes LEDqté 20
Lampes à batterieqté 12

Matériel de sport

Épées en mousseqté 20
Boucliers en mousseqté 12
Arcs de tir à l’arcqté 6
Flèches de sécuritéqté 60
Cibles de tirqté 4
Cerceauxqté 6
Pièces de jeu en boisqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de balaiqté 4
Pinces à déchetsqté 4
Seauxqté 8
Serpillièresqté 6
Épongesqté 12
Bacs à vaisselleqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 8
Essuie-toutqté 12
Papier toiletteqté 48

Catering

Courses

Conseils

Commencez par les autorisations et le lieu : prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour obtenir les validations, réserver les tentes, les stands de marché et les tables.
Fixez le programme avant la promotion. Confirmez les artistes, les horaires et les besoins techniques au moins 3 semaines avant l’ouverture, puis imprimez le déroulé en plusieurs exemplaires.
Traitez les inscriptions avec une date limite claire, idéalement 7 jours avant le festival. Utilisez ce délai pour recueillir les besoins alimentaires et répartir les bénévoles par créneau.
Faites une inspection du site la veille ou le matin même : testez les points d’alimentation, les rallonges, les multiprises, les haut-parleurs à batterie et les microphones avant l’arrivée du public.
Préparez les boissons et la nourriture par zones. Remplissez les glacières, vérifiez les bacs de maintien au chaud et regroupez assiettes, verres, ustensiles et thermos avant le montage des stands.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival médiéval ?: Prévoyez au minimum 8 semaines pour un petit festival et plutôt 3 à 6 mois si vous accueillez plusieurs artistes, fournisseurs et stands. Les autorisations, le lieu et les réservations doivent être réglés en premier.
Quand faut-il confirmer les artistes d’un festival médiéval ?: Confirmez les artistes au moins 3 semaines avant l’événement, avec leurs horaires, leurs besoins techniques et leur point d’arrivée. Cette échéance permet encore d’ajuster le programme et la sonorisation.
Quand préparer la nourriture et les boissons ?: Faites les courses et récupérez les boissons 1 à 2 jours avant, puis préparez les aliments qui le permettent la veille. Remplissez les glacières et installez les équipements de service le jour même.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour un festival médiéval ?: Prévoyez au moins 1 bénévole pour l’accueil, 1 pour les inscriptions ou les jetons, 1 pour la coordination et 1 par zone active. Ajoutez une personne de réserve pour chaque tranche de 4 heures.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.