Ein Mittelalterfestival Schritt für Schritt organisieren

Ein Mittelalterfestival braucht eine klare Reihenfolge: Zuerst klärst du Genehmigungen und Gelände, danach Programm, Künstler und Lieferanten. Anschließend folgen Einladungen, Werbung, Anmeldungen und die Einteilung der Freiwilligen. In den letzten Tagen prüfst du Kleidung, Requisiten, Spielmaterial, Essen, Getränke und Technik. Der Aufbau gelingt leichter, wenn Lageplan, Wegweiser und Stromanschlüsse vor dem ersten Zelt feststehen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Genehmigungen prüfen
2
Location reservieren
3
Lieferanten reservieren
4
Programm festlegen
2 Personen
5
Künstler bestätigen
6
Einladungen verschicken
2 Personen
7
Werbung veröffentlichen
2 Personen
8
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
9
Ernährungswünsche erfassen
10
Freiwillige einteilen
2 Personen
11
Drehbuch ausdrucken
12
Lageplan erstellen
2 Personen
13
Wegweiser entwerfen
14
Namensschilder erstellen
2 Personen
15
Münzen und Kassen vorbereiten
2 Personen
16
Kleidung und Requisiten prüfen
2 Personen
17
Spielmaterial kontrollieren
2 Personen
18
Einkaufen gehen
3 Personen
19
Getränke abholen
2 Personen
20
Dekoration sortieren
2 Personen
21
Essen vorbereiten
5 Personen
22
Kühlboxen füllen
2 Personen
23
Gelände inspizieren
3 Personen
24
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
25
Zelte aufbauen
6 Personen
26
Tische und Stühle aufstellen
5 Personen
27
Marktstände aufbauen
6 Personen
28
Bühnenbereich einrichten
4 Personen
29
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
30
Dekoration aufhängen
4 Personen
31
Flaggen und Banner anbringen
3 Personen
32
Spielfelder abstecken
3 Personen
33
Informationsstand einrichten
2 Personen
34
Kassen vorbereiten
2 Personen
35
Essensstand einrichten
4 Personen
36
Getränke kalt stellen
2 Personen
37
Buffet aufbauen
4 Personen
38
Snacks auslegen
3 Personen
39
Technik testen
2 Personen
40
Freiwillige einweisen
3 Personen

Event

41
Künstler empfangen
2 Personen
42
Besucher empfangen
4 Personen
43
Programm ankündigen
44
Kinderaktivitäten betreuen
4 Personen
45
Bogenschießen begleiten
3 Personen
46
Mittelalterspiele begleiten
3 Personen
47
Handwerksvorführungen betreuen
3 Personen
48
Marktstände betreuen
4 Personen
49
Willkommensgetränke servieren
3 Personen
50
Mittagsbuffet servieren
5 Personen
51
Getränke nachfüllen
3 Personen
52
Geschirr einsammeln
3 Personen
53
Auftritte betreuen
2 Personen
54
Ritterturnier begleiten
4 Personen
55
Geschichtenerzähler begleiten
56
Abendessen servieren
6 Personen
57
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
58
Fackeln anzünden
3 Personen
59
Abendauftritt begleiten
3 Personen
60
Besucher verabschieden
4 Personen
61
Kassen abschließen
2 Personen
62
Essen und Getränke abdecken
2 Personen

Nachbereitung

63
Abfall sammeln
5 Personen
64
Geschirr abwaschen
4 Personen
65
Tische und Stühle aufräumen
6 Personen
66
Zelte abbauen
6 Personen
67
Dekoration entfernen
4 Personen
68
Gelände reinigen
6 Personen
69
Geräte einpacken
3 Personen
70
Spielmaterial sortieren
3 Personen
71
Bestände zählen
2 Personen
72
Geliehene Sachen zurückbringen
2 Personen
73
Gemietete Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
74
Reste gekühlt lagern
2 Personen
75
Kasseneinnahmen verarbeiten
2 Personen
76
Rechnungen sammeln
77
Fotos und Dateien archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 4
MarktständeAnz. 8
BiertischeAnz. 18
BänkeAnz. 30
StühleAnz. 80
BuffetischeAnz. 6
KlappischeAnz. 4
KleiderständerAnz. 4

Ausstattung

BatterielautsprecherAnz. 2
MikrofoneAnz. 2
MikrofonständerAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
Wiederaufladbare BatterienAnz. 12
KühlboxenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 8
WasserkocherAnz. 3
KaffeemaschinenAnz. 2

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KüchenmesserAnz. 6
ServierzangenAnz. 12
ServierlöffelAnz. 10
SuppentöpfeAnz. 4
WarmhaltebehälterAnz. 6
RührschüsselnAnz. 8
MessbecherAnz. 4
AluminiumfolieAnz. 4

Geschirr

TellerAnz. 300
DesserttellerAnz. 250
TrinkgläserAnz. 350
KaffeetassenAnz. 120
MesserAnz. 300
GabelnAnz. 300
LöffelAnz. 250
ServiertablettsAnz. 12

Dekoration

Mittelalterliche BannerAnz. 12
FahnenAnz. 20
Jute-TischläuferAnz. 20
HolzschildenAnz. 10
HolzkistenAnz. 12
HolzfässerAnz. 6
StrohballenAnz. 20
KunststofffackelnAnz. 16
KerzenständerAnz. 12
LED-KerzenAnz. 60
Künstlicher EfeuAnz. 10
Holz-NamensschilderAnz. 20

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 10
LED-LaternenAnz. 20
BatterielampenAnz. 12

Sportmaterial

SchaumstoffschwerterAnz. 20
SchaumstoffschildeAnz. 12
BogenschussbögenAnz. 6
Sichere PfeileAnz. 60
SchießscheibenAnz. 4
ReifenAnz. 6
HolzspielsteineAnz. 8

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
BesensetsAnz. 4
MüllgreiferAnz. 4
EimerAnz. 8
WischmopsAnz. 6
SchwämmeAnz. 12
SpülbeckenAnz. 4
HandseifenspenderAnz. 8
PapierhandtücherAnz. 12
ToilettenpapierAnz. 48

Catering

Einkäufe

Tipps

Beginne mindestens 12 Wochen vorher mit Genehmigungen und der Reservierung des Geländes. Erst wenn diese Punkte geklärt sind, solltest du Künstler, Lieferanten und Marktstände verbindlich bestätigen.
Lege das Programm spätestens 6 Wochen vor dem Festival fest und drucke das Drehbuch zusätzlich am Veranstaltungstag aus. So können Moderation und Helfer auch bei kurzfristigen Änderungen weiterarbeiten.
Plane die Helfer in Schichten von 3 bis 4 Stunden ein und erfasse Ernährungswünsche spätestens 10 Tage vorher. Eine Namensliste und Namensschilder verhindern, dass Zuständigkeiten am Eingang oder an der Kasse unklar bleiben.
Prüfe Kleidung, Requisiten und Spielmaterial 3 bis 5 Tage vor dem Festival vollständig. Fehlende Teile lassen sich dann noch ersetzen, statt beim Aufbau improvisieren zu müssen.
Kontrolliere am Vortag Gelände, Stromanschlüsse, Kühlboxen und Lautsprecher. Baue Partyzelte, Marktstände und Sitzbereiche nach dem Lageplan auf und fülle die Kühlboxen erst kurz vor dem Einlass.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Mittelalterfestival organisieren?: Starte idealerweise 12 bis 16 Wochen vorher. Genehmigungen, Location und Künstler sollten spätestens 8 bis 10 Wochen vor dem Termin feststehen, damit Werbung und Anmeldungen rechtzeitig beginnen können.
Wann sollte man das Programm für ein Mittelalterfestival festlegen?: Lege das Programm etwa 6 Wochen vorher fest und bestätige alle Künstler schriftlich. Drucke das endgültige Drehbuch am Vortag oder am Veranstaltungstag für Moderation und Helfer aus.
Wie viele Helfer braucht ein Mittelalterfestival?: Plane pro gleichzeitig betreutem Bereich mindestens 2 Helfer ein, zum Beispiel für Eingang, Kasse, Essensausgabe und Programm. Teile sie in Schichten von 3 bis 4 Stunden ein, damit die Besetzung über den ganzen Tag funktioniert.
Wann müssen Essen und Getränke vorbereitet werden?: Erledige den Einkauf 1 bis 2 Tage vorher und hole Getränke möglichst am Vortag ab. Bereite verderbliche Speisen am Veranstaltungstag vor und fülle Kühlboxen sowie Warmhaltebehälter kurz vor Beginn.

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