Cómo organizar un festival medieval sin perder el control

Organizar un festival medieval requiere cerrar primero el lugar, los permisos y los proveedores; después se construye el programa y se comunica al público. La ambientación funciona mejor cuando puestos, vestuario, juegos y rutas forman un recorrido claro. Reserva tiempo específico para voluntarios, electricidad, cajas y conservación de alimentos: son los puntos que suelen fallar cuando todo se deja para el último día. Este plan te ayuda a avanzar en el orden correcto hasta abrir el recinto.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Comprobar permisos
2
Reservar el lugar
3
Reservar proveedores
4
Fijar el programa
2 personas
5
Confirmar a los artistas
6
Enviar invitaciones
2 personas
7
Publicar la promoción
2 personas
8
Gestionar inscripciones
2 personas
9
Recoger preferencias dietéticas
10
Asignar voluntarios
2 personas
11
Imprimir el plan de trabajo
12
Hacer el plano
2 personas
13
Diseñar carteles de ruta
14
Hacer tarjetas de identificación
2 personas
15
Preparar monedas y cajas registradoras
2 personas
16
Comprobar ropa y utilería
2 personas
17
Comprobar el material de juego
2 personas
18
Hacer la compra
3 personas
19
Recoger las bebidas
2 personas
20
Clasificar la decoración
2 personas
21
Preparar la comida
5 personas
22
Llenar las neveras portátiles
2 personas
23
Inspeccionar el recinto
3 personas
24
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
25
Montar tiendas
6 personas
26
Colocar mesas y sillas
5 personas
27
Montar los puestos del mercado
6 personas
28
Montar la zona del escenario
4 personas
29
Colgar la iluminación
3 personas
30
Colgar la decoración
4 personas
31
Colocar banderas y pancartas
3 personas
32
Delimitar las zonas de juego
3 personas
33
Montar el mostrador de información
2 personas
34
Preparar las cajas registradoras
2 personas
35
Montar el puesto de comida
4 personas
36
Enfriar las bebidas
2 personas
37
Montar el buffet
4 personas
38
Montar aperitivos
3 personas
39
Probar la técnica
2 personas
40
Dar briefing a los voluntarios
3 personas

Evento

41
Recibir a los artistas
2 personas
42
Recibir a los visitantes
4 personas
43
Anunciar el programa
44
Supervisar las actividades infantiles
4 personas
45
Guiar el tiro con arco
3 personas
46
Coordinar juegos medievales
3 personas
47
Coordinar las demostraciones de artesanía
3 personas
48
Atender los puestos del mercado
4 personas
49
Servir bebidas de bienvenida
3 personas
50
Servir el bufé de almuerzo
5 personas
51
Rellenar las bebidas
3 personas
52
Recoger la vajilla
3 personas
53
Coordinar las actuaciones
2 personas
54
Coordinar el torneo de caballeros
4 personas
55
Acompañar al narrador
56
Servir la cena
6 personas
57
Servir café y té
2 personas
58
Encender las antorchas
3 personas
59
Coordinar la actuación de la noche
3 personas
60
Acompañar a los visitantes a la salida
4 personas
61
Cerrar las cajas
2 personas
62
Cubrir la comida y la bebida
2 personas

Seguimiento

63
Recoger la basura
5 personas
64
Lavar la vajilla
4 personas
65
Recoger mesas y sillas
6 personas
66
Desmontar las tiendas
6 personas
67
Retirar la decoración
4 personas
68
Limpiar el recinto
6 personas
69
Empacar el equipo
3 personas
70
Clasificar el material de juego
3 personas
71
Contar el inventario
2 personas
72
Devolver los artículos prestados
2 personas
73
Devolver el material alquilado
2 personas
74
Guardar los restos refrigerados
2 personas
75
Procesar los ingresos de caja
2 personas
76
Recopilar facturas
77
Archivar fotos y archivos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Puestos de mercadocant. 8
Mesas de cervezacant. 18
Bancoscant. 30
Sillascant. 80
Mesas de buffetcant. 6
Mesas plegablescant. 4
Percheroscant. 4

Equipo

Altavoces con bateríacant. 2
Micrófonoscant. 2
Soportes de micrófonocant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Baterías recargablescant. 12
Neveras portátilescant. 6
Termoscant. 8
Teterascant. 3
Máquinas de cafécant. 2

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 6
Pinzas de servircant. 12
Cucharonescant. 10
Ollas para sopacant. 4
Bandejas para mantener calientecant. 6
Cuencos para mezclarcant. 8
Jarras medidorascant. 4
Papel de aluminiocant. 4

Vajilla

Platoscant. 300
Platos de postrecant. 250
Vasoscant. 350
Tazas de cafécant. 120
Cuchilloscant. 300
Tenedorescant. 300
Cucharascant. 250
Bandejas de serviciocant. 12

Decoración

Banderines medievalescant. 12
Banderascant. 20
Manteles de yutecant. 20
Escudos de maderacant. 10
Cajas de maderacant. 12
Barriles de maderacant. 6
Pacas de pajacant. 20
Antorchas de plásticocant. 16
Candelabroscant. 12
Velas LEDcant. 60
Hiedra de plásticocant. 10
Carteles de madera para nombrescant. 20

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 10
Faroles LEDcant. 20
Lámparas de bateríacant. 12

Material deportivo

Espadas de espumacant. 20
Escudos de espumacant. 12
Arcos de tiro con arcocant. 6
Flechas segurascant. 60
Dianascant. 4
Aroscant. 6
Piezas de juego de maderacant. 8

Limpieza

Papeleracant. 12
Sets de escobacant. 4
Recogedores de basuracant. 4
Cuboscant. 8
Fregonascant. 6
Esponjascant. 12
Cubetas para lavarcant. 4
Dispensadores de jabón de manoscant. 8
Toallas de papelcant. 12
Papel higiénicocant. 48

Catering

Compras

Consejos

Empieza entre 8 y 12 semanas antes: confirma los permisos y reserva el recinto antes de contratar artistas, puestos de mercado o carpas. Sin una fecha y un espacio cerrados, el programa cambia varias veces.
Cierra el programa al menos 4 semanas antes y confirma por escrito a cada artista. Deja una copia impresa para el equipo y prepara carteles de ruta para que el público encuentre juegos, puestos, comida y actuaciones.
Asigna voluntarios por turnos de 3 a 4 horas, con una persona responsable de inscripciones, otra de cajas y otra de montaje. Recoge las preferencias dietéticas antes de comprar y calcula las raciones con esa información.
Haz una inspección del recinto el día anterior: comprueba los puntos de electricidad, coloca cables y regletas fuera de las zonas de paso y decide dónde irán las neveras portátiles, los termos y las mesas de buffet.
Separa la preparación en cajas por zona y revisa vestuario, utilería y material de juego antes del montaje. El día del festival, monta primero las carpas y los puestos, después el sonido y la decoración, y deja la comida y las bebidas para el final.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival medieval?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Los permisos, el lugar y los proveedores deben estar confirmados antes de publicar la promoción; el programa y los artistas conviene cerrarlos al menos 4 semanas antes.
¿Cómo se organiza el programa de un festival medieval?: Distribuye las actividades por zonas y horarios, dejando entre 15 y 30 minutos de margen entre actuaciones o cambios de espacio. Publica el programa 3 o 4 semanas antes y entrega una copia impresa al equipo el día del festival.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un festival medieval?: Como punto de partida, asigna al menos 1 voluntario por cada función crítica: inscripciones, cajas, comida, juegos, artistas y montaje. Organiza turnos de 3 a 4 horas y añade una persona coordinadora por cada 10 voluntarios.
¿Cuándo hay que preparar la comida y las bebidas?: Haz la compra 1 o 2 días antes, recoge las bebidas con tiempo para enfriarlas y prepara la comida el mismo día siguiendo un horario por tandas. Llena las neveras portátiles justo antes de abrir y reserva al menos 60 minutos para revisar vajilla, termos y bandejas calientes.

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