Organiser un festival folk sans rien laisser au dernier moment
Un festival folk se prépare dans un ordre précis : confirmer le lieu, bloquer les musiciens, puis construire le programme et les inscriptions. Les points qui posent le plus souvent problème arrivent ensuite : autorisations, assurance, alimentation électrique, toilettes et besoins alimentaires. Prévoyez aussi un responsable pour le son, l’accueil et le montage. Cette méthode vous aide à passer de la première réservation à l’ouverture du site sans courir après les détails la veille.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Confirmer la date et le lieu
- 2
Réserver les musiciens
2 personnes
- 3
Établir le programme
2 personnes
- 4
Vérifier les autorisations
- 5
Vérifier l’assurance
- 6
Envoyer les invitations
2 personnes
- 7
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 8
Recueillir les besoins alimentaires
- 9
Réserver le catering
- 10
Réserver les toilettes
- 11
Vérifier l’alimentation électrique
2 personnes
- 12
Tester le matériel sonore
2 personnes
- 13
Informer les musiciens
- 14
Répartir les bénévoles
2 personnes
- 15
Envoyer les indications d'accès
- 16
Vérifier les prévisions météo
- 17
Vérifier la liste des courses
2 personnes
- 18
Faire les courses
3 personnes
- 19
Récupérer le matériel
3 personnes
- 20
Refroidir les boissons
2 personnes
- 21
Préparer les en-cas
4 personnes
- 22
Imprimer les panneaux du programme
- 23
Trier les bracelets
2 personnes
- 24
Contrôler le site
2 personnes
- 25
Monter les tentes
6 personnes
- 26
Balisage de la zone de scène
3 personnes
- 27
Installer les tables
4 personnes
- 28
Installer les chaises
4 personnes
- 29
Aménager les buffets
4 personnes
- 30
Installer le matériel sonore
3 personnes
- 31
Installer les instruments
3 personnes
- 32
Installer l'éclairage
3 personnes
- 33
Suspendre la décoration
3 personnes
- 34
Mettre les boissons au frais
2 personnes
- 35
Mettre en place le point café
2 personnes
- 36
Préparer la vaisselle
2 personnes
- 37
Disposer les amuse-bouches
3 personnes
- 38
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
- 39
Aménager le stand d’information
2 personnes
Événement
- 40
Accueillir les artistes
2 personnes
- 41
Effectuer les réglages sonores
3 personnes
- 42
Accueillir les visiteurs
4 personnes
- 43
Distribuer le programme
2 personnes
- 44
Enregistrer l'entrée
3 personnes
- 45
Encadrer la représentation d’ouverture
2 personnes
- 46
Servir des amuse-bouches
3 personnes
- 47
Servir les boissons
3 personnes
- 48
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 49
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
- 50
Vider les points de collecte des déchets
2 personnes
- 51
Annoncer le programme
- 52
Accompagner les spectacles
2 personnes
- 53
Dégager la piste de danse
2 personnes
- 54
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
- 55
Rassembler la vaisselle
2 personnes
- 56
S’occuper des artistes
2 personnes
- 57
Informer les visiteurs du départ
2 personnes
- 58
Clore la dernière prestation
2 personnes
Suivi
- 59
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
- 60
Ranger les instruments en toute sécurité
3 personnes
- 61
Emballer les restes
3 personnes
- 62
Démonter le mobilier
5 personnes
- 63
Démonter les tentes
6 personnes
- 64
Rassembler les déchets
4 personnes
- 65
Nettoyer le site
4 personnes
- 66
Faire la vaisselle
3 personnes
- 67
Inventorier le matériel
2 personnes
- 68
Retourner les matériels
3 personnes
- 69
Rassembler les objets trouvés
- 70
Remettre le lieu en état
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 3
- Stands de marchéqté 4
- Tablesqté 12
- Chaisesqté 150
- Tabourets de barqté 8
- Tables de buffetqté 4
- Portants à vêtementsqté 2
- Porte-manteauxqté 2
Équipement
- Intervenants actifsqté 2
- Table de mixage
- Microphonesqté 4
- Pieds de microqté 4
- Câbles de haut-parleurqté 4
- Rallongesqté 8
- Multiprisesqté 6
- Boîtiers DIqté 3
- Câbles de guitareqté 6
- Piles de rechangeqté 24
- Passe-câblesqté 12
- Attaches-câblesqté 100
- Ruban adhésifqté 6
- Boîtes à outilsqté 2
Éclairage
- Guirlandes lumineusesqté 8
- Lampes LEDqté 12
- Pieds d’éclairageqté 4
- Lampes de pocheqté 6
Décoration
- Guirlandes de fanionsqté 12
- Chiffons en tissuqté 8
- Panneaux du programmeqté 6
- Panneaux indicateursqté 10
- Panneaux en ardoiseqté 4
- Marqueurs craieqté 8
- Nappesqté 12
Vaisselle
- Verres réutilisablesqté 220
- Tasses à caféqté 80
- Assiettesqté 180
- Couteauxqté 180
- Fourchettesqté 180
- Cuillèresqté 120
- Louchesqté 12
- Pichets de serviceqté 8
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 6
- Glacièresqté 6
- Plateaux de serviceqté 12
- Pinces de serviceqté 8
- Planches à découperqté 4
- Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
- Pains de glaceqté 30
- Papier aluminiumqté 4
- Film alimentaireqté 4
- Boîtes de rangementqté 12
Nettoyage
- Poubellesqté 12
- Sets de balaiqté 4
- Serpillièresqté 4
- Seauxqté 6
- Balais à mainqté 4
- Gants de travailqté 12
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Catering
- Courses
Conseils
- Commencez par la date et le lieu, puis réservez les musiciens avant d’annoncer le festival. Gardez au moins 8 à 12 semaines pour obtenir les confirmations, vérifier les autorisations et établir un programme réaliste.
- Traitez les inscriptions et les besoins alimentaires ensemble. Fixez une date limite située 10 à 14 jours avant le festival afin de confirmer le traiteur, les quantités et les éventuelles demandes particulières.
- Testez toute la chaîne sonore sur place au moins 24 heures avant l’ouverture : table de mixage, microphones, câbles, boîtiers DI, rallonges et multiprises. Prévoyez des piles de rechange et identifiez une personne capable de résoudre une panne rapidement.
- Répartissez les bénévoles par créneaux plutôt que par mission générale. Prévoyez au minimum une personne à l’accueil, une au suivi des musiciens et deux pour le montage des tentes et du mobilier.
- Ne reportez pas la météo et les accès au jour même. Vérifiez les prévisions 48 heures avant, envoyez les indications d’accès et contrôlez l’éclairage, les panneaux, les toilettes et le refroidissement des boissons avant l’arrivée du public.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un festival folk ?
- Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver les musiciens, vérifier les autorisations et l’assurance, traiter les inscriptions, commander le catering et organiser le matériel.
- Quand faut-il réserver les musiciens pour un festival folk ?
- Réservez-les dès que la date et le lieu sont confirmés, de préférence 8 semaines avant l’événement. Envoyez ensuite le programme, les horaires d’arrivée et les indications techniques au plus tard 7 jours avant.
- Quand tester la sonorisation d’un festival folk ?
- Faites un test complet au moins 24 heures avant l’ouverture, puis un contrôle rapide le jour même. Vérifiez notamment les microphones, la table de mixage, les câbles, les boîtiers DI, les rallonges et les piles de rechange.
- Quand confirmer les repas et les boissons ?
- Fixez la clôture des inscriptions 10 à 14 jours avant le festival pour transmettre les besoins alimentaires au traiteur. Refroidissez les boissons la veille et préparez les en-cas avant l’installation finale du site.
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