Organiser un festival de street food, étape par étape

Un festival de street food se prépare d’abord comme un petit site temporaire, puis comme un événement accueillant. Commencez par confirmer la date et le lieu, réserver les food trucks et stands, puis vérifiez les autorisations avant de communiquer. Le plan du site doit prévoir les files, les raccordements électriques, les tables, les déchets et les déplacements. Les dernières vérifications concernent les allergènes, les paiements, les stocks au frais et le briefing de chaque équipe.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Réserver des food trucks et des stands
2 personnes
3
Vérifier les autorisations et les déclarations
4
Définir les points d’alimentation et les raccordements
2 personnes
5
Créer le plan du site
2 personnes
6
Envoyer les instructions aux fournisseurs
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Traiter les inscriptions
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Faire les réservations
11
Élaborer le menu des plats et des boissons
2 personnes
12
Rassembler les informations sur les allergènes
2 personnes
13
Concevoir les listes de prix
14
Préparer les moyens de paiement
2 personnes
15
Répartir les bénévoles
16
Briefer les fournisseurs et les bénévoles
2 personnes
17
Vérifier les prévisions météo
18
Vérifier la liste des courses
2 personnes
19
Faire les courses
3 personnes
20
Stocker les produits frais au réfrigérateur
2 personnes
21
Récupérer la caisse et la monnaie
2 personnes
22
Rassembler le matériel
3 personnes
23
Installer les panneaux d’itinéraire et de stationnement
2 personnes
24
Dégager le site
4 personnes
25
Installer des points de collecte des déchets
3 personnes
26
Monter les tentes de réception
4 personnes
27
Installer les tables et les chaises
4 personnes
28
Poser les câbles électriques en toute sécurité
3 personnes
29
Installer l'éclairage
3 personnes
30
Faire installer les foodtrucks
3 personnes
31
Aménager les tables du stand
4 personnes
32
Remplir les réfrigérateurs
3 personnes
33
Mettre les boissons au frais
3 personnes
34
Préparer les amuse-bouches et les ingrédients
5 personnes
35
Préparer la vaisselle et les couverts
3 personnes
36
Mettre en place les étiquettes d’allergènes
2 personnes
37
Installer les panneaux de menu et les listes de prix
2 personnes
38
Tester les points de paiement
2 personnes
39
Remplir les points de lavage des mains
2 personnes
40
Vérifier le terrain et les chemins de circulation
3 personnes
41
Faire le briefing des fournisseurs
3 personnes
42
Préparer l’ouverture
2 personnes

Événement

43
Accueillir les visiteurs
4 personnes
44
Tenir le point d'information
2 personnes
45
Prendre les commandes
6 personnes
46
Préparer les plats
12 personnes
47
Servir les plats
8 personnes
48
Servir les boissons
4 personnes
49
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
50
Réapprovisionner la vaisselle et les couverts
2 personnes
51
Vider les points de collecte des déchets
3 personnes
52
Garder les tables propres
3 personnes
53
Vérifier les toilettes
2 personnes
54
Vérifier les stocks et les réfrigérateurs
2 personnes
55
Gérer le pic d’affluence
3 personnes
56
Répondre aux informations sur les allergènes
2 personnes
57
Annoncer les dernières commandes
2 personnes
58
Clôturer la vente et la remise
6 personnes
59
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes

Suivi

60
Fermer hermétiquement les restes alimentaires
4 personnes
61
Fermer les caisses
3 personnes
62
Faire partir les foodtrucks
3 personnes
63
Rassembler les déchets
5 personnes
64
Laver la vaisselle et les ustensiles de cuisine
4 personnes
65
Nettoyer les tables et les chaises
3 personnes
66
Balayer le site
4 personnes
67
Retirer la décoration et la signalisation
3 personnes
68
Démonter les tentes de fête
4 personnes
69
Retirer l’éclairage et les câbles
3 personnes
70
Inventorier le matériel
2 personnes
71
Rendre les articles empruntés
2 personnes
72
Vider les glacières
2 personnes
73
Répartir les restes de nourriture
2 personnes
74
Rendre le terrain propre
4 personnes
75
Noter les matériaux endommagés
76
Retirer les articles non sollicités
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tables de bièreqté 12
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 80
Tables hautesqté 12
Nappesqté 22
Tables de standqté 10

Équipement

Glacièresqté 8
Glacières électriquesqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 8
Plaques de cuissonqté 6
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 8
Rallonges à enrouleurqté 6
Passe-câblesqté 12
Terminaux de paiementqté 6
Téléphones portablesqté 4
Talkies-walkiesqté 8

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 10
Projecteurs de chantierqté 6
Pilesqté 24

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 250
Bols réutilisablesqté 150
Gobelets réutilisablesqté 400
Tasses à caféqté 100
Couteauxqté 250
Fourchettesqté 250
Cuillèresqté 200
Louchesqté 20
Pincesqté 20

Cuisine

Planches à découperqté 12
Couteaux de cuisine de chefqté 12
Saladiersqté 12
Verres doseursqté 6
Plateaux de serviceqté 24
Plaques de cuisson en aluminiumqté 20
Papier aluminiumqté 6
Film alimentaireqté 6
Bacs alimentairesqté 30
Pains de glaceqté 30
Balances de cuisineqté 4
Thermomètresqté 6
Gants de cuisineqté 30
Tabliersqté 30
Filets à cheveuxqté 50
Gants jetablesqté 1000
Jerricansqté 8
Points d’eauqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 16
Conteneurs à déchetsqté 6
Balais à mainqté 6
Pelles à poussièreqté 4
Serpillièresqté 6
Seauxqté 8
Gants de nettoyageqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 8
Lavabos pour les mainsqté 4
Pompes désinfectantesqté 8

Décoration

Panneaux de menuqté 12
Cartes des allergènesqté 30
Panneaux de directionqté 12
Panneaux indicateursqté 10
Panneaux en ardoiseqté 12
Poteaux de balisageqté 20
Ruban de balisageqté 6
Décoration de tableqté 20
Guirlandes de fanionsqté 12
Braceletsqté 500
Étiquettes de prixqté 100

Catering

Courses

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 6
Gants résistants à la chaleurqté 12
Gilets de sécuritéqté 12
Lampes de pocheqté 8

Conseils

Bloquez les food trucks et les stands avant d’envoyer les invitations : prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour comparer les offres, confirmer les besoins électriques et obtenir les informations sur les allergènes.
Dessinez le plan du site avant l’installation. Séparez les files de commande et de retrait, gardez les câbles hors des passages avec des passe-câbles et laissez un accès dégagé aux fournisseurs.
Préparez le menu, les prix et les moyens de paiement au moins 10 jours avant le festival. Testez chaque terminal de paiement et prévoyez de la monnaie pour les stands qui ne prennent pas la carte.
Demandez les besoins alimentaires lors des inscriptions, puis transmettez une synthèse aux stands 5 à 7 jours avant l’événement. Les informations sur les allergènes doivent être disponibles près de chaque point de vente, pas seulement à l’accueil.
La veille, stockez les produits frais au réfrigérateur, vérifiez la météo, les rallonges, l’éclairage et les points de collecte des déchets. Le jour J, faites un briefing de 15 minutes avec les bénévoles et les fournisseurs avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival de street food ?: Prévoyez 6 à 8 semaines pour un festival de petite ou moyenne taille. Ce délai laisse le temps de réserver les stands, vérifier les autorisations, construire le plan du site et organiser les paiements.
Quand réserver les food trucks pour un festival de street food ?: Réservez-les idéalement 6 à 8 semaines à l’avance, surtout si la date tombe un week-end. Confirmez avec chaque fournisseur son espace, sa puissance électrique, son menu et son heure d’arrivée.
Combien de nourriture prévoir par personne ?: Pour un festival où les participants composent leur repas, prévoyez environ 1 plat principal par personne, avec 10 à 15 % de marge. Ajustez cette quantité selon la durée, le nombre de stands et la présence d’enfants.
Quand vérifier les allergènes et les besoins alimentaires ?: Recueillez les besoins alimentaires au moment de l’inscription et transmettez-les aux fournisseurs 5 à 7 jours avant l’événement. Demandez une confirmation écrite des allergènes pour chaque plat avant d’imprimer les menus et les prix.

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