Streetfood-Festival organisieren: der richtige Ablauf

Ein Streetfood-Festival steht und fällt mit einer guten Reihenfolge: Erst Ort, Datum und Anbieter festlegen, dann Genehmigungen, Strom und Geländeplanung klären. Danach folgen Einladungen, Anmeldungen, Menü- und Allergeninformationen sowie die Einteilung der Helfer. Am Veranstaltungstag brauchst du klare Lieferantenanweisungen, gekühlte Frischeprodukte, funktionierende Kartenterminals und gut sichtbare Müllstationen. Dieser Ablauf zeigt, was oft zu spät bedacht wird.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort bestätigen
2
Foodtrucks und Stände festlegen
2 Personen
3
Genehmigungen und Meldungen prüfen
4
Stromanschlüsse und Verbindungen festlegen
2 Personen
5
Lageplan des Geländes erstellen
2 Personen
6
Lieferantenanweisungen versenden
7
Einladungen verschicken
2 Personen
8
Anmeldungen bearbeiten
9
Ernährungswünsche erfassen
10
Reservierungen vornehmen
11
Essens- und Getränkemenü zusammenstellen
2 Personen
12
Allergeninformationen sammeln
2 Personen
13
Preisliste entwerfen
14
Zahlungsmittel vorbereiten
2 Personen
15
Freiwillige einteilen
16
Lieferanten und Freiwillige briefen
2 Personen
17
Wettervorhersage prüfen
18
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
19
Einkaufen gehen
3 Personen
20
Frischeprodukte gekühlt lagern
2 Personen
21
Bargeld und Wechselgeld holen
2 Personen
22
Materialien zusammenstellen
3 Personen
23
Route- und Parkschilder aufstellen
2 Personen
24
Gelände freimachen
4 Personen
25
Müllstationen aufstellen
3 Personen
26
Partyzelte aufbauen
4 Personen
27
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
28
Stromkabel sicher verlegen
3 Personen
29
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
30
Foodtrucks aufstellen lassen
3 Personen
31
Messetische einrichten
4 Personen
32
Kühlboxen befüllen
3 Personen
33
Getränke kalt stellen
3 Personen
34
Snacks und Zutaten bereitstellen
5 Personen
35
Geschirr und Besteck bereitstellen
3 Personen
36
Allergenkarten aufstellen
2 Personen
37
Menütafeln und Preisliste aufstellen
2 Personen
38
Zahlungspunkte testen
2 Personen
39
Handwaschstationen auffüllen
2 Personen
40
Gelände und Laufwege kontrollieren
3 Personen
41
Lieferantenbriefing geben
3 Personen
42
Eröffnung vorbereiten
2 Personen

Event

43
Besucher begrüßen
4 Personen
44
Infostand besetzen
2 Personen
45
Bestellungen aufnehmen
6 Personen
46
Gerichte zubereiten
12 Personen
47
Gerichte ausgeben
8 Personen
48
Getränke servieren
4 Personen
49
Getränke nachfüllen
3 Personen
50
Geschirr und Besteck auffüllen
2 Personen
51
Abfallstationen leeren
3 Personen
52
Tische sauber halten
3 Personen
53
Toilettenbereich prüfen
2 Personen
54
Vorräte und Kühlschränke kontrollieren
2 Personen
55
Spitzenandrang steuern
3 Personen
56
Allergeninformationen beantworten
2 Personen
57
Letzte Bestellungen ankündigen
2 Personen
58
Verkauf und Ausgabe abschließen
6 Personen
59
Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

60
Essensreste sicher verschließen
4 Personen
61
Kassen abschließen
3 Personen
62
Foodtrucks abfahren lassen
3 Personen
63
Abfall sammeln
5 Personen
64
Geschirr und Küchenutensilien abwaschen
4 Personen
65
Tische und Stühle reinigen
3 Personen
66
Gelände fegen
4 Personen
67
Dekoration und Wegweiser entfernen
3 Personen
68
Partyzelte abbauen
4 Personen
69
Beleuchtung und Kabel entfernen
3 Personen
70
Materialien inventarisieren
2 Personen
71
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
72
Kühlboxen leeren
2 Personen
73
Übrig gebliebenes Essen verteilen
2 Personen
74
Gelände sauber übergeben
4 Personen
75
Beschädigte Materialien notieren
76
Unaufgeforderte Gegenstände entfernen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 4
BiertischeAnz. 12
KlappischeAnz. 10
KlappstühleAnz. 80
StehtischeAnz. 12
TischdeckenAnz. 22
MessetischeAnz. 10

Ausstattung

KühlboxenAnz. 8
Elektrische KühlboxenAnz. 4
WarmhaltebehälterAnz. 8
KochplattenAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 8
KabeltrommelnAnz. 6
KabelmattenAnz. 12
KartenterminalsAnz. 6
MobiltelefoneAnz. 4
FunkgeräteAnz. 8

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 10
BaustrahlerAnz. 6
BatterienAnz. 24

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 250
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 150
Wiederverwendbare BecherAnz. 400
KaffeetassenAnz. 100
MesserAnz. 250
GabelnAnz. 250
LöffelAnz. 200
ServierlöffelAnz. 20
ZangenAnz. 20

Küche

SchneidebretterAnz. 12
KochmesserAnz. 12
RührschüsselnAnz. 12
MessbecherAnz. 6
ServierschalenAnz. 24
Aluminium-BackblecheAnz. 20
AluminiumfolieAnz. 6
FrischhaltefolieAnz. 6
LebensmittelboxenAnz. 30
KühlelementeAnz. 30
KüchenwaagenAnz. 4
ThermometerAnz. 6
KüchenhandschuheAnz. 30
SchürzenAnz. 30
HaarnetzeAnz. 50
EinweghandschuheAnz. 1000
KanisterAnz. 8
WasserzapfstellenAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 16
AbfallcontainerAnz. 6
HandfegerAnz. 6
BlechdosenAnz. 4
WischmopsAnz. 6
EimerAnz. 8
ReinigungshandschuheAnz. 12
HandseifenspenderAnz. 8
HandwaschbeckenAnz. 4
DesinfektionsspenderAnz. 8

Dekoration

MenükartenAnz. 12
AllergiekärtchenAnz. 30
WegweiserAnz. 12
WegweiserAnz. 10
KreidetafelnAnz. 12
AbsperrpfostenAnz. 20
AbsperrbandAnz. 6
TischdekorationAnz. 20
WimpelkettenAnz. 12
ArmbänderAnz. 500
PreisetikettenAnz. 100

Catering

Einkäufe

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
FeuerlöscherAnz. 6
Hitzebeständige HandschuheAnz. 12
SicherheitswestenAnz. 12
TaschenlampenAnz. 8

Tipps

Plane die Stromversorgung spätestens zwei Wochen vorher. Zeichne im Lageplan ein, welcher Foodtruck welchen Anschluss nutzt, und sichere Kabel mit Kabelmatten oder Kabeltrommeln.
Sammle Ernährungswünsche und Allergeninformationen bereits bei der Anmeldung. Übergib die Angaben den Ständen, bevor das Menü und die Preisliste endgültig feststehen.
Schicke Lieferantenanweisungen mindestens 7 Tage vor dem Festival. Darin sollten Ankunftszeit, Zufahrt, Parkbereich, Standplatz und der genaue Aufbauort stehen.
Teile die Freiwilligen in feste Schichten ein und briefe sie vor dem Einlass. Für Kartenzahlungen, Wechselgeld, Nachfüllen, Müllstationen und Besucherfragen braucht es jeweils eine klar zuständige Person.
Prüfe die Wettervorhersage 48 Stunden vorher und passe Zelte, Kühlboxen, Warmhaltebehälter und Beleuchtung an. Route- und Parkschilder sowie die Müllstationen sollten vor dem Eintreffen der ersten Gäste stehen.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Streetfood-Festival planen?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Foodtrucks, Genehmigungen, Stromanschlüsse und Helfer lassen sich sonst nur schwer zuverlässig koordinieren.
Wie viele Foodtrucks braucht man für ein Streetfood-Festival?: Plane grob einen Stand pro 50 bis 80 erwartete Gäste, abhängig von Portionsgröße und Ausgabezeit. Ergänze verschiedene Küchenrichtungen und kläre vorab, ob vegetarische, vegane oder allergenarme Optionen angeboten werden.
Wann sollte man die Genehmigungen für ein Streetfood-Festival prüfen?: Prüfe die zuständigen Genehmigungen mindestens 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. Fristen und Anforderungen unterscheiden sich je nach Ort, Gelände und geplanter Nutzung.
Wie organisiert man die Bezahlung bei einem Streetfood-Festival?: Lege mindestens 2 Wochen vorher fest, ob jeder Stand selbst kassiert oder ein gemeinsames Bezahlsystem nutzt. Teste Kartenterminals, Mobiltelefone und Wechselgeld spätestens am Vortag und halte eine Ausweichlösung für Netz- oder Stromausfälle bereit.

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