Organiser un Festival de la Libération, étape par étape

Commencez par le lieu, la capacité d’accueil et les autorisations : ce sont les éléments qui conditionnent tout le reste. Ensuite, verrouillez le programme, les artistes, les fournisseurs et les inscriptions avant de commander la restauration et de planifier les bénévoles. La dernière semaine sert surtout à confirmer les horaires, la météo, les livraisons et le matériel. Le jour J, prévoyez une équipe dédiée au montage, aux points d’alimentation, au balisage de la scène et à l’accueil.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu
2
Demander un permis d’événement
3
Gérer les droits musicaux
4
Valider les fournisseurs
5
Établir le programme
2 personnes
6
Confirmer les artistes
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Traiter les inscriptions
2 personnes
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Commander le catering
11
Faire les réservations
12
Planifier les bénévoles
2 personnes
13
Imprimer le déroulé
14
Vérifier les prévisions météo
15
Faire les courses
3 personnes
16
Vérifier le matériel
3 personnes
17
Refroidir les boissons
2 personnes
18
Préparer les en-cas
4 personnes
19
Inspecter le site
3 personnes
20
Recevoir les livraisons
2 personnes
21
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
22
Monter les tentes
6 personnes
23
Installer les tables
4 personnes
24
Installer les chaises
4 personnes
25
Balisage de la zone de scène
3 personnes
26
Installer le matériel sonore
4 personnes
27
Tester les microphones
2 personnes
28
Brancher l’éclairage
2 personnes
29
Suspendre la décoration
4 personnes
30
Aménager le point d’information
2 personnes
31
Aménager les points de restauration
4 personnes
32
Mettre en place les points boissons
4 personnes
33
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
34
Vérifier les toilettes
2 personnes
35
Préparer le matériel de premiers secours
2 personnes
36
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

37
Accueillir les artistes
2 personnes
38
Ouvrir l'entrée du public
4 personnes
39
Accueillir les visiteurs
4 personnes
40
Annoncer le programme
41
Encadrer le programme musical
3 personnes
42
Servir des amuse-bouches
5 personnes
43
Servir les boissons
5 personnes
44
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
45
Servir le café et le thé
2 personnes
46
Servir les repas diététiques
2 personnes
47
Tenir le point d'information
2 personnes
48
Maintenir le site propre
3 personnes
49
Vider les poubelles
2 personnes
50
Vérifier les toilettes
2 personnes
51
Effectuer le tour final
3 personnes
52
Accompagner la sortie du public
4 personnes

Suivi

53
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
54
Mettre les aliments et les boissons en sécurité
3 personnes
55
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
56
Retirer la décoration
3 personnes
57
Rassembler les déchets
5 personnes
58
Faire la vaisselle
3 personnes
59
Nettoyer le site
5 personnes
60
Inventorier le matériel
2 personnes
61
Rendre les articles empruntés
2 personnes
62
Retourner le matériel
2 personnes
63
Apporter les déchets au point de collecte
3 personnes
64
Enregistrer les objets perdus
65
Régler les fournisseurs
66
Ranger les restes
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tables de bièreqté 12
Chaises pliantesqté 80
Tables hautesqté 10
Tabourets de barqté 20
Éléments de podiumqté 8
Barrières de sécuritéqté 20
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 700
Assiettesqté 600
Assiettes à dessertqté 300
Fourchettesqté 600
Couteauxqté 400
Cuillèresqté 300
Louchesqté 20
Petits bolsqté 30

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et couteaux à painqté 8
Plateaux de serviceqté 30
Glacièresqté 8
Thermosqté 6
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Robinetterieqté 4
Pains de glaceqté 40

Équipement

Intervenants actifsqté 4
Table de mixage
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Boîtiers DIqté 2
Câbles audioqté 12
Enrouleurs électriquesqté 6
Multiprisesqté 12
Passe-câblesqté 12
Mégaphonesqté 2

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 10
Lampes de secoursqté 6

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Drapeaux néerlandaisqté 20
Affiches de libérationqté 30
Ballonsqté 300
Pompe à ballonsqté 2
Nappesqté 20
Panneaux en ardoiseqté 8
Marqueurs craieqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 20
Balais à mainqté 6
Pelle et balayetteqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 6
Chiffons de nettoyageqté 30
Distributeurs de savon pour les mainsqté 8

Catering

Courses

Conseils

Réservez le lieu et lancez la demande de permis au moins 8 à 12 semaines avant le festival. Les droits musicaux et les contraintes d’alimentation électrique doivent être vérifiés avant de confirmer les artistes.
Établissez le programme avant d’envoyer les invitations. Gardez une marge d’au moins 15 minutes entre deux temps forts pour absorber les retards, les changements de scène et les annonces au microphone.
Arrêtez les inscriptions et les besoins alimentaires 7 à 10 jours avant l’événement. Donnez ensuite au traiteur un nombre final de portions, en prévoyant une petite marge plutôt que de commander au dernier moment.
Répartissez les bénévoles par créneaux de 3 à 4 heures et par zone : accueil, restauration, scène, sécurité et rangement. Imprimez le déroulé en plusieurs exemplaires la veille, car une version unique se perd rapidement sur site.
La veille, contrôlez les tentes, tables, chaises, barrières, gobelets réutilisables et équipements audio un par un. Le jour J, recevez les livraisons avant le montage final, refroidissez les boissons et vérifiez les points d’alimentation avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un Festival de la Libération ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu, d’obtenir le permis, de gérer les droits musicaux, de confirmer les artistes et de sécuriser les fournisseurs.
Quand faut-il envoyer les invitations ?: Envoyez-les dès que le lieu, la date et le programme principal sont confirmés, généralement 4 à 6 semaines avant l’événement. Fixez la date limite d’inscription 7 à 10 jours avant le festival pour finaliser la restauration.
Combien de bénévoles prévoir pour le festival ?: Répartissez au minimum 1 bénévole par zone active et par créneau de 3 à 4 heures : accueil, restauration, scène, sécurité et rangement. Ajoutez 2 personnes disponibles pour remplacer les absences et gérer les imprévus.
Quand installer les tentes et le matériel de scène ?: Montez les tentes et installez les éléments de podium le jour précédent si le lieu le permet. Le jour J, terminez le balisage de la scène, les branchements et le contrôle des microphones au moins 2 heures avant l’ouverture.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.