Organiser un duathlon sans rien laisser au hasard

Un duathlon se prépare dans un ordre précis : d’abord le parcours et les autorisations, puis la sécurité, les inscriptions et les bénévoles. Prévoyez séparément la course à pied, le vélo et la zone de transition, car chacune impose une signalisation et une surveillance différentes. Les dernières semaines servent surtout à confirmer les réservations, transmettre les consignes et tester le chronométrage. Ce guide vous aide à structurer les 76 tâches du plan et à éviter les oublis fréquents le jour de l’épreuve.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le parcours
2 personnes
2
Réserver le site et la zone de départ
3
Demander les autorisations et les déclarations
4
Coordonner les mesures de circulation
2 personnes
5
Vérifier l’assurance
6
Établir le règlement du concours
2 personnes
7
Publier le formulaire d'inscription
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Recruter des bénévoles
2 personnes
10
Traiter les inscriptions
2 personnes
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Répartir les postes de bénévoles
2 personnes
13
Prévoir des agents de circulation
2 personnes
14
Consigner le contact de premiers secours
15
Gérer le chronométrage
2 personnes
16
Attribuer les numéros de départ
2 personnes
17
Envoyer les informations aux participants
18
Publier le parcours en ligne
19
Vérifier les prévisions météo
20
Confirmer les réservations
21
Imprimer la liste de départ
22
Faire les courses
2 personnes
23
Récupérer le matériel
3 personnes
24
Trier les dossards et les bracelets
2 personnes
25
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
26
Tester le chronométrage
2 personnes
27
Vérifier le matériel de premiers secours
28
Refroidir les boissons
2 personnes
29
Inspecter le site
3 personnes
30
Installer l’arche de départ et d’arrivée
3 personnes
31
Installer les tables
3 personnes
32
Installer les tentes de fête
4 personnes
33
Balisage du parking à vélos
2 personnes
34
Aménager la zone de transition
4 personnes
35
Baliser le parcours de course
4 personnes
36
Marquer le parcours cycliste
4 personnes
37
Aménager les postes de circulation
3 personnes
38
Installer la table d'inscription
2 personnes
39
Monter le buffet traiteur
3 personnes
40
Tester le système de sonorisation
2 personnes
41
Faire le briefing des bénévoles
3 personnes
42
Effectuer un contrôle du parcours
3 personnes

Événement

43
Ouvrir les inscriptions
3 personnes
44
Distribuer les dossards
3 personnes
45
Vérifier les vélos
2 personnes
46
Accompagner les participants au départ
3 personnes
47
Donner le signal de départ
2 personnes
48
Assurer la surveillance du parcours
12 personnes
49
Enregistrement des horaires
3 personnes
50
Surveiller la zone de transition
3 personnes
51
Tenir les points d’eau
4 personnes
52
Tenir le stand de premiers secours
2 personnes
53
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
54
Servir des amuse-bouches
2 personnes
55
Enregistrer les arrivants
3 personnes
56
Accueillir les participants
3 personnes
57
Vérifier les résultats
2 personnes
58
Préparer les prix
2 personnes
59
Animer la remise des prix
3 personnes
60
S’occuper du buffet et des boissons
3 personnes
61
Assurer la musique et les annonces
62
Surveiller le parking à vélos
2 personnes
63
Enregistrer les derniers participants au départ
2 personnes

Suivi

64
Rassembler les panneaux d'itinéraire
4 personnes
65
Déployer les mesures de circulation
3 personnes
66
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
67
Démonter les tentes de fête
4 personnes
68
Rassembler le matériel sportif
3 personnes
69
Laver la vaisselle et l'équipement
3 personnes
70
Rassembler les déchets
3 personnes
71
Nettoyer le site
4 personnes
72
Publier les résultats
73
Remercier les participants
74
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
75
Gérer la caution et les clés
76
Clôturer l’administration

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaisesqté 40
Tables de bièreqté 6

Matériel de sport

Arche de départ et d’arrivée
Cônes de signalisationqté 80
Barrières de sécuritéqté 20
Flèches de directionqté 45
Bornes kilométriquesqté 12
Autocollants des zones de changementqté 120
Numéros de départqté 130
Bracelets de dossardqté 130
Braceletsqté 130
Rubans de médailleqté 120
Blocs de podiumqté 3
Trophéesqté 12

Équipement

Kit de chronométrage
Ordinateur portable
Imprimante
Talkies-walkiesqté 10
Système de sonorisation
Microphoneqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Glacièresqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 180
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Tasses à caféqté 60

Cuisine

Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Thermosqté 4
Planches à découperqté 3
Plateaux de serviceqté 6

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures de survieqté 20
Gilets de sécuritéqté 20
Lampes de pocheqté 6

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Bannièresqté 6

Nettoyage

Sets de balaiqté 3
Poubellesqté 10
Seaux de nettoyageqté 3

Éclairage

Lampes LEDqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commencez par fixer la date et le parcours, puis demandez les autorisations et déclarations avant d’ouvrir les inscriptions. Comptez au moins 8 à 12 semaines pour obtenir les validations et organiser les mesures de circulation.
Dessinez la zone de transition avec des autocollants de zones, des numéros de départ et une signalisation visible. Faites un repérage complet du parcours 2 à 3 semaines avant l’épreuve pour placer les flèches, cônes, barrières et bornes kilométriques.
Répartissez les bénévoles par postes, avec des agents de circulation aux croisements et un responsable joignable par talkie-walkie. Préparez une liste de remplacement d’au moins 10 % de l’effectif prévu pour couvrir les absences de dernière minute.
Envoyez les informations aux participants 7 jours avant le départ : horaires, parcours, zone de transition, retrait des dossards et consignes de sécurité. Imprimez la liste de départ et triez les dossards et bracelets la veille, plutôt que le matin même.
Testez le kit de chronométrage, l’ordinateur, l’imprimante, la sonorisation et les rallonges au moins 2 heures avant l’accueil. Vérifiez aussi la météo 48 heures avant et confirmez les réservations, le secours et les moyens de circulation selon les prévisions.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un duathlon ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de valider le parcours, obtenir les autorisations, souscrire ou vérifier l’assurance, recruter les bénévoles et traiter les inscriptions sans précipitation.
Quand ouvrir les inscriptions d’un duathlon ?: Ouvrez-les après avoir sécurisé la date, le site, le parcours et les principales autorisations, généralement 6 à 8 semaines avant l’épreuve. Fermez-les quelques jours avant le départ pour imprimer la liste et préparer les dossards.
Combien de bénévoles faut-il pour un duathlon ?: Le nombre dépend du parcours et des croisements, mais prévoyez un bénévole par point nécessitant une surveillance, puis ajoutez environ 10 % de remplaçants. Les postes de circulation, la zone de transition, l’accueil, le chronométrage et les secours doivent toujours avoir un responsable identifié.
Quand préparer le matériel d’un duathlon ?: Récupérez et contrôlez le matériel 2 à 3 jours avant, puis préparez les panneaux, dossards, bracelets et zones de transition la veille. Le jour J, gardez au moins 2 heures pour installer l’arche, les barrières, la sonorisation et tester le chronométrage.

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