Zo organiseer je een duatlon van start tot finish
Een duatlon organiseren begint niet bij de startnummers, maar bij het parcours en de toestemming om het veilig te gebruiken. Leg eerst datum, locatie, route en verkeersmaatregelen vast; regel daarna inschrijving, verzekering, tijdwaarneming en vrijwilligers. In de laatste weken draait alles om controle: deelnemersinformatie, startlijst, routeborden, materialen en de weersverwachting. Met een duidelijke wisselzone en vaste posten voorkom je de meeste problemen op de wedstrijddag.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en parcours vastleggen
2 personen
- 2
Locatie en startgebied reserveren
- 3
Vergunningen en meldingen aanvragen
- 4
Verkeersmaatregelen afstemmen
2 personen
- 5
Verzekering controleren
- 6
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
- 7
Inschrijfformulier publiceren
- 8
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 9
Vrijwilligers werven
2 personen
- 10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 11
Dieetwensen verzamelen
- 12
Vrijwilligersposten indelen
2 personen
- 13
Verkeersregelaars inplannen
2 personen
- 14
EHBO-contact vastleggen
- 15
Tijdwaarneming regelen
2 personen
- 16
Startnummers toewijzen
2 personen
- 17
Deelnemersinformatie versturen
- 18
Parcours digitaal publiceren
- 19
Weersverwachting controleren
- 20
Reserveringen bevestigen
- 21
Startlijst afdrukken
- 22
Boodschappen doen
2 personen
- 23
Materialen ophalen
3 personen
- 24
Startnummers en polsbandjes sorteren
2 personen
- 25
Routeborden voorbereiden
2 personen
- 26
Tijdwaarneming testen
2 personen
- 27
EHBO-materiaal controleren
- 28
Dranken koelen
2 personen
- 29
Terrein inspecteren
3 personen
- 30
Start- en finishboog plaatsen
3 personen
- 31
Tafels opstellen
3 personen
- 32
Partytenten opzetten
4 personen
- 33
Fietsenstalling afzetten
2 personen
- 34
Wisselzone inrichten
4 personen
- 35
Loopparcours markeren
4 personen
- 36
Fietsparcours markeren
4 personen
- 37
Verkeersposten inrichten
3 personen
- 38
Inschrijftafel klaarzetten
2 personen
- 39
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
- 40
Geluidsinstallatie testen
2 personen
- 41
Vrijwilligersbriefing geven
3 personen
- 42
Routecontrole uitvoeren
3 personen
Event
- 43
Inschrijving openen
3 personen
- 44
Startnummers uitdelen
3 personen
- 45
Fietsen controleren
2 personen
- 46
Deelnemers naar start begeleiden
3 personen
- 47
Startsein geven
2 personen
- 48
Parcoursbewaking uitvoeren
12 personen
- 49
Tijden registreren
3 personen
- 50
Wisselzone bewaken
3 personen
- 51
Waterpunten bemannen
4 personen
- 52
EHBO-stand bemannen
2 personen
- 53
Dranken bijvullen
2 personen
- 54
Hapjes serveren
2 personen
- 55
Finishers registreren
3 personen
- 56
Deelnemers opvangen
3 personen
- 57
Uitslagen controleren
2 personen
- 58
Prijzen klaarzetten
2 personen
- 59
Prijsuitreiking begeleiden
3 personen
- 60
Buffet en drank verzorgen
3 personen
- 61
Muziek en omroep verzorgen
- 62
Fietsenstalling bewaken
2 personen
- 63
Laatste deelnemers uitchecken
2 personen
Nazorg
- 64
Routeborden verzamelen
4 personen
- 65
Verkeersmaatregelen afbouwen
3 personen
- 66
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
- 67
Partytenten afbreken
4 personen
- 68
Sportmateriaal verzamelen
3 personen
- 69
Servies en apparatuur afwassen
3 personen
- 70
Afval verzamelen
3 personen
- 71
Terrein schoonmaken
4 personen
- 72
Uitslagen publiceren
- 73
Deelnemers bedanken
- 74
Geleende materialen retourneren
2 personen
- 75
Borg en sleutels afhandelen
- 76
Administratie afsluiten
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Klaptafelsaantal 8
- Stoelenaantal 40
- Biertafelsaantal 6
Sportmateriaal
- Start- en finishboog
- Verkeerskegelsaantal 80
- Afzethekkenaantal 20
- Routepijlenaantal 45
- Kilometerbordenaantal 12
- Wisselzonestickersaantal 120
- Startnummersaantal 130
- Startnummerbandenaantal 130
- Polsbandjesaantal 130
- Medaillelintenaantal 120
- Podiumblokkenaantal 3
- Prijstrofeeënaantal 12
Apparatuur
- Tijdwaarnemingsset
- Laptop
- Printer
- Portofoonsaantal 10
- Geluidsinstallatie
- Microfoonaantal 2
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 4
- Koelboxenaantal 6
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 180
- Bordenaantal 100
- Besteksetsaantal 100
- Koffiekopjesaantal 60
Keuken
- Waterkokersaantal 2
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Warmhoudkannenaantal 4
- Snijplankenaantal 3
- Serveerbladenaantal 6
Veiligheid
- EHBO-koffersaantal 2
- Reddingsdekensaantal 20
- Veiligheidshesjesaantal 20
- Zaklampenaantal 6
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 8
- Bannersaantal 6
Schoonmaak
- Bezemsetsaantal 3
- Vuilnisbakkenaantal 10
- Schoonmaakemmersaantal 3
Verlichting
- Ledlampenaantal 6
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg het parcours vroeg vast en controleer beide disciplines op kruisingen, gevaarlijke bochten en voldoende ruimte voor de wisselzone. Reserveer de locatie pas definitief nadat vergunningen en verkeersmaatregelen zijn afgestemd.
- Plan verkeersregelaars en vrijwilligers per post, niet alleen per totaal aantal. Geef iedere post een portofoon of een duidelijk alternatief en stuur de briefing uiterlijk één week vooraf.
- Publiceer het wedstrijdreglement en parcours tegelijk met het inschrijfformulier. Stuur deelnemersinformatie minimaal 7 dagen voor de start, met starttijd, startnummer, wisselzone, route en wat zij zelf moeten meenemen.
- Regel tijdwaarneming en startnummers niet pas op de wedstrijddag. Test de tijdwaarnemingsset, laptop en printer vooraf en druk de startlijst en reserveformulieren uiterlijk de dag ervoor af.
- Maak een apart draaiboek voor opbouw en afbouw. Controleer de routepijlen, kilometerborden, verkeerskegels, afzethekken, wisselzonestickers en EHBO-contact vóór de eerste deelnemer arriveert.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een duatlon organiseren?
- Begin bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf met datum, parcours, locatie, vergunningen en verzekering. Plan vrijwilligers, tijdwaarneming en verkeersmaatregelen uiterlijk 6 tot 8 weken voor de wedstrijddag.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een duatlon?
- Tel per bemande kruising of routepost minimaal 1 vrijwilliger, plus aparte mensen voor inschrijving, wisselzone, start en finish, EHBO en tijdwaarneming. Reserveer daarnaast 2 tot 4 invallers voor ziekte of onverwachte drukte.
- Wanneer stuur je deelnemersinformatie voor een duatlon?
- Stuur de definitieve informatie minimaal 7 dagen voor de start. Vermeld daarin ook de startlijst, het parcours, de wisselzone, bereikbaarheid, verkeersafsluitingen en het tijdstip waarop deelnemers hun startnummer ophalen.
- Wat moet je de dag voor een duatlon controleren?
- Controleer de weersverwachting, routeborden, afzetmaterialen, startnummers, polsbandjes, tijdwaarneming en portofoons. Bevestig bovendien alle vrijwilligersposten en druk een actuele startlijst af.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!