Organiser un dîner de gala, étape par étape

Un dîner de gala se prépare dans un ordre précis : d’abord les invités et le lieu, puis les inscriptions, le repas et la mise en place. Le plan de table dépend des réponses reçues et des besoins alimentaires, tandis que les menus, badges et allergènes doivent être prêts avant l’accueil. Prévoyez aussi un contrôle séparé pour les livraisons, la vaisselle, les boissons et l’éclairage. Voici les points qui font le plus souvent perdre du temps.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Établir la liste des invités
2 personnes
2
Concevoir les invitations
3
Envoyer les invitations
2 personnes
4
Traiter les inscriptions
2 personnes
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Confirmer les inscriptions
2 personnes
7
Établir le plan de table
2 personnes
8
Mettre en page les menus
9
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
10
Réserver le lieu
11
Réserver le catering
2 personnes
12
Commander des compositions florales
13
Créer la playlist musicale
14
Confirmer les livraisons
15
Vérifier la liste des courses
2 personnes
16
Faire les courses
3 personnes
17
Refroidir les boissons
2 personnes
18
Vérifier la vaisselle
2 personnes
19
Imprimer le plan de table
20
Signaler les allergènes
2 personnes

Événement

21
Ouvrir le lieu
2 personnes
22
Réception des livraisons
3 personnes
23
Vérifier l’espace
2 personnes
24
Installer les tables
4 personnes
25
Installer les chaises
4 personnes
26
Installer le linge de table
3 personnes
27
Mettre en place les assiettes et les couverts
4 personnes
28
Installer les verres
3 personnes
29
Disposer les menus
2 personnes
30
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
31
Placer les compositions florales
2 personnes
32
Installer la décoration
3 personnes
33
Régler l’éclairage
2 personnes
34
Tester la musique
2 personnes
35
Installer la table d'inscription
2 personnes
36
Aménager le vestiaire
2 personnes
37
Installer le point boisson
3 personnes
38
Aménager le stand café
2 personnes
39
Préparer les en-cas
4 personnes
40
Vérifier le buffet
2 personnes
41
Briefer le personnel
2 personnes
42
Accueillir les invités
4 personnes
43
Enregistrer les invités
3 personnes
44
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
45
Servir l'apéritif
4 personnes
46
Servir des amuse-bouches
4 personnes
47
Accompagner les invités à leurs tables
3 personnes
48
Servir le dîner
6 personnes
49
Servir le vin
4 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
51
Débarrasser les assiettes
4 personnes
52
Servir les repas diététiques
2 personnes
53
Annoncer le discours
54
Gérer le micro
55
Servir le dessert
5 personnes
56
Servir le café et le thé
3 personnes
57
Raccompagner les invités
3 personnes
58
Assurer la remise au vestiaire
2 personnes
59
Rassembler les verres vides
3 personnes
60
Réfrigérer les restes
2 personnes

Suivi

61
Faire la vaisselle
4 personnes
62
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
63
Retirer la décoration
3 personnes
64
Rassembler les déchets
3 personnes
65
Trier les déchets
2 personnes
66
Nettoyer le lieu
4 personnes
67
Nettoyer les toilettes
2 personnes
68
Compter le stock
2 personnes
69
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
70
Vérifier le matériel de location
2 personnes
71
Retourner les matériels de location
2 personnes
72
Distribuer les restes
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables rondesqté 8
Chaisesqté 70
Table d'inscription
Tables pour boissonsqté 3
Portantsqté 2

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 75
Assiettes à dessertqté 75
Tasses à caféqté 75
Verres à eauqté 80
Verres à vinqté 80
Verres à champagneqté 75
Cuillères à caféqté 75
Sets de couverts pour le dînerqté 75
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Carafes d’eauqté 10
Pichets à caféqté 4

Décoration

Nappesqté 8
Serviettesqté 80
Compositions floralesqté 8
Bougiesqté 32
Bougeoirsqté 16
Cartes de menuqté 75
Numéros de tableqté 8
Badges nominatifsqté 75
Porte-badgesqté 75
Rubansqté 4

Éclairage

Lampes d'ambianceqté 12
Guirlandes lumineusesqté 4

Équipement

Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Micro sans fil
Pied de microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Glacièresqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Louchesqté 8
Petits bolsqté 12
Papier aluminiumqté 3
Film alimentaireqté 3
Thermosqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 6
Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Sets de balaiqté 2
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commencez par la liste des invités et envoyez les invitations assez tôt pour obtenir les réponses, les besoins alimentaires et les éventuels désistements avant de finaliser le plan de table.
Ne préparez pas le plan de table dès l’envoi des invitations : attendez les inscriptions confirmées, puis vérifiez chaque placement avec les contraintes alimentaires et les informations des badges.
Comptez la vaisselle par couvert et prévoyez une marge pour les assiettes, verres, couverts et tasses à café. Contrôlez les quantités à la livraison, car un élément manquant est difficile à remplacer le jour même.
Organisez les livraisons avant l’ouverture du lieu et désignez une personne pour réceptionner le traiteur, les fleurs et le matériel. Vérifiez immédiatement l’état et le contenu de chaque livraison.
Gardez du temps pour la mise en place : tables rondes, chaises, nappes, centres de table, numéros de table, menus et badges doivent être installés avant l’arrivée des invités, puis les boissons refroidies.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser un dîner de gala ?: Commencez au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Ce délai permet de réserver le lieu et le traiteur, d’envoyer les invitations, de traiter les inscriptions et de finaliser le plan de table.
Quand envoyer les invitations pour un dîner de gala ?: Envoyez-les environ 6 à 8 semaines avant le dîner, avec une date limite de réponse fixée au moins 2 à 3 semaines avant l’événement. Vous aurez ainsi le temps de confirmer les inscriptions et de transmettre les besoins alimentaires au traiteur.
Quand faire le plan de table ?: Préparez une première version après la clôture des inscriptions, puis verrouillez-la 7 à 10 jours avant le dîner. Imprimez ensuite le plan de table, les numéros de table, les menus et les badges nominatifs.
Que vérifier le jour du dîner de gala ?: Prévoyez une vérification complète 2 à 3 heures avant l’arrivée des invités : espace, tables, chaises, vaisselle, livraisons, boissons, menus et signalement des allergènes. Gardez ensuite une personne disponible jusqu’à l’accueil pour régler les derniers écarts.

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