Organiser un dîner de bienfaisance, étape par étape

Un dîner de bienfaisance se prépare d’abord autour d’un objectif de dons, d’une date et d’un programme précis. Réservez ensuite le lieu et les fournisseurs avant d’ouvrir les inscriptions, car le menu, le plan de table et le matériel dépendent du nombre de participants. Prévoyez aussi le parcours des dons, les besoins alimentaires et les rôles des bénévoles. Les derniers jours servent surtout à confirmer les réservations, imprimer les supports et vérifier le service en salle.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver le lieu
3
Recenser les fournitures de catering
2 personnes
4
Valider les fournisseurs
2 personnes
5
Concevoir les invitations
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Ouvrir le formulaire d’inscription
8
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
9
Rassembler les logos des sponsors
10
Définir l’objectif de dons
2 personnes
11
Élaborer la disposition des tables
2 personnes
12
Composer le menu
3 personnes
13
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
14
Traiter les inscriptions
2 personnes
15
Enregistrer les paiements
2 personnes
16
Confirmer les réservations
17
Recruter des bénévoles
2 personnes
18
Répartir les tâches des bénévoles
2 personnes
19
Composer la sélection musicale
20
Confirmer les intervenants et les artistes
21
Rédiger les consignes de sécurité
2 personnes
22
Créer des badges nominatifs
2 personnes
23
Créer des numéros de table
24
Imprimer les menus
2 personnes
25
Imprimer les formulaires de don
26
Vérifier la liste des courses
2 personnes
27
Faire les courses
3 personnes
28
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
29
Contrôler les produits frais
2 personnes
30
Préparer le dessert
3 personnes
31
Couper les légumes
3 personnes
32
Préparer la sauce et la soupe
3 personnes
33
Refroidir les boissons
2 personnes
34
Ouvrir le lieu
2 personnes
35
Décharger le matériel
4 personnes
36
Installer les tables
4 personnes
37
Installer les chaises
4 personnes
38
Dresser les tables
5 personnes
39
Installer la décoration
3 personnes
40
Tester l'éclairage et le son
2 personnes
41
Installer la table d'inscription
2 personnes
42
Monter le buffet
4 personnes
43
Finaliser les plats
4 personnes
44
Marquer les allergènes de manière visible
2 personnes
45
Briefer l’équipe d’accueil
2 personnes

Événement

46
Accueillir les invités
4 personnes
47
Cocher les inscriptions
2 personnes
48
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
49
Assurer le mot de bienvenue
50
Servir l’entrée
5 personnes
51
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
52
Dégager les tables
4 personnes
53
Ouvrir le buffet du plat principal
4 personnes
54
Présenter le récit de don
55
Collecter les dons
3 personnes
56
Servir le dessert
5 personnes
57
Prononcer les remerciements
58
Dire au revoir aux invités
3 personnes
59
Effectuer le check-out des invités
2 personnes

Suivi

60
Emballer les restes en toute sécurité
3 personnes
61
Rassembler la vaisselle
4 personnes
62
Trier les déchets
3 personnes
63
Faire la vaisselle
4 personnes
64
Nettoyer la cuisine
3 personnes
65
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
66
Retirer la décoration
2 personnes
67
Remettre le lieu propre
4 personnes
68
Retourner les matériels
2 personnes
69
Transférer les dons en toute sécurité
2 personnes
70
Envoyer un message de remerciement
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 70
Tables de buffetqté 3
Portants à vêtementsqté 2
Poubellesqté 6

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 75
Assiettes à dessertqté 75
Bol à soupeqté 75
Verres à eauqté 80
Verres à vinqté 80
Tasses à caféqté 70
Sets de couverts pour le dînerqté 75
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Carafesqté 10
Thermosqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 3
Casserolesqté 4
Sauteusesqté 3
Plaques de cuissonqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Papier aluminiumqté 3
Film alimentaireqté 3
Balances de cuisineqté 2

Équipement

Plaques de cuissonqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 6
Glacièresqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Microphonesqté 2
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 6

Décoration

Nappesqté 8
Rond de servietteqté 70
Compositions floralesqté 8
Présentoirs à menusqté 8
Badges nominatifsqté 70
Numéros de tableqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4
Bougeoirsqté 16

Éclairage

Lampes LEDqté 6
Pilesqté 24

Nettoyage

Bacs à vaisselleqté 4
Épongesqté 12
Chiffons de nettoyageqté 12
Poubellesqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixez l’objectif de dons avant de concevoir les invitations. Indiquez clairement la participation attendue, la méthode de paiement et prévoyez un formulaire de don pour le soir même.
Réservez le lieu et validez les fournisseurs avant d’ouvrir les inscriptions. Demandez au traiteur combien de couverts, de verres, d’assiettes et de plats de maintien au chaud sont inclus, puis complétez le matériel manquant.
Fermez les inscriptions au moins 7 jours avant le dîner pour finaliser le menu et le plan de table. Utilisez ce délai pour relancer les paiements incomplets et traiter les allergies ou régimes particuliers.
Prévoyez un bénévole pour environ 10 à 15 invités, avec des rôles distincts pour l’accueil, les badges, le vestiaire, le service et les dons. Distribuez les consignes avant l’arrivée du public, pas au début du repas.
Imprimez les menus, numéros de table, badges et formulaires de don 2 à 3 jours à l’avance. Gardez quelques exemplaires vierges et vérifiez sur place l’emplacement des tables, du buffet, des poubelles et des portants à vêtements.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un dîner de bienfaisance ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, confirmer les intervenants, envoyer les invitations, suivre les paiements et ajuster le menu selon les inscriptions.
Quand ouvrir les inscriptions pour un dîner de bienfaisance ?: Ouvrez-les dès que la date, le lieu, le tarif et le programme sont confirmés, généralement 6 à 8 semaines avant le dîner. Fixez une date de clôture 7 jours avant l’événement.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour un dîner de bienfaisance ?: Comptez environ 1 bénévole pour 10 à 15 invités. Ajoutez au moins une personne responsable des dons et une autre chargée de coordonner le service et les intervenants.
Quand confirmer le nombre de repas et les besoins alimentaires ?: Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription et transmettez le nombre final au traiteur 5 à 7 jours avant le dîner. Gardez une petite marge pour les changements de dernière minute.

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