Organiser un déjeuner de quartier, étape par étape

Un déjeuner de quartier se prépare d’abord sur le papier, avant de sortir les tables et les saladiers. Commence par réserver le lieu, fixer la capacité d’accueil et envoyer les invitations assez tôt pour connaître les inscriptions, les allergies et les besoins alimentaires. Ensuite, répartis les bénévoles, calcule le menu et les quantités, puis confirme la vaisselle, le mobilier et les fournisseurs. Le jour même, garde une marge pour le montage, le refroidissement des boissons et l’étiquetage des plats.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu
2
Rédiger les invitations
2 personnes
3
Envoyer les invitations
2 personnes
4
Distribuer les flyers du quartier
3 personnes
5
Traiter les inscriptions
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Répartir les bénévoles
8
Déterminer le menu et les quantités
2 personnes
9
Réserver la vaisselle et le mobilier
10
Confirmer les fournisseurs et les bénévoles
11
Vérifier les stocks
2 personnes
12
Faire les courses pour les produits non périssables
2 personnes
13
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
14
Créer une carte des allergènes
2 personnes
15
Faire les courses de produits frais
2 personnes
16
Laver les légumes et les fruits
3 personnes
17
Préparer les salades
3 personnes
18
Préparer le pain et les garnitures
3 personnes
19
Refroidir les boissons
2 personnes

Événement

20
Ouvrir le lieu
2 personnes
21
Installer les tables et les chaises
5 personnes
22
Monter les tentes de réception
4 personnes
23
Installer le buffet et la table des boissons
4 personnes
24
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
25
Placer les badges nominatifs et les allergènes
2 personnes
26
Préparer le café et le thé
2 personnes
27
Accueillir les invités
3 personnes
28
Ouvrir le buffet
3 personnes
29
Servir le déjeuner
5 personnes
30
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
31
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
32
Rassembler les déchets et la vaisselle
3 personnes
33
Faire la vaisselle
3 personnes
34
Emballer les restes en toute sécurité
2 personnes

Suivi

35
Démonter les tables et les chaises
5 personnes
36
Démonter les tentes de fête
4 personnes
37
Nettoyer le lieu
4 personnes
38
Évacuer les déchets
2 personnes
39
Distribuer les restes
2 personnes
40
Rassembler les objets empruntés
2 personnes
41
Rendre les articles empruntés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 70
Tables de buffetqté 3
Tentes de réceptionqté 2
Bancs pliantsqté 4

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 80
Bols réutilisablesqté 70
Gobelets réutilisablesqté 100
Couteauxqté 80
Fourchettesqté 80
Cuillèresqté 80
Louchesqté 10
Corbeilles à painqté 8
Petits bolsqté 12

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Saladiersqté 6
Pinces de serviceqté 8
Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 6
Glacièresqté 4
Bacs alimentairesqté 12

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Rallongesqté 3

Décoration

Nappesqté 10
Badges nominatifsqté 70
Cartes des allergènesqté 12
Compositions floralesqté 8

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 6
Pince à déchetsqté 2
Balaiqté 2
Pelle et balayetteqté 2
Serpillière et seauqté 2

Catering

Courses

Conseils

Lance les invitations au moins 3 semaines avant le déjeuner et fixe une date limite d’inscription 5 à 7 jours avant. Tu auras ainsi le temps de recueillir les allergies et de préparer les badges nominatifs.
Ne calcule pas le menu avant d’avoir traité les inscriptions. Prévois les quantités à partir du nombre confirmé, puis ajoute une marge de 10 % pour le pain, les salades et les accompagnements.
Répartis les bénévoles par créneaux précis : installation, buffet, boissons, accueil et rangement. Deux personnes à l’accueil pendant la première heure évitent que les nouveaux arrivants cherchent leur badge ou les informations sur les allergènes.
Vérifie la vaisselle et le mobilier plusieurs jours avant, pas la veille. Compte les assiettes, bols, gobelets, couverts, tables et chaises, et prévois des rallonges si les machines à café ou les bouilloires sont éloignées des prises.
Le jour J, ouvre le lieu au moins 90 minutes avant l’arrivée des voisins. Installe d’abord les tables et les tentes, puis le buffet, la table des boissons et les badges ; mets les boissons au frais dès le début.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un déjeuner de quartier ?: Prévois environ 3 à 4 semaines. Les invitations partent idéalement 3 semaines avant, avec une clôture des inscriptions 5 à 7 jours avant afin de finaliser le menu, les allergies et les équipes.
Quand faut-il envoyer les invitations pour un déjeuner de quartier ?: Envoie-les au moins 3 semaines avant la date prévue. Une relance 7 jours avant permet de récupérer les réponses manquantes et d’éviter de sous-estimer les quantités.
Combien de bénévoles faut-il pour un déjeuner de quartier ?: Pour un déjeuner de taille courante, prévois au minimum 6 bénévoles : 2 pour l’accueil, 2 pour le buffet et les boissons, et 2 pour l’installation et le rangement. Ajoute une personne dès que le nombre de participants dépasse environ 50.
Quand installer les tables et refroidir les boissons ?: Commence l’installation 90 minutes avant l’arrivée des invités. Mets les boissons dans les glacières dès l’ouverture du lieu, puis prépare le buffet et les cartes d’allergènes après avoir positionné les tables.

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