Organiser un déjeuner de bienfaisance sans rien laisser au hasard

Un déjeuner de bienfaisance se prépare en deux temps : sécuriser les inscriptions et les dons, puis coordonner le repas et les bénévoles. Commence par fixer le menu, les portions et le lieu avant d’envoyer les invitations. Les besoins alimentaires doivent être recueillis assez tôt pour prévoir les repas spéciaux. Le jour J, l’accueil, le buffet et le point de dons doivent être prêts avant l’arrivée des premiers invités.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir le menu et les portions
2 personnes
2
Réserver le lieu
3
Envoyer les invitations
2 personnes
4
Traiter les inscriptions
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Vérifier les informations de don
7
Passer les commandes fournisseurs
8
Répartir les bénévoles
9
Imprimer les menus et les panneaux
2 personnes
10
Rassembler le matériel
2 personnes
11
Faire les courses
2 personnes
12
Mettre les boissons au frais
2 personnes
13
Laver les légumes et les fruits
3 personnes
14
Préparer le pain et les garnitures
3 personnes
15
Portionner les desserts
2 personnes
16
Mettre de côté les repas spéciaux
2 personnes

Événement

17
Installer les tables et les chaises
4 personnes
18
Installer le buffet et le point de distribution
3 personnes
19
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
20
Installer la décoration
2 personnes
21
Installer le point de dons
2 personnes
22
Faire le briefing des bénévoles
3 personnes
23
Accueillir les invités
3 personnes
24
Cocher les inscriptions
2 personnes
25
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
26
Réapprovisionner le buffet du déjeuner
3 personnes
27
Servir les repas diététiques
2 personnes
28
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
29
Servir le café et le thé
2 personnes
30
Enregistrer les dons
2 personnes
31
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
32
Évacuer les déchets au fur et à mesure
2 personnes
33
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

34
Démonter le buffet et les tables
4 personnes
35
Faire la vaisselle
3 personnes
36
Nettoyer le lieu
4 personnes
37
Jeter les déchets dans les conteneurs
2 personnes
38
Ranger en sécurité la boîte à dons
2 personnes
39
Retourner les matériels
2 personnes
40
Répartir les restes de nourriture
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Tables de buffetqté 3
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 70
Assiettes à dessertqté 70
Tasses à caféqté 70
Verres à eauqté 70
Fourchettesqté 70
Couteauxqté 70
Cuillèresqté 70
Louchesqté 12

Cuisine

Planches à découperqté 5
Couteaux de chefqté 5
Saladiersqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Plats de service avec couvercleqté 6
Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 8
Glacièresqté 4
Plaques à inductionqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 4

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Rallongesqté 4
Boîte de dons
Terminal de paiement
Batteries externesqté 2

Décoration

Nappesqté 8
Petits vasesqté 8
Décoration de tableqté 8
Panneau d’accueil
Panneaux de menuqté 4
Panneaux de flèchesqté 8

Nettoyage

Bac à vaisselleqté 2
Gants de nettoyageqté 4
Balaiqté 2
Serpillièreqté 2
Seauxqté 2
Poubellesqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixe le nombre de portions dès la conception du menu, puis ajoute une petite marge pour les imprévus. Demande les allergies et régimes alimentaires au moment de l’inscription, pas la veille du déjeuner.
Réserve le lieu avant l’envoi des invitations et vérifie l’espace nécessaire pour les tables, les chaises, le buffet et le point de distribution. Prévois aussi un emplacement distinct pour les portants à vêtements si les invités arrivent avec des manteaux.
Confirme les informations de don au moins quelques jours avant l’événement et affiche-les clairement à l’accueil. Un panneau visible évite les explications répétées au moment où les bénévoles cochent les inscriptions.
Répartis les bénévoles par créneaux et donne-leur un briefing avant l’ouverture des portes. Il faut notamment des personnes à l’accueil, au buffet, aux boissons et au point de dons, plutôt qu’une seule équipe polyvalente.
Commence l’installation suffisamment tôt pour mettre les boissons au frais, préparer le café et disposer la vaisselle avant l’arrivée du public. Garde les repas spéciaux à part et identifie-les clairement pour éviter une erreur au service.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un déjeuner de bienfaisance ?: Envoie-les environ 3 à 4 semaines avant le déjeuner afin de laisser le temps de s’inscrire et de signaler les besoins alimentaires. Fixe une date limite d’inscription au moins 7 jours avant l’événement pour finaliser les portions et les commandes.
Combien de bénévoles faut-il pour un déjeuner de bienfaisance ?: Pour un groupe d’environ 50 personnes, prévois au minimum 6 à 8 bénévoles répartis entre l’accueil, le buffet, les boissons, la salle et les dons. Ajoute une personne responsable de la coordination pour résoudre les problèmes sans interrompre le service.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer le buffet ?: Prévois 2 à 3 heures avant l’arrivée des invités pour installer les tables, la vaisselle, les plats, les boissons et la signalétique. Le briefing des bénévoles doit avoir lieu au moins 30 minutes avant l’ouverture des portes.
Quand préparer les repas spéciaux et les desserts ?: Identifie les repas spéciaux dès la clôture des inscriptions, idéalement 5 à 7 jours avant le déjeuner. Le jour J, mets-les de côté avant le début du service et portionne les desserts suffisamment tôt pour ne pas ralentir la distribution.

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