Organiser un défilé du carnaval, étape par étape

Un défilé du carnaval se prépare d’abord dans la rue, pas le jour de la fête. Commencez par tracer l’itinéraire, fixer le départ et l’arrivée, puis obtenez les autorisations avant d’ouvrir les inscriptions. La circulation, les secours, les riverains et les bénévoles doivent recevoir des informations précises. Ensuite seulement, organisez les participants, le matériel, le catering et l’accueil sur place.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir l’itinéraire
3 personnes
2
Demander une autorisation
3
Élaborer le plan de circulation
2 personnes
4
Informer les services de secours
5
Informer les riverains
2 personnes
6
Recruter des participants
3 personnes
7
Ouvrir le formulaire d’inscription
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Diffuser la publicité
3 personnes
10
Traiter les inscriptions
2 personnes
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Confirmer les participants
2 personnes
13
Établir l’ordre du défilé
2 personnes
14
Définir le point de départ et d'arrivée
2 personnes
15
Réserver les toilettes
16
Organiser l’enlèvement des déchets
17
Commander les supports de circulation
18
Inscrire les bénévoles
2 personnes
19
Répartir les postes
2 personnes
20
Envoyer les informations aux participants
21
Vérifier les prévisions météo
22
Acheter le catering
3 personnes
23
Acheter le matériel de décoration
2 personnes
24
Vérifier les panneaux de signalisation
2 personnes
25
Créer les numéros et les badges
2 personnes
26
Imprimer les panneaux du programme
27
Vérifier le matériel de premiers secours
2 personnes
28
Charger les talkies-walkies
29
Refroidir les boissons
2 personnes
30
Préparer les en-cas
4 personnes
31
Préparer le point café
2 personnes
32
Balisage de la zone de départ
4 personnes
33
Balisage de la zone d’arrivée
4 personnes
34
Installer les tables
3 personnes
35
Installer les chaises
3 personnes
36
Monter les tentes de réception
4 personnes
37
Suspendre la décoration
4 personnes
38
Installer le système de sonorisation
2 personnes
39
Brancher l'alimentation électrique
2 personnes
40
Installer le comptoir d'information
2 personnes
41
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
42
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes

Événement

43
Accueillir les participants
4 personnes
44
Enregistrer les participants
3 personnes
45
Mettre en place les participants du défilé
6 personnes
46
Donner les consignes de sécurité
2 personnes
47
Prendre les postes de circulation
12 personnes
48
Donner le signal de départ
49
Encadrer le défilé
12 personnes
50
Informer le public le long du parcours
4 personnes
51
Fournir la musique
2 personnes
52
Animer le moment photo
2 personnes
53
Accompagner les participants jusqu'à l'arrivée
4 personnes
54
Servir les boissons
4 personnes
55
Servir des amuse-bouches
4 personnes
56
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
57
Servir le café et le thé
2 personnes
58
Vider les poubelles
2 personnes
59
Vérifier les toilettes
2 personnes
60
Enregistrer les objets trouvés
61
Assurer le message de clôture
62
Saluer le public au revoir
4 personnes
63
Démonter les postes de circulation
8 personnes

Suivi

64
Ranger le service traiteur
4 personnes
65
Faire la vaisselle
3 personnes
66
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
67
Démonter les tentes de fête
4 personnes
68
Retirer la décoration
3 personnes
69
Débrancher le système audio
2 personnes
70
Nettoyer le site
6 personnes
71
Dégager le parcours
8 personnes
72
Évacuer les déchets
3 personnes
73
Nettoyer et sécher le matériel
3 personnes
74
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
75
Stocker les articles réutilisables
2 personnes
76
Gérer les objets perdus
77
Remercier les participants
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables de bièreqté 10
Tables pliantesqté 6
Chaises pliantesqté 60
Tabourets de barqté 8
Tables de maquillageqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 300
Verres à vin réutilisablesqté 80
Assiettesqté 200
Couvertsqté 200
Plateaux de serviceqté 12
Carafesqté 6

Équipement

Enceintes portablesqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Chargeurs de téléphone portableqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Projecteurs de chantier LEDqté 4
Lampes à pilesqté 6

Décoration

Drapeaux de carnavalqté 30
Guirlandes de fanionsqté 20
Ballonsqté 300
Pompes à ballonsqté 4
Guirlandes sans confettisqté 20
Nappesqté 12
Flèches de directionqté 30
Bannière de départ
Tissu d’arrivée
Numéros des participantsqté 80
Étiquettes nominativesqté 150

Matériel de circulation

Barrières de fouleqté 40
Cônes de signalisationqté 60
Ruban de balisageqté 12
Panneaux de signalisationqté 20
Gilets de sécuritéqté 25
Pieds de panneauqté 20

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Gants jetablesqté 4
Couvertures de survieqté 6
Lampes de pocheqté 8
Talkies-walkiesqté 16
Siffletsqté 16
Couvertures de survieqté 4

Informations

Bureau d’information
Panneaux du programmeqté 6
Cartes d'itinéraireqté 300
Presse-papiersqté 12
Stylosqté 30
Marqueurs indélébilesqté 12
Panneaux d’affichageqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 20
Poubelles de tableqté 8
Sets de balaiqté 6
Raclettes de solqté 3
Seauxqté 6
Chiffons microfibresqté 24
Bacs à vaisselleqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Pinces de serviceqté 12
Bacs de rangementqté 20
Pains de glaceqté 30
Tire-bouchonsqté 6
Bacs à vaisselleqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixez l’itinéraire, le point de départ et l’arrivée avant toute communication. Prévoyez un plan de circulation avec les rues concernées, les horaires de fermeture et les flèches de direction à installer.
Demandez l’autorisation suffisamment tôt et transmettez le plan aux services de secours. Informez les riverains au moins 10 à 15 jours avant le défilé, avec les horaires et les accès maintenus.
Ouvrez les inscriptions après avoir défini la capacité du cortège et recueillez les besoins alimentaires dès le formulaire. Confirmez les participants environ 7 jours avant, puis envoyez l’ordre du défilé et les consignes pratiques.
Répartissez les bénévoles par postes, plutôt que de compter sur quelques personnes polyvalentes. Prévoyez notamment l’encadrement du parcours, l’accueil, la circulation, le ravitaillement et le rangement des déchets.
Vérifiez la météo 48 heures avant, puis le matin même, car elle change les besoins en tentes, éclairage et vêtements. Testez aussi les microphones, les enceintes, les rallonges et les multiprises avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un défilé du carnaval ?: Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour un défilé dans l’espace public. Ce délai laisse le temps d’obtenir l’autorisation, de régler la circulation, d’informer les riverains et de recruter les participants et bénévoles.
Quand demander l’autorisation pour un défilé du carnaval ?: Déposez la demande dès que l’itinéraire et les horaires sont arrêtés, idéalement 8 semaines avant l’événement. Les délais varient selon la commune, mais une demande tardive peut bloquer le plan de circulation et les mesures de sécurité.
Quand ouvrir les inscriptions des participants ?: Ouvrez les inscriptions une fois l’itinéraire, les horaires et les règles de participation validés, généralement 6 à 8 semaines avant le défilé. Fermez-les environ 10 jours avant afin d’établir l’ordre du cortège et de confirmer les besoins alimentaires.
Combien de bénévoles faut-il pour un défilé du carnaval ?: Le nombre dépend de la longueur du parcours et du public, mais prévoyez au minimum 1 responsable par poste et 1 bénévole pour chaque point sensible de circulation. Finalisez la répartition 7 jours avant et fournissez à chacun son horaire, son emplacement et son contact référent.

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