Checklist d’organisation d’un défilé du carnaval

Un défilé du carnaval se prépare d’abord sur le papier, puis dans la rue. Commencez par fixer l’itinéraire, les points de départ et d’arrivée, avant de demander les autorisations et d’organiser la circulation. Les inscriptions, l’ordre du cortège et les postes des bénévoles doivent être confirmés suffisamment tôt. Prévoyez aussi les toilettes, les déchets, la sonorisation, l’éclairage et le matériel d’accueil : ce sont souvent ces détails qui manquent le jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir l’itinéraire
3 personnes
Demander une autorisation
Élaborer le plan de circulation
2 personnes
Informer les services de secours
Informer les riverains
2 personnes
Recruter des participants
3 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Diffuser la publicité
3 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les participants
2 personnes
Établir l’ordre du défilé
2 personnes
Définir le point de départ et d'arrivée
2 personnes
Réserver les toilettes
Organiser l’enlèvement des déchets
Commander les supports de circulation
Inscrire les bénévoles
2 personnes
Répartir les postes
2 personnes
Envoyer les informations aux participants
Vérifier les prévisions météo
Acheter le catering
3 personnes
Acheter le matériel de décoration
2 personnes
Vérifier les panneaux de signalisation
2 personnes
Créer les numéros et les badges
2 personnes
Imprimer les panneaux du programme
Vérifier le matériel de premiers secours
2 personnes
Charger les talkies-walkies
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer le point café
2 personnes
Balisage de la zone de départ
4 personnes
Balisage de la zone d’arrivée
4 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Suspendre la décoration
4 personnes
Installer le système de sonorisation
2 personnes
Brancher l'alimentation électrique
2 personnes
Installer le comptoir d'information
2 personnes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes

Événement

Accueillir les participants
4 personnes
Enregistrer les participants
3 personnes
Mettre en place les participants du défilé
6 personnes
Donner les consignes de sécurité
2 personnes
Prendre les postes de circulation
12 personnes
Donner le signal de départ
Encadrer le défilé
12 personnes
Informer le public le long du parcours
4 personnes
Fournir la musique
2 personnes
Animer le moment photo
2 personnes
Accompagner les participants jusqu'à l'arrivée
4 personnes
Servir les boissons
4 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Assurer le message de clôture
Saluer le public au revoir
4 personnes
Démonter les postes de circulation
8 personnes

Suivi

Ranger le service traiteur
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Débrancher le système audio
2 personnes
Nettoyer le site
6 personnes
Dégager le parcours
8 personnes
Évacuer les déchets
3 personnes
Nettoyer et sécher le matériel
3 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Stocker les articles réutilisables
2 personnes
Gérer les objets perdus
Remercier les participants
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables de bièreqté 10
Tables pliantesqté 6
Chaises pliantesqté 60
Tabourets de barqté 8
Tables de maquillageqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 300
Verres à vin réutilisablesqté 80
Assiettesqté 200
Couvertsqté 200
Plateaux de serviceqté 12
Carafesqté 6

Équipement

Enceintes portablesqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Chargeurs de téléphone portableqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Projecteurs de chantier LEDqté 4
Lampes à pilesqté 6

Décoration

Drapeaux de carnavalqté 30
Guirlandes de fanionsqté 20
Ballonsqté 300
Pompes à ballonsqté 4
Guirlandes sans confettisqté 20
Nappesqté 12
Flèches de directionqté 30
Bannière de départ
Tissu d’arrivée
Numéros des participantsqté 80
Étiquettes nominativesqté 150

Matériel de circulation

Barrières de fouleqté 40
Cônes de signalisationqté 60
Ruban de balisageqté 12
Panneaux de signalisationqté 20
Gilets de sécuritéqté 25
Pieds de panneauqté 20

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Gants jetablesqté 4
Couvertures de survieqté 6
Lampes de pocheqté 8
Talkies-walkiesqté 16
Siffletsqté 16
Couvertures de survieqté 4

Informations

Bureau d’information
Panneaux du programmeqté 6
Cartes d'itinéraireqté 300
Presse-papiersqté 12
Stylosqté 30
Marqueurs indélébilesqté 12
Panneaux d’affichageqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 20
Poubelles de tableqté 8
Sets de balaiqté 6
Raclettes de solqté 3
Seauxqté 6
Chiffons microfibresqté 24
Bacs à vaisselleqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Pinces de serviceqté 12
Bacs de rangementqté 20
Pains de glaceqté 30
Tire-bouchonsqté 6
Bacs à vaisselleqté 4

Catering

Courses

Conseils

Définissez l’itinéraire avant de lancer les invitations. Indiquez clairement le point de départ, le point d’arrivée et les horaires de rassemblement afin de pouvoir établir un ordre de défilé réaliste.
Ne laissez pas les autorisations et le plan de circulation pour la dernière semaine. Informez aussi les services de secours et les riverains dès que le parcours est fixé.
Fermez les inscriptions avec une date limite précise, puis confirmez les participants et leurs besoins alimentaires. L’ordre du cortège et les numéros ou badges doivent être préparés avant l’envoi des dernières informations.
Répartissez les bénévoles par postes, et pas seulement par nombre total. Prévoyez notamment des personnes pour l’accueil, l’orientation, la circulation, le suivi du cortège et le rangement.
Vérifiez la météo quelques jours avant le défilé et contrôlez le matériel la veille. Testez les microphones, la table de mixage, les enceintes, les rallonges et l’éclairage avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il demander l’autorisation pour un défilé du carnaval ?: Déposez la demande dès que l’itinéraire et les horaires sont définis, idéalement plusieurs semaines avant l’événement. Le délai exact dépend de l’autorité compétente, mais une demande tardive peut empêcher la validation du parcours et du plan de circulation.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions au défilé du carnaval ?: Ouvrez les inscriptions dès que le parcours, les horaires et les conditions de participation sont confirmés. Fixez une date limite au moins 7 à 14 jours avant le défilé pour avoir le temps de traiter les réponses, recueillir les besoins alimentaires et établir l’ordre du cortège.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour un défilé du carnaval ?: Le nombre dépend de la longueur du parcours et du public attendu, mais répartissez les bénévoles par postes avant de compter les renforts disponibles. Préparez au minimum une équipe pour l’accueil, une pour la circulation, une pour accompagner le cortège et une pour le rangement.
Que faut-il vérifier la veille d’un défilé du carnaval ?: Contrôlez les panneaux et flèches de direction, les badges, les numéros, les toilettes, les espaces de déchets et le matériel technique. Faites aussi un test des microphones, des enceintes et de l’éclairage, puis vérifiez les prévisions météo une dernière fois.

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