Cómo organizar un desfile de carnaval sin perder el control

Un desfile de carnaval se organiza en dos líneas paralelas: el recorrido seguro y la coordinación de las personas. Empieza por definir la ruta, los puntos de inicio y llegada y los permisos; después abre las inscripciones y asigna funciones. Durante las últimas semanas tendrás que cerrar el orden del desfile, informar a vecinos y servicios de emergencia y comprobar cada señalización. El día anterior, revisa la previsión meteorológica, prepara las acreditaciones y confirma quién cubre cada puesto.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Definir la ruta
3 personas
2
Solicitar permiso
3
Elaborar el plan de tráfico
2 personas
4
Informar a los servicios de emergencia
5
Informar a los vecinos
2 personas
6
Captar participantes
3 personas
7
Abrir el formulario de inscripción
8
Enviar invitaciones
2 personas
9
Difundir publicidad
3 personas
10
Gestionar inscripciones
2 personas
11
Recoger preferencias dietéticas
12
Confirmar participantes
2 personas
13
Hacer el orden del desfile
2 personas
14
Determinar el punto de inicio y el de llegada
2 personas
15
Reservar los aseos
16
Organizar la recogida de residuos
17
Pedir materiales de tráfico
18
Inscribir voluntarios
2 personas
19
Distribuir los puestos
2 personas
20
Enviar información a los participantes
21
Comprobar el pronóstico del tiempo
22
Comprar catering
3 personas
23
Comprar material de decoración
2 personas
24
Comprobar las señales de tráfico
2 personas
25
Hacer números y acreditaciones
2 personas
26
Imprimir los paneles del programa
27
Comprobar el material de primeros auxilios
2 personas
28
Cargar los walkie-talkies
29
Enfriar bebidas
2 personas
30
Preparar aperitivos
4 personas
31
Preparar el punto de café
2 personas
32
Delimitar el área de salida
4 personas
33
Delimitar la zona de llegada
4 personas
34
Montar mesas
3 personas
35
Colocar las sillas
3 personas
36
Montar las carpas
4 personas
37
Colgar la decoración
4 personas
38
Instalar el equipo de sonido
2 personas
39
Conectar la alimentación eléctrica
2 personas
40
Montar el mostrador de información
2 personas
41
Montar el puesto de primeros auxilios
2 personas
42
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas

Evento

43
Recepción de participantes
4 personas
44
Registrar a los participantes
3 personas
45
Colocar a los participantes del desfile
6 personas
46
Dar una instrucción de seguridad
2 personas
47
Tomar los puestos de tráfico
12 personas
48
Dar la señal de inicio
49
Acompañar el desfile
12 personas
50
Informar al público a lo largo de la ruta
4 personas
51
Proporcionar la música
2 personas
52
Coordinar el momento de fotos
2 personas
53
Acompañar a los participantes hasta la meta
4 personas
54
Servir las bebidas
4 personas
55
Servir aperitivos
4 personas
56
Rellenar las bebidas
2 personas
57
Servir café y té
2 personas
58
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
59
Comprobar los baños
2 personas
60
Registrar objetos perdidos
61
Encargarse del anuncio final
62
Despedir al público
4 personas
63
Desmontar los puestos de tráfico
8 personas

Seguimiento

64
Recoger el catering
4 personas
65
Lavar la vajilla
3 personas
66
Recoger mesas y sillas
4 personas
67
Desmontar las carpas
4 personas
68
Retirar la decoración
3 personas
69
Desconectar el equipo de sonido
2 personas
70
Limpiar el recinto
6 personas
71
Despejar la ruta
8 personas
72
Retirar los residuos
3 personas
73
Limpiar y secar los materiales
3 personas
74
Devolver el material prestado
2 personas
75
Guardar los artículos reutilizables
2 personas
76
Gestionar objetos perdidos
77
Agradecer a los participantes
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas de cervezacant. 10
Mesas plegablescant. 6
Sillas plegablescant. 60
Taburetes de barcant. 8
Mesas de maquillajecant. 2

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 300
Copas de vino reutilizablescant. 80
Platoscant. 200
Cubiertoscant. 200
Bandejas de serviciocant. 12
Jarrascant. 6

Equipo

Altavoces portátilescant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Neveras portátilescant. 6
Termoscant. 6
Cargadores de teléfono móvilcant. 4

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 8
Focos LED de obracant. 4
Linternas a pilascant. 6

Decoración

Banderas de carnavalcant. 30
Guirnaldascant. 20
Globoscant. 300
Bombas para globoscant. 4
Guirnaldas sin confeticant. 20
Mantelescant. 12
Flechas de rutacant. 30
Cinta de salida
Lona de meta
Números de participantecant. 80
Pegatinas con nombrecant. 150

Material de tráfico

Vallas de control de multitudescant. 40
Conos de tráficocant. 60
Cinta de balizamientocant. 12
Señales de tráficocant. 20
Chalecos reflectantescant. 25
Bases para cartelescant. 20

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Guantes desechablescant. 4
Mantas térmicascant. 6
Linternascant. 8
Walkie-talkiescant. 16
Silbatoscant. 16
Mantas de emergenciacant. 4

Información

Punto de información
Carteles del programacant. 6
Mapas de rutacant. 300
Portapapelescant. 12
Bolígrafoscant. 30
Rotuladores permanentescant. 12
Tableros de corchocant. 4

Limpieza

Papeleracant. 20
Cubos de basuracant. 8
Sets de escobacant. 6
Limpiacristalescant. 3
Cuboscant. 6
Paños de microfibracant. 24
Fregaderoscant. 4

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Pinzas de servircant. 12
Cajas de almacenamientocant. 20
Acumuladores de fríocant. 30
Abrebotellascant. 6
Cubetas para lavarcant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra la ruta y los permisos antes de abrir las inscripciones. Deja al menos 6 semanas para solicitar autorizaciones, preparar el plan de tráfico y avisar a vecinos y servicios de emergencia.
No esperes al último día para ordenar las comparsas. Fija una fecha límite de inscripción 10 días antes y confirma entonces participantes, preferencias dietéticas, números y acreditaciones.
Asigna voluntarios por puestos, no solo por tareas. Como referencia, cubre cada cruce con al menos 2 personas y nombra a una persona responsable de coordinar las comunicaciones.
Comprueba el sonido y la electricidad en el lugar real con 48 horas de antelación. Prueba altavoces, micrófonos, mesa de mezclas, cables, regletas y cargadores, y protege el equipo de la lluvia.
Planifica la llegada y la salida, no solo el desfile. Reserva los aseos con tiempo, coloca las flechas de ruta antes de que llegue el público y acuerda la recogida de residuos para el mismo día.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que pedir permiso para un desfile de carnaval?: Solicítalo al menos 6 semanas antes de la fecha prevista. Ese margen permite corregir la ruta, completar el plan de tráfico y responder a las condiciones de la autoridad local.
¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones del desfile?: Ciérralas entre 7 y 10 días antes. Necesitas ese tiempo para confirmar participantes, recoger preferencias dietéticas, preparar el orden y hacer números y acreditaciones.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para organizar un desfile de carnaval?: Calcula un mínimo de 2 voluntarios por cruce o punto de control, más una persona coordinadora y responsables para participantes, sonido, residuos y primeros avisos. El número final depende de la longitud de la ruta y de sus cruces.
¿Cuándo se debe comprobar la previsión del tiempo?: Revísala 72 horas antes y vuelve a comprobarla la mañana del desfile. Así puedes decidir a tiempo sobre carpas, iluminación, protección del sonido y comunicación a los participantes.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.