Organiser un défilé de costumes sans rien oublier

Un défilé de costumes se prépare d’abord comme un spectacle, puis comme une circulation en coulisses. Commencez par fixer la date, le lieu, le thème et le programme avant de solliciter mannequins et designers. Les inscriptions, l’ordre de passage et les informations sur chaque costume doivent être verrouillés assez tôt pour pouvoir préparer les badges, le programme et les présentations. Le jour venu, la réussite dépend surtout d’une zone d’habillage bien identifiée, d’un test technique complet et de costumes étiquetés.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Définir le programme et le thème
3 personnes
3
Contacter les mannequins et les designers
2 personnes
4
Publier le formulaire d'inscription
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Mettre en place la promotion du spectacle
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Faire les réservations
10
Établir la liste des mannequins
2 personnes
11
Vérifier les coordonnées
12
Établir l’ordre de passage
3 personnes
13
Composer la playlist
2 personnes
14
Rédiger les textes de présentation
2 personnes
15
Créer le plan de la salle
2 personnes
16
Réserver des portants et des miroirs
17
Répartir les bénévoles
2 personnes
18
Tester la technique et l’éclairage
2 personnes
19
Collecter les informations sur les costumes
2 personnes
20
Préparer les badges nominatifs
21
Imprimer le programme
22
Vérifier la liste des courses
2 personnes
23
Vérifier les costumes
3 personnes
24
Étiqueter les costumes
2 personnes
25
Faire les courses
2 personnes
26
Préparer les en-cas
3 personnes
27
Mettre les boissons au frais
2 personnes
28
Libérer le sol de la salle
3 personnes
29
Installer les tables et les chaises
4 personnes
30
Tracer le catwalk
3 personnes
31
Installer les portants à vêtements
2 personnes
32
Aménager les vestiaires
3 personnes
33
Installer les miroirs et les miroirs d’essayage
2 personnes
34
Installer la décoration
3 personnes
35
Installer l'éclairage
2 personnes
36
Raccorder le matériel audio
2 personnes
37
Tester entièrement la technique
2 personnes
38
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
39
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
40
Préparer les costumes par manche
4 personnes

Événement

41
Accueillir les mannequins
3 personnes
42
Enregistrer les mannequins
2 personnes
43
Distribuer les costumes
3 personnes
44
Assurer le maquillage et la coiffure
4 personnes
45
Accueillir le public
3 personnes
46
Distribuer le programme
2 personnes
47
Ouvrir le vestiaire
2 personnes
48
Faire le discours d’ouverture
49
Encadrer la première série du spectacle
4 personnes
50
Servir des amuse-bouches
3 personnes
51
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
52
Gérer les changements de costume
4 personnes
53
Encadrer la deuxième série du spectacle
4 personnes
54
Réapprovisionner le buffet de pause
3 personnes
55
Animer les questions du public
2 personnes
56
Encadrer le troisième tour du spectacle
4 personnes
57
Animer le moment photo
3 personnes
58
Recueillir les votes du public
2 personnes
59
Assurer la remise des prix
3 personnes
60
Prononcer le discours de clôture
61
Accompagner le public vers la sortie
3 personnes
62
Récupérer les costumes
3 personnes
63
Distribuer le vestiaire
2 personnes

Suivi

64
Trier les costumes
3 personnes
65
Ranger le buffet et la cuisine
3 personnes
66
Faire la vaisselle
2 personnes
67
Rassembler les déchets
3 personnes
68
Retirer la décoration
3 personnes
69
Éteindre l’équipement
2 personnes
70
Remettre le mobilier en place
4 personnes
71
Nettoyer la salle et les vestiaires
4 personnes
72
Inventorier le matériel
2 personnes
73
Rapporter les costumes
2 personnes
74
Rendre les articles empruntés
2 personnes
75
Rassembler les photos et les fichiers
76
Envoyer les messages de remerciement
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 90
Portants à vêtementsqté 10
Tables pliantesqté 3
Portantsqté 4
Tabourets de barqté 6

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Microphonesqté 2
Table de mixage
Ordinateur portable
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 8
Support pour ordinateur portable
Appareil vapeurqté 2
Défroisseur vapeur

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Guirlandes lumineusesqté 4
Pieds d’éclairageqté 3

Décoration

Bâche de fondqté 2
Panneaux décoratifsqté 6
Drapés en tissuqté 8
Plantesqté 8
Coussins décoratifsqté 12
Cadres photoqté 6
Décoration de tableqté 8
Nappesqté 8
Panneaux indicateursqté 10

Vêtements & styling

Cintresqté 100
Housses à vêtementsqté 40
Miroirs en piedqté 4
Paravents de vestiaireqté 6
Kits de coutureqté 4
Coussins à épinglesqté 4
Brosses à vêtementsqté 4
Miroirs de maquillageqté 4
Tables de mise en scèneqté 4

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Petits bolsqté 20

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 8
Seaux de nettoyageqté 3
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Chiffons microfibresqté 20

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le lieu avant de publier le formulaire d’inscription. Prévoyez ensuite un délai d’au moins deux semaines pour traiter les réponses, vérifier les coordonnées et confirmer la liste des mannequins.
Demandez pour chaque costume son nom, son créateur, sa taille et les éventuelles consignes de présentation. Rassemblez ces informations avant de rédiger les textes et d’imprimer le programme.
Établissez l’ordre de passage plusieurs jours avant le défilé, puis transmettez-le aux mannequins et à l’équipe technique. Gardez un exemplaire imprimé en coulisses et un autre près de la régie.
Réservez assez tôt les portants, cintres, housses et miroirs en pied. Étiquetez chaque costume dès sa réception : sans ce repérage, les changements rapides deviennent difficiles à suivre.
Faites un test avec microphones, table de mixage, ordinateur, rallonges, multiprises et projecteurs LED avant l’ouverture des portes. Testez aussi la playlist et l’éclairage depuis la zone où le public sera assis, pas uniquement depuis la régie.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un défilé de costumes ?: Prévoyez au minimum six semaines pour un petit défilé et davantage si plusieurs designers ou mannequins participent. Les inscriptions, les réservations et la collecte des informations sur les costumes prennent généralement les deux premières semaines.
Quand fixer l’ordre de passage d’un défilé ?: Fixez-le au moins cinq jours avant l’événement, après avoir vérifié la liste définitive des mannequins et des costumes. Envoyez ensuite l’ordre aux participants et imprimez-le pour les coulisses.
Combien de portants faut-il prévoir pour un défilé de costumes ?: Prévoyez au moins un portant pour 8 à 10 costumes si chaque tenue est déjà préparée sur cintre. Ajoutez un portant de réserve pour les costumes en attente, les retouches et les housses retirées.
Quand tester le son et l’éclairage d’un défilé ?: Faites un premier test au moins 48 heures avant, puis un contrôle sur place le jour même, avant l’arrivée du public. Gardez 60 à 90 minutes pour vérifier les microphones, la playlist, les câbles et les projecteurs LED.

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