Organiser un défi sportif en 6 épreuves, étape par étape

Un défi sportif en six épreuves se prépare d’abord sur papier, puis sur le terrain. Commence par fixer la date et le lieu, avant de répartir les six épreuves et d’écrire des règles compréhensibles par tous. Ensuite, verrouille les inscriptions, les équipes, les bénévoles et le planning des matchs. Les dernières vérifications concernent surtout le balisage, le matériel, l’alimentation électrique, les toilettes et la météo.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Définir la répartition du six épreuves
2 personnes
3
Rédiger le règlement
2 personnes
4
Établir le planning des matchs
2 personnes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
2 personnes
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Répartir les bénévoles
2 personnes
9
Briefer les animateurs de jeu
2 personnes
10
Réserver le lieu
11
Vérifier les autorisations
12
Prévoir les toilettes
13
Organiser l’enlèvement des déchets
14
Vérifier la musique et l’alimentation électrique
2 personnes
15
Vérifier les prévisions météo
16
Finaliser la liste des participants
2 personnes
17
Former les équipes
2 personnes
18
Faire les courses
3 personnes
19
Rassembler le matériel de jeu
3 personnes
20
Remplir les glacières
2 personnes
21
Imprimer le déroulé
22
Préparer les coupes
23
Inspecter le site
3 personnes
24
Balisage du site
3 personnes
25
Monter les tentes
4 personnes
26
Installer les tables et les chaises
4 personnes
27
Installer les postes de jeu
6 personnes
28
Créer les lignes de départ et d’arrivée
2 personnes
29
Installer les tables de score
2 personnes
30
Installer la musique
2 personnes
31
Couvrir les câbles électriques en toute sécurité
2 personnes
32
Mettre les boissons au frais
3 personnes
33
Préparer les en-cas
3 personnes
34
Préparer le barbecue
3 personnes
35
Installer les tables de buffet
3 personnes
36
Préparer les gilets d’équipe
2 personnes
37
Effectuer le contrôle de sécurité
3 personnes

Événement

38
Accueillir les participants
4 personnes
39
Annoncer les équipes
2 personnes
40
Expliquer les règles du jeu
2 personnes
41
Encadrer le relais
6 personnes
42
Accompagner le transport de l'eau
6 personnes
43
Encadrer le tir à la corde
6 personnes
44
Encadrer la course en sacs
6 personnes
45
Encadrer le transport des balles
6 personnes
46
Accompagner le match final
6 personnes
47
Saisir les scores
2 personnes
48
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
49
Servir des amuse-bouches
2 personnes
50
Allumer le barbecue
2 personnes
51
Préparer les plats de barbecue
4 personnes
52
Servir le buffet
4 personnes
53
Collecter la vaisselle
2 personnes
54
Assurer la remise des prix
3 personnes
55
Fournir la musique
56
Saluer les participants à leur départ
3 personnes

Suivi

57
Rassembler les déchets
4 personnes
58
Ranger le matériel de jeu
4 personnes
59
Éteindre le barbecue en toute sécurité
2 personnes
60
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
61
Démonter les tentes
4 personnes
62
Nettoyer le site
4 personnes
63
Faire la vaisselle
3 personnes
64
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes
65
Vérifier le matériel
2 personnes
66
Rendre les articles empruntés
2 personnes
67
Évacuer les déchets
2 personnes
68
Remettre le lieu en état
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Tables de buffetqté 3
Tables hautesqté 4
Glacièresqté 6

Matériel de sport

Chasubles d’équipeqté 36
Cônesqté 36
Témoins de relaisqté 6
Seaux d'eauqté 12
Gobelets en plastique pour le jeuqté 120
Cordes de tir à la cordeqté 2
Sacs de course en sacqté 12
balles souplesqté 12
Cerceauxqté 12
Bacs en plastiqueqté 12
Épongesqté 24
Chronomètresqté 6
Mètres rubansqté 3
Siffletsqté 6
Numéros de départqté 36
Panneaux de scoreqté 6
Feuilles de scoreqté 50
Stylosqté 24
Règles du jeu résistantes à l’eauqté 6
Ruban de balisageqté 4
Piquetsqté 40
Marteaux en caoutchoucqté 4

Équipement

Enceinte sur batterie
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Pilesqté 24
Barbecueqté 2
Bouteilles de gazqté 2
Couvertures anti-feuqté 2

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 80
Bols réutilisablesqté 40
Verres réutilisablesqté 100
Couteauxqté 80
Fourchettesqté 80
Cuillèresqté 60
Louchesqté 12
Planches à découperqté 4
Ciseauxqté 4

Cuisine

Pains de glaceqté 24
Pinces de barbecueqté 4
Spatules pour barbecueqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Bacs de maintien au chaudqté 6
Plateaux en aluminiumqté 12
Papier aluminiumqté 3
Sacs isothermes pour accumulateurs de froidqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Drapeaux d’équipeqté 6
Panneaux indicateursqté 12
Prixqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 4
Lampes LEDqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balaiqté 3
Pelle et balayetteqté 3
Serpillièresqté 2
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Trousse de premiers secours

Catering

Courses

Conseils

Répartis les six épreuves avant d’ouvrir les inscriptions : indique la durée, le nombre de joueurs et les règles de chaque activité. Cela évite de former des équipes impossibles à équilibrer.
Prévois au moins un animateur par épreuve et organise un briefing avant l’accueil des participants. Chaque animateur doit savoir quand lancer le départ, comment chronométrer et où noter les scores.
Finalise la liste des participants au plus tard 48 heures avant le défi, puis forme les équipes à partir des inscriptions confirmées. Prépare les chasubles et les numéros de départ avant l’arrivée du public.
Teste chaque zone sur place la veille : distances, piquets, cônes, tentes, tables et alimentation électrique. Garde les règles du jeu et les feuilles de score dans une pochette résistante à l’eau.
Prépare les glacières, le matériel et le déroulé imprimé la veille au soir. Le jour J, vérifie la météo deux fois, notamment avant le montage des tentes et avant le début des épreuves.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un défi sportif en 6 épreuves ?: Prévois idéalement 4 à 6 semaines. Les deux premières semaines servent à réserver le lieu, définir les épreuves et rédiger le règlement ; la dernière semaine est consacrée aux inscriptions, aux équipes et au matériel.
Quand faut-il envoyer les invitations pour un défi sportif ?: Envoie-les au moins 3 semaines avant l’événement et fixe une date limite d’inscription 7 jours avant. Tu garderas ainsi le temps de traiter les besoins alimentaires et de former les équipes.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour six épreuves ?: Compte au minimum 1 animateur par épreuve, donc 6 personnes, et ajoute 2 à 4 bénévoles pour l’accueil, les scores, le ravitaillement et les imprévus. Prévois aussi un responsable clairement désigné pour coordonner la journée.
Que faut-il vérifier la veille d’un défi sportif ?: Inspecte le site, le balisage, les tentes, les toilettes, l’électricité et chaque zone de jeu la veille. Mets également de côté les feuilles de score, les stylos, les chronomètres, les sifflets et le déroulé imprimé.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.