Cómo organizar un hexatlón sin perder el control
Un hexatlón necesita más coordinación que una competición con una sola prueba: hay que encadenar seis actividades, mover a los equipos y registrar los puntos sin pausas largas. Empieza por reservar el lugar y dibujar la distribución del recinto; después fija las reglas, el horario y el sistema de puntuación. Cuando conozcas el número final de participantes, forma los equipos y asigna monitores a cada estación. La última semana se dedica a comprobar material, permisos, sonido, previsión meteorológica y necesidades dietéticas.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar fecha y lugar
2 personas
- 2
Definir la distribución del zeskamp
2 personas
- 3
Redactar las reglas del juego
2 personas
- 4
Hacer el horario del concurso
2 personas
- 5
Enviar invitaciones
2 personas
- 6
Gestionar inscripciones
2 personas
- 7
Recoger preferencias dietéticas
- 8
Asignar voluntarios
2 personas
- 9
Instruir a los monitores de juego
2 personas
- 10
Reservar el lugar
- 11
Comprobar permisos
- 12
Organizar los baños
- 13
Organizar la recogida de residuos
- 14
Comprobar el sonido y la electricidad
2 personas
- 15
Comprobar el pronóstico del tiempo
- 16
Finalizar la lista de participantes
2 personas
- 17
Formar equipos
2 personas
- 18
Hacer la compra
3 personas
- 19
Reunir el material de juego
3 personas
- 20
Llenar las neveras portátiles
2 personas
- 21
Imprimir el plan de trabajo
- 22
Preparar las copas del premio
- 23
Inspeccionar el recinto
3 personas
- 24
Cerrar el recinto
3 personas
- 25
Montar las carpas
4 personas
- 26
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 27
Montar las estaciones de juego
6 personas
- 28
Crear las líneas de salida y meta
2 personas
- 29
Montar las mesas de puntuación
2 personas
- 30
Instalar la música
2 personas
- 31
Cubrir los cables de alimentación de forma segura
2 personas
- 32
Enfriar las bebidas
3 personas
- 33
Preparar aperitivos
3 personas
- 34
Preparar la barbacoa
3 personas
- 35
Montar mesas de buffet
3 personas
- 36
Dejar preparadas las camisetas del equipo
2 personas
- 37
Realizar el control de seguridad
3 personas
Evento
- 38
Recepción de participantes
4 personas
- 39
Anunciar los equipos
2 personas
- 40
Explicar las reglas del juego
2 personas
- 41
Acompañar el relevo
6 personas
- 42
Coordinar el transporte de agua
6 personas
- 43
Dirigir el tira y afloja
6 personas
- 44
Guiar la carrera de sacos
6 personas
- 45
Guiar el transporte de balones
6 personas
- 46
Guiar el juego final
6 personas
- 47
Procesar los resultados
2 personas
- 48
Rellenar las bebidas
2 personas
- 49
Servir aperitivos
2 personas
- 50
Encender la barbacoa
2 personas
- 51
Preparar platos de barbacoa
4 personas
- 52
Servir el bufé
4 personas
- 53
Recoger la vajilla
2 personas
- 54
Gestionar la entrega de premios
3 personas
- 55
Proporcionar la música
- 56
Despedir a los participantes
3 personas
Seguimiento
- 57
Recoger la basura
4 personas
- 58
Recoger el material del juego
4 personas
- 59
Apagar la barbacoa de forma segura
2 personas
- 60
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 61
Desmontar las tiendas
4 personas
- 62
Limpiar el recinto
4 personas
- 63
Lavar la vajilla
3 personas
- 64
Vaciar y limpiar las neveras portátiles
2 personas
- 65
Comprobar los materiales
2 personas
- 66
Devolver los objetos prestados
2 personas
- 67
Retirar los residuos
2 personas
- 68
Entregar la ubicación
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 2
- Mesascant. 8
- Sillascant. 60
- Mesas de buffetcant. 3
- Mesas altascant. 4
- Neveras portátilescant. 6
Material deportivo
- Petos de equipocant. 36
- Conoscant. 36
- Testigos de relevocant. 6
- Cubos de aguacant. 12
- Vasos de plástico para el juegocant. 120
- Cuerdas para tira y aflojacant. 2
- Sacos para carreras de sacoscant. 12
- pelotas blandascant. 12
- Aroscant. 12
- Cajas de plásticocant. 12
- Esponjascant. 24
- Cronómetroscant. 6
- Cintas métricascant. 3
- Silbatoscant. 6
- Dorsalescant. 36
- Marcadorescant. 6
- Hojas de puntuacióncant. 50
- Bolígrafoscant. 24
- Normas del juego resistentes al aguacant. 6
- Cinta de balizamientocant. 4
- Estacascant. 40
- Martillos de gomacant. 4
Equipo
- Altavoz con batería
- Micrófono
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Bateríascant. 24
- Barbacoacant. 2
- Botellas de gascant. 2
- Mantas ignífugascant. 2
Vajilla
- Platos reutilizablescant. 80
- Cuencos reutilizablescant. 40
- Vasos reutilizablescant. 100
- Cuchilloscant. 80
- Tenedorescant. 80
- Cucharascant. 60
- Cucharonescant. 12
- Tablas de cortarcant. 4
- Tijerascant. 4
Cocina
- Acumuladores de fríocant. 24
- Pinzas para barbacoacant. 4
- Espátulas para barbacoacant. 4
- Bandejas de servircant. 12
- Bandejas para mantener calientecant. 6
- Bandejas de aluminiocant. 12
- Papel de aluminiocant. 3
- Bolsas para acumuladores de fríocant. 4
Decoración
- Guirnaldascant. 8
- Banderas del equipocant. 6
- Carteles direccionalescant. 12
- Premioscant. 6
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 4
- Lámparas LEDcant. 6
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Escobacant. 3
- Recogedor y escobacant. 3
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 4
- Guantes de limpiezacant. 8
- Botiquín de primeros auxilios
Catering
- Compras
Consejos
- Dibuja el recorrido antes de comprar o montar nada. Deja espacio entre las estaciones, marca las zonas con cinta y estacas, y coloca las mesas de puntuación donde los monitores puedan escribir sin bloquear el paso.
- Cierra las reglas por escrito al menos 7 días antes. Indica la duración de cada prueba, cómo se resuelven los empates y qué ocurre si un equipo llega tarde; imprime varias copias resistentes al agua.
- Asigna un monitor por estación y haz una reunión de instrucciones de 30 minutos. Cada monitor debe saber cómo iniciar la prueba con el silbato, medir los resultados con cronómetro o cinta y entregar la hoja de puntuación.
- Prepara el material por prueba, no en una sola pila. Separa petos, conos, testigos, cubos, vasos, cuerdas, sacos, pelotas, aros y esponjas en cajas identificadas, y guarda unidades de reserva para lo que se moje o se rompa.
- Comprueba la logística 24 horas antes y vuelve a inspeccionar el recinto el mismo día. Revisa carpas, electricidad, altavoz con batería, baños, neveras portátiles, residuos y el pronóstico; al terminar, asigna responsables para desmontar y cerrar el lugar.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuánto tiempo se necesita para organizar un hexatlón?
- Calcula entre 3 y 4 semanas para una edición con varios equipos. Reserva el lugar y comprueba los permisos al principio; deja la formación definitiva de equipos, la compra y la preparación del material para los últimos 3 o 4 días.
- ¿Cuántos monitores hacen falta para un hexatlón?
- Como mínimo, asigna 1 monitor por estación y 1 coordinador general, es decir, 7 personas para seis pruebas. Añade 1 o 2 voluntarios para inscripciones, bebidas, incidencias y cambios de material si esperas muchos participantes.
- ¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones?
- Ciérralas entre 5 y 7 días antes del hexatlón. Ese margen permite formar equipos, preparar dorsales y petos, calcular comida y bebidas, recoger preferencias dietéticas e imprimir las hojas de puntuación.
- ¿Qué se hace si llueve durante un hexatlón?
- Consulta la previsión 48 horas antes y define entonces si se mantienen, adaptan o aplazan las pruebas. Ten carpas preparadas para participantes y material, protege las reglas y hojas de puntuación, y no uses zonas resbaladizas hasta inspeccionarlas.
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