Organiser un congrès logistique, étape par étape

Un congrès logistique se prépare dans un ordre précis : d’abord la date et le programme, puis les intervenants, le lieu et les prestataires. Les inscriptions servent ensuite à dimensionner la salle, le traiteur, les badges et l’accueil. La dernière semaine doit être consacrée aux confirmations et aux vérifications techniques, pas aux décisions de fond. Prévoyez enfin une installation sur place assez tôt pour tester les présentations, les micros et les accès.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Confirmer les intervenants et les sujets
2 personnes
3
Réserver le lieu et la salle
4
Réserver le catering
5
Réserver le matériel audiovisuel
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Ouvrir le formulaire d’inscription
8
Rassembler les informations sur les intervenants
9
Rassembler les présentations
10
Traiter les inscriptions
2 personnes
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Envoyer la confirmation aux participants
13
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
14
Imprimer la liste des participants
15
Imprimer les programmes
16
Envoyer les informations d'accès et de parking
17
Faire les courses
2 personnes
18
Vérifier la commande traiteur
19
Vérifier techniquement les présentations
2 personnes
20
Acheminer le matériel sur le site
2 personnes
21
Vérifier le sol de la salle et l’entrée
2 personnes
22
Installer les tables et les chaises
4 personnes
23
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
24
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
25
Installer le matériel de présentation
2 personnes
26
Brancher le projecteur et l’écran
2 personnes
27
Tester les microphones
2 personnes
28
Passer en revue les présentations
2 personnes
29
Installer le point café et thé
2 personnes
30
Mettre les boissons au frais
2 personnes
31
Préparer les collations et le déjeuner
3 personnes
32
Étiqueter séparément les repas spéciaux
2 personnes
33
Installer la signalétique
2 personnes
34
Installer la décoration
2 personnes
35
Vérifier l'éclairage et la température

Événement

36
Tenir le bureau d’inscription
3 personnes
37
Accueillir les participants
2 personnes
38
Servir le café et le thé
2 personnes
39
Animer la présentation d'ouverture
2 personnes
40
Assurer le support technique des intervenants
2 personnes
41
Réapprovisionner les boissons de la pause
2 personnes
42
Servir les en-cas de pause
3 personnes
43
Retirer les déchets pendant la pause
2 personnes
44
Animer la table ronde
2 personnes
45
Installer le buffet du dîner
4 personnes
46
Servir le buffet du dîner
4 personnes
47
Réapprovisionner le buffet et les boissons
3 personnes
48
Récupérer la vaisselle et les verres
3 personnes
49
Assurer le support technique du programme du soir
2 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Enregistrer les dernières questions
52
Annoncer la clôture
53
Accompagner les participants à la sortie
2 personnes

Suivi

54
Éteindre l’équipement
2 personnes
55
Refroidir le catering restant
2 personnes
56
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
57
Faire la vaisselle
3 personnes
58
Collecter et trier les déchets
3 personnes
59
Nettoyer la salle et l’entrée
3 personnes
60
Retirer la décoration
2 personnes
61
Emballer le matériel
2 personnes
62
Rendre les articles empruntés
2 personnes
63
Rassembler les factures et les reçus
64
Envoyer un message de remerciement aux intervenants
65
Envoyer les liens d’enregistrement et de présentation

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises de conférenceqté 110
Tablesqté 14
Table d'inscription
Tables de buffetqté 4
Chaises des intervenantsqté 6
Tabouretsqté 4
Porte-manteauxqté 3

Inscription

Porte-nomsqté 110
Lanyardsqté 110
Presse-papiersqté 4
Stylos de comptoirqté 12
Plateaux pour badgesqté 3

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 120
Assiettes de dînerqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 16
Louchesqté 12

Équipement

Projecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Câbles HDMIqté 3
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Cliqueur de présentationqté 2

Cuisine

Machines à caféqté 3
Thermosqté 8
Carafes d’eauqté 12
Glacièresqté 4
Conteneurs à glaceqté 3

Décoration

Nappesqté 14
Compositions floralesqté 8
Badges nominatifsqté 8
Panneaux indicateursqté 10

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 4
Lampadairesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Balai et pelleqté 2
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commencez par bloquer la date, le programme et la salle. Confirmez les intervenants et leurs sujets avant d’envoyer les invitations : une modification tardive perturbe les inscriptions, le programme imprimé et le matériel audiovisuel.
Ouvrez les inscriptions dès que le programme est suffisamment stable. Demandez les besoins alimentaires et envoyez la confirmation aux participants au plus tard 7 jours avant le congrès, avec les horaires, l’accès et le parking.
Fixez une date limite de réception des présentations, idéalement 5 jours ouvrés avant l’événement. Testez chaque fichier sur l’ordinateur qui sera utilisé sur place, notamment les vidéos, les polices et les liens intégrés.
Dimensionnez l’accueil à partir du nombre d’inscrits : prévoyez les badges, les porte-noms, les lanyards et une liste imprimée. Installez le comptoir d’inscription avant l’arrivée du premier participant et gardez quelques badges vierges pour les changements de dernière minute.
Organisez l’installation au moins 2 heures avant l’ouverture. Contrôlez l’entrée et le sol, placez les tables et les chaises, puis testez projecteur, écran, câbles HDMI, rallonges, multiprises, microphones et haut-parleurs avec les présentations finales.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un congrès logistique ?: Commencez au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de réserver la salle, le traiteur et le matériel audiovisuel, puis de confirmer les intervenants et d’ouvrir les inscriptions.
Quand envoyer les invitations pour un congrès ?: Envoyez-les dès que la date, le lieu et le programme provisoire sont confirmés, généralement 6 à 8 semaines avant l’événement. Relancez les personnes non inscrites 2 à 3 semaines plus tard.
Quand demander les présentations des intervenants ?: Fixez une échéance à 5 jours ouvrés avant le congrès. Gardez ensuite 1 à 2 jours pour vérifier les fichiers, les vidéos et les formats sur l’ordinateur de présentation.
Combien de temps prévoir pour installer la salle ?: Prévoyez au moins 2 heures avant l’accueil du public pour installer les tables, les chaises, l’inscription et le matériel de présentation. Ajoutez 30 minutes si plusieurs salles ou de nombreux microphones doivent être testés.

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