Einen Logistik-Kongress Schritt für Schritt organisieren
Bei einem Logistik-Kongress entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung über einen ruhigen Veranstaltungstag. Legen Sie zuerst Datum, Programm, Referenten und Saal fest; danach folgen Anmeldung, Technik, Catering und Teilnehmerinformationen. Planen Sie feste Fristen für Präsentationen und Ernährungswünsche ein, statt beides kurz vor Beginn nachzufassen. Am Veranstaltungstag brauchen Registrierung, Technikcheck und Raumaufbau einen eigenen Zeitblock, bevor die ersten Teilnehmer eintreffen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
- 2
Redner und Themen bestätigen
2 Personen
- 3
Veranstaltungsort und Saal reservieren
- 4
Catering reservieren
- 5
Audiovisuelle Ausrüstung reservieren
- 6
Einladungen verschicken
2 Personen
- 7
Anmeldeformular öffnen
- 8
Sprecherinformationen sammeln
- 9
Präsentationen sammeln
- 10
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 11
Ernährungswünsche erfassen
- 12
Bestätigung an Teilnehmer senden
- 13
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 14
Teilnehmerliste ausdrucken
- 15
Programme ausdrucken
- 16
Route- und Parkinformationen senden
- 17
Einkaufen gehen
2 Personen
- 18
Cateringbestellung prüfen
- 19
Präsentationen technisch prüfen
2 Personen
- 20
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
2 Personen
- 21
Saalboden und Eingang kontrollieren
2 Personen
- 22
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 23
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
- 24
Namensschilder bereitlegen
2 Personen
- 25
Präsentationsmaterial bereitlegen
2 Personen
- 26
Projektor und Leinwand anschließen
2 Personen
- 27
Mikrofone testen
2 Personen
- 28
Präsentationen durchgehen
2 Personen
- 29
Kaffee- und Teebereich einrichten
2 Personen
- 30
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 31
Snacks und Mittagessen bereitstellen
3 Personen
- 32
Diätmahlzeiten separat kennzeichnen
2 Personen
- 33
Beschilderung anbringen
2 Personen
- 34
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 35
Licht und Temperatur prüfen
Event
- 36
Anmeldetresen besetzen
3 Personen
- 37
Teilnehmer begrüßen
2 Personen
- 38
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 39
Eröffnungspresentation moderieren
2 Personen
- 40
Sprecher technisch unterstützen
2 Personen
- 41
Pausengetränke nachfüllen
2 Personen
- 42
Pausensnacks servieren
3 Personen
- 43
Abfall in der Pause entfernen
2 Personen
- 44
Podiumsdiskussion moderieren
2 Personen
- 45
Dinnerbuffet aufbauen
4 Personen
- 46
Abendbuffet servieren
4 Personen
- 47
Buffet und Getränke auffüllen
3 Personen
- 48
Geschirr und Gläser einsammeln
3 Personen
- 49
Abendprogramm technisch betreuen
2 Personen
- 50
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 51
Letzte Fragen erfassen
- 52
Abschluss ankündigen
- 53
Teilnehmende verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 54
Geräte ausschalten
2 Personen
- 55
Übrig gebliebene Verpflegung kühlen
2 Personen
- 56
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
- 57
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 58
Abfall sammeln und trennen
3 Personen
- 59
Saal und Eingang reinigen
3 Personen
- 60
Dekoration entfernen
2 Personen
- 61
Materialien verpacken
2 Personen
- 62
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 63
Rechnungen und Belege sammeln
- 64
Dankesnachricht an Sprecher senden
- 65
Aufzeichnungs- und Präsentationslinks verschicken
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- KongressstühleAnz. 110
- TischeAnz. 14
- Registrierungstisch
- BuffetischeAnz. 4
- RednerstühleAnz. 6
- HockerAnz. 4
- KleiderständerAnz. 3
Registrierung
- NamensschildhalterAnz. 110
- LanyardsAnz. 110
- KlemmbretterAnz. 4
- TresenstifteAnz. 12
- Badge-SchalenAnz. 3
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 120
- WassergläserAnz. 120
- WeingläserAnz. 120
- Dinner-TellerAnz. 120
- BestecksetsAnz. 120
- ServierschalenAnz. 16
- ServierlöffelAnz. 12
Ausstattung
- Projektor
- Projektionsleinwand
- Laptop
- FunkmikrofoneAnz. 3
- MikrofonständerAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- HDMI-KabelAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- PräsentationsklickerAnz. 2
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 3
- ThermoskannenAnz. 8
- WasserkannenAnz. 12
- KühlboxenAnz. 4
- EisbehälterAnz. 3
Dekoration
- TischdeckenAnz. 14
- BlumenarrangementsAnz. 8
- NamensschilderAnz. 8
- WegweiserAnz. 10
Beleuchtung
- LED-LichterkettenAnz. 4
- StehlampenAnz. 4
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 8
- EimerAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- Besen und KehrblechAnz. 2
- ReinigungshandschuheAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Reservieren Sie Saal, Catering und audiovisuelle Technik direkt nach der Terminentscheidung. Für Projektor, Leinwand, Laptop, Funkmikrofone und Lautsprecher sollten Sie mindestens 6 bis 8 Wochen Vorlauf einplanen.
- Öffnen Sie die Anmeldung erst, wenn Programm und Referenten bestätigt sind. Fordern Sie Präsentationen und Sprecherinformationen spätestens 7 Tage vor dem Kongress an, damit die technische Prüfung nicht am Vorabend beginnt.
- Schließen Sie die Erfassung von Ernährungswünschen 10 bis 14 Tage vor der Veranstaltung. Prüfen Sie die Cateringbestellung danach noch einmal gegen die aktuelle Teilnehmerzahl und rechnen Sie pro Person mit einem Namensschild.
- Senden Sie die Teilnahmebestätigung zusammen mit Route und Parkinformationen spätestens 5 Tage vorher. Drucken Sie Teilnehmerliste und Programme am Vortag und legen Sie Namensschilder nach Anmeldungsalphabet bereit.
- Reservieren Sie für den Aufbau mindestens 2 Stunden vor dem Einlass. Stellen Sie Registrierungstheke, Tische und Stühle auf, prüfen Sie Saalboden und Eingang und testen Sie jedes HDMI-Kabel, Mikrofon und den Präsentationsklicker vor dem ersten Vortrag.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man einen Logistik-Kongress planen?
- Beginnen Sie idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Saal, Catering und Technik sollten 6 bis 8 Wochen vor dem Termin reserviert sein, damit Alternativen bleiben.
- Wann sollte die Anmeldung für einen Kongress geöffnet werden?
- Öffnen Sie das Anmeldeformular, sobald Datum, Programm und Referenten bestätigt sind, meist 6 bis 8 Wochen vor der Veranstaltung. Schließen Sie die Teilnehmerzahl und Sonderwünsche 10 bis 14 Tage vorher ab.
- Wann müssen Referenten ihre Präsentationen abgeben?
- Setzen Sie eine verbindliche Frist 7 Tage vor dem Kongress. So bleibt mindestens ein Arbeitstag für Formatprüfung, Videos, Schriftgrößen und den Test am Präsentationslaptop.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau am Veranstaltungstag?
- Planen Sie mindestens 2 Stunden vor dem Einlass ein. Darin enthalten sind Raum- und Registrierungstheke, Namensschilder, Präsentationsmaterial sowie ein vollständiger Test von Projektor, Mikrofonen, Lautsprechern und Kabeln.
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